仕事ができる人のビジネス文書の書き方

更新日：2022.05.02スタッフブログ

ビジネスマンなら誰しも日々作成しているであろう文書の作成。作成された文書は、同じく社内や取引先などのビジネスマンの目に触れます。円滑に業務を進めていくためには、文書を作成する意義や書き方のポイントについて、しっかり把握することも大切です。今回は、仕事ができるビジネスマンの文章の書き方についてお話します。

1 ビジネスマンに必須スキルの文章の書き方

ビジネスマンに必須スキルの文章の書き方

なぜ文書を作成するのか？

業務の連絡や伝達、報告や記録に欠かせないのがビジネス文書です。口頭のみのやり取りでは、どうしても齟齬が生じたり、勘違いや錯誤を起こしたりしてしまいがちです。その様なミスが日常茶飯事で続けば、円滑な業務の遂行などとても適いません。情報を確実に届けるためにも、きちんと文章化して意思疎通を図ることが健全といえます。書類を残せばそれが記録となり、何かの確認のときも便利です。

書き方はここに注意

文書は、正確に伝えるものでなければ意味をなしません。1つでも情報の間違いがあれば、多くの人に迷惑をかけ、業務の混乱を招くでしょう。正確性を第一においてまとめる様にして下さい。また、分かりやすさも大切なポイントです。読む人が見やすく分かりやすい形式は、A4サイズの横書きといわれます。タイトル（どんな趣旨のものか）をつけ、項目ごとに箇条書きで列記すると何が書かれているのか、何を伝えたいのかが分かりやすいです。

社内文書の書き方

社内で回す文書は内々のものなので、冒頭で堅苦しい挨拶文をのせる必要はありません。タイトルと主文のあと、金額や数量など重要なデータは箇条書きにして分かりやすくまとめます。右下に「以上」と書くのが終わり方のスタイルです。

社内文書は基本的に、伝えたい内容のみ書くだけで充分です。仕事の能率を上げるためにも、無駄のないすっきりとした文書を心がけたいですが、社内文書であっても無味乾燥として味気ないトーンとなっては、読む側の頭や心に今一つ届かないかもしれません。職場全体のモチベーションを上げるためにも、一言ねぎらいの言葉を添える配慮があっていいと思います。