ビジネス文章で押さえておきたい表現について

更新日：2022.05.06スタッフブログ

感謝する時や謝罪する時など、そのシーンに合わせて適切な言葉や表現を使い分けることはとても大切です。とくにビジネスにおいては、言葉一つで相手に与える印象は大きく変わるため、勉強しておいて損は無いでしょう。今回は、ビジネスシーンで押さえておきたい表現をご紹介します。ビジネスマンとして、正しい表現をしっかり覚えておきましょう。

1 失礼のない美しいビジネス文章を目指しましょう

失礼のない美しいビジネス文章を目指しましょう

頭語・結語を忘れずに

社外文書を書く際、頭語と結語を忘れてはいけません。頭語と結語がきちんと書かれているかどうかで、文章の第一印象は異なります。礼儀作法を間違えた文書で会社の品格を損ねないためにも、頭語・結語のルールをしっかり覚えましょう。

頭語とは、文書の書き出しで用いる言葉です。いわば、「おはようございます」「こんにちは」などのあいさつに該当します。「拝啓」「謹啓」「前略」などは、手紙などでもよく使用される頭語で、使ったことがある方も多いかもしれません。
結語とは、文書の締めにくる言葉のこと。手紙の最後に「さようなら」とあいさつを書くイメージです。「敬具」「敬白」「草々」などが結語に当てはまります。

頭語と結語は社内文書に書くものではなく、社外文書で必要なものです。組み合わせは何パターンかに分けられます。

拝啓・敬具：一般的な社外文書に用いる
謹啓・謹慎　敬白：儀礼色の強い文書などに使用
拝復・敬具：返信文書で多用される
前略・草々：あいさつ文を省略する場合
急啓・敬白：急用の場合
急啓・草々：見舞状
合掌・敬具：悔やみ状

ビジネス文書の作成において、特に覚えておきたいのは「拝啓」と「敬具」です。それ以外の用語も、必要に応じて適切に使い分ける様にしましょう。

頭語と結語の注意点

頭語と結語の注意点もしっかり押さえて下さい。「前略」はあいさつを省きます、という意味ですので、時候のあいさつは書かないで要件から入るのが決まりです。
例えば、「前略　先般ご依頼のありました○○の件につき」という書き出しになります。ただし、目上の人に向けた手紙や公式文書、礼状やわび状の場合、「前略」「草々」はNGです。また、お悔やみ状には頭語を書かないのがマナーですので、その際はくれぐれも注意して下さい。

感謝する時の表現

感謝の言葉は、普段の生活はもちろん、ビジネスシーンにおいても使用することが多々あります。ビジネスシーンで使えるフレーズをいくつかご紹介します。

御礼申し上げます

もっともポピュラーともいえるフォーマルな表現ですが、会話の中ではあまり使用しません。フォーマルな場でのスピーチや、文章、メールなどで使用します。

感謝いたします

「感謝申し上げます」や「御礼申し上げます」が堅苦しすぎると感じた時に使います。取引先に使用する表現ではなく、主に身近な上司や先輩などに向けて使われる言い回しです。

恐れ入ります

ビジネスシーンでは耳にすることの多い表現です。この表現には、感謝の気持ちの他に、相手が割いてくれた時間や労力、厚意に対して「申し訳ない」という気持ちも含まれています。

謝罪する時の表現

謝罪やお詫びはビジネスにはつきもの。どんなに気をつけていても、予期せぬ出来事から謝罪を強いられる場面は出てくることでしょう。大切なのは、自分の非をしっかり認めることです。改善点があるなら改善の意志を伝える言葉と、迷惑や心配をかけてしまった相手に謝る場合は、その人の気持ちを思いやる言葉も忘れず伝える様にします。しっかり誠意が伝わる謝罪やお詫びの仕方を覚えておきましょう。

基本の謝罪フレーズ

「申し訳ありませんでした」は、謝罪の基本の言葉です。さまざまな場面で使える万能フレーズとしては他にも、「失礼いたしました」「お詫び申し上げます」などがあります。

改善の意を伝える謝罪フレーズ

「今後この様なことがない様に指導いたします」「再犯防止に取り組んでまいります」「社内一丸となって改善に努めます」など、状況に合わせたフレーズを選びましょう。

相手の気持ちを思いやる謝罪フレーズ

相手に迷惑や心配をかけてしまった場合は、「この度は、お騒がせいたしました」「大変ご迷惑（ご心配）をおかけしました」などの言葉も添えて謝罪する様にしましょう。

確認する時の表現

仕事をスムーズに、かつミスなく進めるために、自分で確認したり上司に確認してもらったりすることは大切な行為です。
「ご確認して下さい」という表現は、「ご確認」が謙譲語なのに対し、「して下さい」は尊敬語なため、日本語として正しくありません。確認をお願いする場合は「ご確認下さい」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」「ご確認の上、○○下さい」などを使用しましょう。上司に確認をお願いする場合は、「ご査収下さい」のほうがより丁寧な言葉遣いになります。

また、バイト敬語とも呼ばれている「よろしかったでしょうか」という確認フレーズも、間違った日本語のため使用は控えたほうが無難です。
社会人になれば、ビジネス文書を書く機会が多くなります。これらの表現を正しく使い分け、あらゆる社外文書作成に対応できる様になりましょう。