仕事ができる人のビジネス文書の書き方

2016.11.24スタッフブログ
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ビジネスマンに必須スキルの文章の書き方

ビジネスマンなら誰しも経験がある文書作成。世の中には、作成された文書は、同じく多くのビジネスマンの目に触れます。円滑に業務を進めていくためにも、文書を作成する意義や書き方のポイントについて、しっかり把握することも大切です。

なぜ文書を作成するのか?

業務の連絡や伝達、報告や記録に欠かせないのがビジネス文書です。口頭のみのやり取りでは、どうしても齟齬が生じたり、勘違いや錯誤を起こしたりしてしまいがちです。その様なミスが日常茶飯事で続けば、円滑な業務の遂行などとても適いません。情報を確実に届けるためにも、きちんと文章化して意思疎通を図ることが健全といえます。書類を残せばそれが記録となり、何かの確認のときも便利です。

ノートにメモを残す

書き方はここに注意

文書は、正確に伝えるものでなければ意味をなしません。1つでも情報の間違いがあれば、多くの人に迷惑をかけ、業務の混乱を招くでしょう。正確性を第一においてまとめる様にして下さい。

また、分かりやすさも大切なポイントです。読む人が見やすく分かりやすい形式は、A4サイズの横書きといわれます。タイトル(どんな趣旨のものか)をつけ、項目ごとに箇条書きで列記すると何が書かれているのか、何を伝えたいのかが分かりやすいです。

社内文書の書き方

社内で回す文書は内々のものなので、冒頭で堅苦しい挨拶文をのせる必要はありません。タイトルと主文のあと、金額や数量など重要なデータは箇条書きにして分かりやすくまとめます。右下に「以上」と書くのが終わり方のスタイルです。

社内文書は基本的に、伝えたい内容のみ書くだけで充分です。仕事の能率を上げるためにも、無駄のないすっきりとした文書を心がけたいですが、社内文書であっても無味乾燥として味気ないトーンとなっては、読む側の頭や心に今一つ届かないかもしれません。職場全体のモチベーションを上げるためにも、一言ねぎらいの言葉を添える配慮があっていいと思います。

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