オンライン開催の「Webセミナー」の魅力

2020.05.21スタッフブログ
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従来は参加者がひとつの会場に集まるなか開催されることが多かったビジネスセミナーですが、近年ではインターネット上でWebセミナーが開催されるケースも増えています。この形式には、従来型と異なるオンラインならではの特徴やメリットがあります。上手に活用すれば、経費節減や参加者の拡大につながるかもしれません。そこで今回は、Webセミナーの概要、従来型との違いや期待されるメリットをご紹介します。

Webセミナー

 

Webセミナーとは

Webセミナーとは、インターネット上で実施されるスタイルの研修や講演会です。オンラインセミナー、ウェビナー、eラーニングとも呼ばれます。

 

Webセミナーの仕組み

Webセミナーは、講師がカメラに向かって話す様子を動画配信するシステムです。参加者はそれぞれが用意した通信端末からインターネットにアクセスし、配信された動画コンテンツを視聴します。

配布資料がある場合、事前あるいは配信中に運営側がアップロードしたデータを参加者がダウンロードします。参加者から質問がある時には画面を通して直接に会話する、あるいはチャット機能を使ってコメントを残すといった方法があります。

従来型のセミナーと異なり、運営者と参加者がひとつの場所に集まって開催されるわけではありません。参加状況はアクセス数などから確認可能であり、セミナー終了後に録画内容を再利用できるといった特徴も持っています。

 

Webセミナーが広まった背景

Webセミナーが広まった主な要因は、スマートフォンやタブレット端末の普及です。これらのツールは、これまで通信機器の主流であった固定電話やデスクトップパソコンと異なり持ち運びに便利です。

参加者はモバイル型の端末を所有していれば、とくに場所を選ばず配信される動画コンテンツにアプローチできます。セミナー開催日に、時間とお金をかけて会場まで移動する面倒はありません。

運営側は録画用のカメラや動画配信に必要な最低限の機材を用意し、講師に撮影場所まで足を運んでもらえば十分です。事前の会場予約や当日の会場設営といった手間はかかりません。

いつでも簡単に携帯できる通信ツールが普及したためWebセミナーは運営者と参加者のいずれにとっても手軽なコンテンツになり、多くの方に受け入れられています。

 

Webセミナーの種類

現在、Webセミナーの種類はおおまかにリアルタイム配信と録画配信の2タイプが存在します。リアルタイム配信の場合、さらに一方向配信と双方向配信に分けられます。

 

リアルタイム配信

リアルタイム配信は、あらかじめセミナーの開催時間を決めておきリアルタイムで生配信する方法です。所定の時間になったら講師は撮影場所で話を始め、参加者は各々の通信ツールからアクセスします。

このスタイルではセミナーの様子がライブ中継されるため、参加者に臨場感が伝わりやすい傾向をもっています。

 

録画配信

録画配信は、事前に録画したコンテンツを開催予定の時間になったら配信する方法です。運営側はすでに用意してある動画データをビデオコンテンツとしてネットに上げ、参加者は自分のタイミングで視聴します。

 

録画したデータは配信前に編集できるため、運営側が字幕や効果音を入れるなどの演出を施すことで視覚効果を高められます。

 

一方向配信

一方向配信は、運営側が動画コンテンツを一方的に配信する形式です。参加者は、ひたすら画面を見ながら講師の話を聞き続ける状況がメインになります。

通常、講師はその場で参加者から質問を受けられません。必要があれば、画面を通さず別途に電話をつなぐかコメント機能を使うといった手段が選ばれます。参加者の反応は把握しにくいものの、限られた時間のなかでセミナーを速やかに進められる特徴があります。

 

双方向配信

双方向配信は、運営側と参加者が双方からアプローチできる方法です。チャットツールを活用すれば、講師がリアルタイムで質問を受けられるだけでなく参加者同士も簡単にコミュニケーションを図れます。

参加者の反応を把握しながらセミナーを進行できるため、臨場感が高まりやすい点がメリットです。

 

Webセミナーと従来型との違い

Webセミナーと従来型との大きな違いはコスト面と準備・運営時の手間に見られ、参加者の顔ぶれも変わってきます。

 

コスト面の違い

従来型のセミナーでは、すべての関係者を収容できるだけの会場が不可欠です。セミナーの規模が大きければ、それに見合った広い施設を確保しなければならず利用料金は高くなります。

スムーズに運営するには、さまざまな機材も用意する必要があります。不足品があると、事前に購入しなければなりません。1日に渡って開催されるセミナーでは講師や参加者のために飲み物やお昼を手配することもあり、出費は増えます。

Webセミナーの場合、どれだけ参加者が多くても開催時間が長くても会場の確保や飲食物の手配は不要です。基本的に講師の話を撮影して配信するだけであり、大がかりな機材も必要なく出費を抑えられます。

 

準備・運営時の手間の違い

従来型のセミナーを開催する時には、規模の大小に関係なく事前にセミナー会場を予約しなければいけません。就活生向けの企業説明会や新人研修が盛んになる時期には会場の確保が難しくなり、時間もかかります。

開催当日は、会場設営から始まります。機材の持ち込みや机や椅子のセッティングから資料のチェックまで、作業内容はさまざまです。セミナーが始まったら参加者を案内し、資料や飲食物を配布する手間が発生します。最後は、撤収作業も怠れません。

Webセミナーであれば、会場の予約や設営とは無縁です。資料は個々に配布するわけでなく、アップロードするだけで済みます。飲食物は各自で用意してもらうことになり、最後の撤収作業からも解放されます。

従来型は会場の広さに合わせ参加人数が限られ、遠くにお住まい方は簡単に足を運べません。Webセミナーはこれらの制約を受けないため、幅広い参加者を集めることができます。

 

Webセミナーのメリット

Webセミナーは、運営側と参加者側のいずれにも従来型では見られなかった多くのメリットをもたらします。

 

運営側にとってのメリット

運営側にとっての主なメリットは、従来型より費用と労力を抑えられる点です。上述した通りセミナー会場の利用料金は発生せず、事前準備や当日の運営に従来型ほどの手間もかかりません。これまでに比べると、通常業務に追われるなかでも余裕をもって開催できると考えられます。

幅広い参加者を受け入れられるところも、大きな魅力です。動画コンテンツはオンラインで配信されるため、情報発信できる範囲は海外まで広げられます。双方向配信にすれば世界各地から意見を集められ、日々の業務に活かせます。

 

参加者側のメリット

参加者は、どれほど居住地が遠くても会場まで移動せずに済むのがメリットです。移動時間を考える必要もなければ、交通費もかかりません。自宅であれば、大したストレスを感じることなく落ち着いて視聴できるでしょう。職場からも参加できるため、平日に開催されても仕事を休まずに済みます。

双方向配信なら、いろいろな参加者とコミュニケーションを深められます。当日に参加できなかった場合、後で録画配信を視聴すれば問題ありません。従来型に比べるとWebセミナーは自由度が高いので、参加者は自分に合った形で情報を受け取れます。いまでは、Webセミナーの特徴をよく理解したうえで多彩な内容を動画配信している企業が増えています。ぜひ活用して、効率的に知識を得ましょう。

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