電話代行Q&A

電話代行業務について 各電話代行の詳細や利用方法、実際の業務フローなどについての質問回答集です。
オペレーターや応対など 電話対応を行うオペレーターや、品質や教育に関する事などについての質問回答集です。
電話回線や電話の転送など 電話回線のこと、電話転送の方法、通信費に関する事などについての質問回答集です。
申し込み・手続・準備など 申し込み方法や必要書類、サービス開始までの導入準備などについての質問回答集です。
業務料金やお支払いなど 電話代行サービス(株)の料金体系や締め日、お支払い方法などについての質問回答集です。
サービス利用規約について 電話代行を利用するにあたってのルール、規約などについての質問回答集です。
電話代行業務についてのQ&A
素朴な疑問ですが、御社で電話代行をしていただくにあたり、通話中などによって、お客様からの電話を受けられないケースもありますでしょうか?

はい、可能性はございます。想定以上に電話が集中した際などに生じますが、弊社では、応答率平均が98%以上の高い水準を維持しております。

9時~18時までのプランを利用しようと考えています。その日あった電話の内容をエクセルにまとめていただきたいのですが、18時15分くらいには退社する予定ですので、それまでにご対応いただけますでしょうか?

おおよそ、そのお時間までには対応可能でございます。ただし、現場の状況により、多少、お時間が過ぎる可能性もございますのでご了承願います。

居酒屋を経営しています。ランチタイムの終了時間14時から夜営業開始の18時までは、営業時間外の案内音声を流していただけますでしょうか?

営業時間外の案内音声を流すこと自体は可能です。ただ、14時から18時以外はどのような対応をご希望でしょうか。それにより、ご契約内容が変わってまいりますので、詳しくは、営業担当者までお問い合わせください。

日々の問い合わせ数を漏れなく記録しようと思っています。電話連絡が無かった日も、その旨をメールでご報告していただけますでしょうか?

はい、可能です。ただし、オプションサービスである業務報告レポートのご契約が必要となります。

今月で閉店することになりました。残りの契約期間、こちらで用意した閉店案内の音声を自動音声として流していただけますでしょうか?

はい、可能です。音声ファイルの内容にもよりますので、詳しくは、営業担当者までお問い合わせください。

ネットで電話代行会社を探しています。御社はオーダーメイドにてサービス内容を提案してくださるとのことですが、電話でしっかり要望をヒアリング対応していただけるとの認識でよろしいでしょうか?

はい、貴社からご指示いただいた内容を、正確にヒアリングし報告いたします。

明日だけ急遽、電話の転送を止めていただきたいのですが、可能でしょうか?

弊社から貴社への転送を止める、という認識で宜しいでしょうか。詳しくは、営業担当者までご相談ください。

9時~18時のプランですが金曜日だけ9時~19時にしていただけますでしょうか?

あいにくですがご希望の内容だと、月曜日~金曜日:9時~19時のプランが適用となります。

間違い電話があった場合は1コールと見なされますでしょうか?

間違い電話はカウントされません(報告もいたしません)。

メールでいただいている受電の内容を、今月から他の2名にもお知らせいただきたいのですが、追加料金はかかりますでしょうか?

報告先のメールアドレスが、合計5箇所以内であれば料金はかかりません。6箇所目以降につきましては、1箇所につき、\500-(税別)の料金が必要となります。

御社でとりきれなかった受電について“どこからの受電であったか?”電話番号をお知らせいただくことは可能でしょうか?

あいにくですが、対応しておりません。

受電があった場合、話した内容の録音データを聞かせていただくことは可能でしょうか?

あいにくですが、対応しておりません。通話録音は行っておりますが、情報の正誤確認や社内教育に使用しております。

月に何件の受電があったか、まとまった情報として月末にメール等でお知らせいただくことは可能でしょうか?

どのような内容を、どういう形式で報告を行うのかによって、対応の可否が変わってまいります。詳しくは、営業担当者までご相談ください。

ネットショップネット専門の電話代行を考えております。クレームの電話も受けると思いますが、御社サービスではどのサービスを選べばいいでしょうか?

クレームの詳細内容や頻度などによって変わってまいります。詳しくは、営業担当者までお問い合わせください。

利用開始日を指定することはできますか?

可能でございます。ただし、現場の状況やお申し込み状況にもよりますので、詳しくは、営業担当者までお問い合わせください。

私が事務所不在の時だけ御社のサービスを利用したいのですが、可能でしょうか?

はい、可能でございます。転送されるタイミングや頻度は、お客様の任意となっております。

受電の状況に応じて、プラン変更のアドバイス頂くことは可能でしょうか?

あいにくですが、弊社からお客様へプラン変更のアドバイスなどをさせていただくことはございません。お客様ごとに転送頻度などの状況や、繁忙期・閑散期などが異なるため、お客様側からお申し出いただいております。

1週間のスパンでまとまった報告がいただきたいです。対応してもらえますか?

報告内容や報告する曜日・時間帯にもよります。詳しくは営業担当者までご相談ください。

キャンペーン情報についてですが、「※現在、キャンペーンは実施しておりません。」とありますが、実施の際はどのようなキャンペーン内容になりますでしょうか?

