電話代行Q&A

電話代行業務について 各電話代行の詳細や利用方法、実際の業務フローなどについての質問回答集です。
オペレーターや応対など 電話対応を行うオペレーターや、品質や教育に関する事などについての質問回答集です。
電話回線や電話の転送など 電話回線のこと、電話転送の方法、通信費に関する事などについての質問回答集です。
申し込み・手続・準備など 申し込み方法や必要書類、サービス開始までの導入準備などについての質問回答集です。
業務料金やお支払いなど 電話代行サービス(株)の料金体系や締め日、お支払い方法などについての質問回答集です。
サービス利用規約について 電話代行を利用するにあたってのルール、規約などについての質問回答集です。
オペレーターや応対などのQ&A
警備業に関する電話代行を24時間体制でお願いしたいと思っています。「サービスに関する通常問い合わせ」と「緊急警備案件」で報告先の振り分けをしてもらいたいのですが、ミスなくオペレーションをするためにどのような体制で業務の遂行をしていただくことになるでしょうか?

複数のオペレーターが複数の企業様の電話対応を行うので、マニュアル通りの決められた対応を実践することが基本となります。ミスなくオペレーションを行うには、各々のオペレーターが対応に迷わないように、まずはしっかりとしたオペレーションマニュアルを作り込むことが重要となります。

通信サービスの取次代理店をしています。サービスの案内はどの程度まで詳細にしてもらえますでしょうか?

ご利用いただく弊社サービスによって、対応可能な範疇は変わってまいります。詳しくは、営業担当者までお問い合わせください。

各案件に対して受電の数が違ってくると思われます。対応するオペレーターの人員数はどのように決めていらっしゃいますか?

ご契約いただいているコールプラン、及び前月のコールデータなどから決定しています。

士業を営んでいます。なるべく安心していただけるように、優しい口調の方に担当していただきたいのですが?

かしこまりました。専任対応は難しいですが、極力、ご希望に沿えるようにいたします。

個人タクシーを営んでいます。お迎えにあがる場所と連絡先、お名前を聞いていただき、最後に「道路事情により、お待たせしてしまう可能性がございます」とお伝えいただきたいです。

はい、承ります。

レストランの予約に関する電話代行を考えています。お名前、人数、来店時間、連絡先の電話番号に加えて、お客様が車でいらっしゃるかどうかを確認していただきたいです。

はい、可能です。

老人介護に関する問い合わせを電話代行していただきたいのですが、老人にも聞き取りやすいように、ゆっくり大き目の声で対応をお願いします。

はい、できる限りご要望に合った対応をいたします。

通信販売の受注に関する電話代行を考えています。受注の際にプレゼント用の包装が必要かどうかを聞いていただけますでしょうか?

はい、可能です。

秘書代行サービスの利用を考えています。オーダーメイド型とのことですが、こちらで採用している電話対応マニュアルに、なるべく合わせて対応していただけるとの認識で大丈夫でしょうか?

ご指定の電話対応マニュアルによりますので、一度、確認させていただき、できる限りご要望に沿わせていただきます。

御社のオペレーターチーム全員が電話対応をしている際は「しばらくお待ちください」といった類のアナウンスを流すことは可能でしょうか?

状況によりますが、流すこと自体は可能です。

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