電話代行Q&A

電話代行業務について 各電話代行の詳細や利用方法、実際の業務フローなどについての質問回答集です。
オペレーターや応対など 電話対応を行うオペレーターや、品質や教育に関する事などについての質問回答集です。
電話回線や電話の転送など 電話回線のこと、電話転送の方法、通信費に関する事などについての質問回答集です。
申し込み・手続・準備など 申し込み方法や必要書類、サービス開始までの導入準備などについての質問回答集です。
業務料金やお支払いなど 電話代行サービス(株)の料金体系や締め日、お支払い方法などについての質問回答集です。
サービス利用規約について 電話代行を利用するにあたってのルール、規約などについての質問回答集です。
オペレーターや応対などのQ&A
「秘書代行」サービスでは、従業員名の一覧を渡しておいた方がよいのでしょうか?

はい、情報としてお預かりできるのであれば、お預かりし活用致します。但し、特に一覧が無くても適宜対応はとらせて頂いています。

在宅オペレーターが電話対応を行うことはあるのでしょうか?

いいえ、ございません。弊社では電話応対品質、電話対応力を重視しています。監督下におくこのできない在宅オペレーター制度は採用しておりません。

不動産業務について、専門的な電話対応もお願いできるのでしょうか?

はい、問題ございません。当社では、不動産専門の電話代行を展開しています。空室状況や物件情報、各種設備の案内、内見受付から物件資料送信まで、幅広く対応する事が可能です。不動産専門 電話代行についてはこちらで詳しくご確認頂けます。不動産専門 電話代行

一般番号にかかってくる電話と、フリーダイヤルにかかってくる電話の両方を転送したいのですが、どちらにかかってきた電話なのか、教えてもらうことはできますか?

はい、可能です。フリーダイヤルに着信したことが判別できるトーキー(案内)が流れたら、フリーダイヤルにかかってきた旨をご連絡致します。

ホームページをしっかりと確認して、業務内容などを理解した上で電話応対して欲しいのですが。

基本的には、お客様としっかりとしたお打ち合わせを行い、それをベースに電話応対マニュアルを作成します。その過程の中で、お客様の運営されるホームページなども確認し、必要な情報や理解しておくべき内容を抽出し、電話応対マニュアルに反映します。

電話の本数や利用頻度が少ない場合、応対方法などを忘れたりすることはありませんか?

はい、その様なことはございません。お客様の電話応対方法などはデータ化されており、更新履歴なども保存されるようになっています。また、定期的なお客様データの見直し等も行っております。

新人のオペレーターに対応してもらうことが不安なのですが。

確かに新人オペレーターが対応させて頂くことはございますが、独自の研修教育カリキュラムを修了しています。また、電話応対時にも担当責任者がしっかりとフォローしていますので、ご安心下さいませ。独自の研修教育カリキュラムについては、こちらでご確認下さいませ。オペレーション品質

会社名の名乗り方を間違えたりすることはありませんか?

ございません。電話が着信したと同時に貴社の情報がモニターに表示されます。なので、名乗り方を間違えたり、貴社の情報と他の会社の情報を混同したりすることはございません。

深夜時間帯もオペレーターが電話対応してくれるのですか?

はい、オペレーターが電話対応を行います。機械音声などで対応する事はございません。24時間365日、自社コールセンターでオペレーター対応となっておりますので、ご安心してお任せ下さいませ。

電話が受けきれない、とりきれないなどはありませんか?

電話代行サービス(株)では、基本、シェア対応で業務を行っていますが、万一、担当チームで受けきれない状況になった時は、他のチーム、若しくは責任者が対応します。受電率は業界屈指の高い数字を継続しており、取り漏れは全体でも0.1%未満となっております。

担当者の携帯電話番号などを尋ねられた時、案内してもらえますか?

はい、事前の打ち合わせの段階で、ご指示頂いていればご案内させて頂きます。ご指示がなかった場合は、原則、ご案内はさせて頂いておりません。

結婚で姓が変わりましたが、旧姓宛の入電にも対応してもらえますか?

はい、ご指示頂ければ旧姓宛の入電も受け付ける様に対応致します。担当者までご指示下さい。

電話の応答時に「○○です」と固定の名前を名乗って欲しいのですが。

はい、名乗る名前をご指定下されば可能です。また、電話代行サービス(株)では1チームに6名~10名のオペレーターが在籍しており、それぞれの名前を名乗ることも可能です。

どの様なオペレーターの方が対応するのですか?

当社の採用基準を満たした20代~30代の女性オペレーターが親切、丁寧に対応致します。※夜間(21:00~翌9:00)に関しては、男性スタッフも対応致します。

オペレーターの教育や指導はしっかりと行っているのでしょうか?

はい、電話代行サービス(株)では何よりオペレーター教育を重視しております。社外セミナーなどにも積極的に参加し、社内での電話応対勉強会、ビジネス電話応対検定などさまざまな取り組みを行っております。研修教育カリキュラム、オペレーション品質についてはこちらで詳しくご確認頂けます。オペレーション品質

「秘書代行」サービスではメール連絡が基本と聞きましたが、電話連絡も可能でしょうか?

はい、可能です。業務のお打ち合わせ時に、営業担当者までお申し付け下さいませ。

電話対応の中で、事務所までの経路案内や、会場までの道案内などはできるのでしょうか?

はい、可能です。綿密なお打ち合わせを行い、目印、目安になる施設などを基に、相手方に分かり易い説明案内方法を取り決めます。

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