1ヶ月無料キャンペーン、電話番号貸し出し無料キャンペーン、紹介キャンペーンなどを時期に応じて実施しています。お得なキャンペーンとなりますので、実施の際には、ぜひ、ご活用ください。

その日受けた受電の内容をこちらで指定した記録表に記入し、PDFで送信していただけますでしょうか?

ご指定の記録表の書式にもよりますので、一度、詳細をお知らせください。
※コールセンター代行、夜間休日電話代行の場合に限る。秘書代行では、弊社所定の書式でのご報告となります。

オーダーメイドでマニュアルを作成していただけるとのことですが、急なマニュアルの変更にも対応していただけますでしょうか?

できる限り迅速に対応しています。ただし、内容によってはオペレーターへの周知や教育に時間がかかる場合がございますので、ご了承ください。

契約後に、この様な電話応対をして欲しい、など要望やリクエストは可能でしょうか?

はい、お気付きの点やご要望などございましたら、お気軽に営業担当者、もしくは業務担当者までお申し出下さいませ。承る内容やご契約にもよりますが、迅速に対応させて頂きます。

「秘書代行」サービスでは、連絡先はいくつまで登録可能ですか?

通常は5箇所までとなりますが、オプションで何箇所まででも登録は可能です。

予約の受付業務なども可能でしょうか?

はい、可能です。弊社システムを使用し、情報共有が出来ます。また、貴社所有のシステムを使用することも出来ますので、詳しくはフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせ下さいませ。

電話対応マニュアルやトークスクリプトなどは、事前に用意しないといけないのでしょうか?

ご用意の必要はございません。こちらで基本の対応の流れを用意していますので、打ち合わせを行った上で、調整・カスタマイズさせて頂きます。

商品の注文や問い合わせなどにも対応をしてもらえますか?

はい、問題ございません。簡易注文受付であれば、「秘書代行」サービスにて対応させて頂きます。本格的な通販受注業務に対応する「通販受付代行」サービスや、ECサイトの受付に特化したサービスなどもございます。

かかってくる電話の本数がかなり少ないのですが、その様な場合でも利用できますか?

はい、問題ございません。その様なお客様向けのプランもご用意しております。詳しくはフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせ下さいませ。

電話を転送する場合に、相手方に電話を転送していることは分かってしまうのですか?

いいえ、「電話を転送します。」という様な音声ガイダンスは流れませんので、相手方には電話を転送していることは分かり難くなっています。

在籍確認のみで電話代行を利用する事は可能ですか?

申し訳ございませんが在籍確認のみ、といったご利用はお引き受け出来兼ねます。

現在、電話番号は保有していません。電話代行の利用は可能ですか?

はい、可能です。当社から貴社専用の電話番号をお貸出し致します。その電話番号にかかってくるものを、オペレーターが親切・丁寧に対応させて頂きます。

営業(セールス)電話なども報告して欲しいのですが。

はい、可能ですがご報告を必要とされる場合、営業(セールス)電話も1コールとしてコール計上させて頂くことになりますのでご了承下さいませ。

担当者の登録情報の変更をお願いしたいのですが。

電話代行運用後の登録情報の変更に関しましては、ご連絡を頂ければ迅速に情報の変更をさせて頂きます。

メールで連絡をもらう場合、送信元のアドレスはどの様なアドレスになりますか?

送信元のアドレスは、@以下が「denwadaikou.jp」となっております。携帯電話などでメールを受信される場合は、「denwadaikou.jp」からのメールが受信できる様に、ドメイン指定受信などの設定をお願いする場合がございます。

苦情・クレーム対応窓口をお願いしたいのですが。

苦情やクレームに対する電話応対内容は、慎重に行わなければなりません。一次対応が基本になりますが、対応内容や対応範疇によりますので、フリーダイヤル0120-888-882までお電話頂き、営業担当者にご相談下さい。

お願いした内容は、全てのオペレーターに行き届くのでしょうか?

はい、電話代行サービス(株)では情報保護とともに、お預かりする情報の周知徹底も重要視しています。頂いたご指示や情報がスムーズに現場反映される組織作りをしております。

連絡方法を携帯電話連絡にした場合、出られなかった時などの対応はどうなりますか?

その様な時の取り決めも、事前にお打ち合わせさせて頂きます。例えば、留守番電話に録音する、再度○分後に電話連絡する、携帯電話にメール連絡する、コールバックをお待ちする、などがあります。

休日のみ、お昼休みのみ、といった利用方法も可能ですか?

はい、可能です。土曜・日曜・祝日のみのご利用はもちろん、朝礼時や会議の時のみご利用頂いているお客様もいらっしゃいます。短い時間帯のご利用でも、ぜひ、ご利用下さいませ。

常時、特定のオペレーターに電話に出て欲しいのですが可能ですか?

申し訳ございません。どの様な状況下でも特定のオペレーターが対応する、というのは致し兼ねます。電話代行サービス(株)では、担当チーム制を取らせて頂いておりますので、複数のオペレーターが電話対応を行いますのでご了承下さいませ。

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