独立開業や起業にも便利！電話番号貸出サービスとは？

更新日：2022.03.24電話代行

独立開業・起業の際には、費用や人手の負担をできる限り抑えたいものです。電話代行は小資本でビジネスを軌道に乗せるために有効な方法の1つです。本記事では、電話代行サービスの概要や利用するメリット、サービスを選ぶときの注意点を解説しています。

また電話代行と併用できるバーチャルオフィスや秘書代行サービスについても紹介しています。この記事を読んで、起業時に電話代行サービスを利用すべきか判断しましょう。

そもそも電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは企業にかかってきた電話を転送し、電話代行サービスを提供している事業者のオペレーターが応対するサービスです。聞き取った顧客の情報や要件は応対終了後、企業の担当者に電子メールやメッセージアプリなどで連絡します。事業者によっては、電話代行サービスは電話秘書、秘書代行サービスとも呼ばれます。

転送にはキャリアが提供している転送サービス（ボイワープ・多機能転送サービス・着信転送サービスなど）を利用されるので、オペレーターを自社の事務所に置く必要がありません。

電話番号貸出を行っているところも多い

電話代行サービスでは既存の電話番号をそのまま使えます。しかし、起業に伴い電話代行サービスを活用する場合には、電話代行サービス会社が所有している電話番号をレンタルすることも多くあります。電話代行サービス会社は電話番号貸し出しサービスと電話代行サービスをセットで提供しているのが一般的です。

電話代行サービス会社によっては全国主要都市の電話番号を所有しており、自社のビジネスにあった市外局番を選択できます。

フリーランスや起業家の方が電話代行を利用する理由

フリーランスや起業家の方が電話代行を利用する理由についてご紹介します。

本業に集中する時間を確保するため

限られた人員で企業する場合、電話応対によって本業に集中できないことはよくあるでしょう。そういった企業が、営業訪問や商品開発など本業に集中する時間を確保するために電話代行サービスを利用しています。

必須の機能となるのが電話の取り次ぎと、電子メールやメッセージアプリによる連絡サービスです。営業中や休日、夜間などの電話応対を代行し、必要に応じて折り返し電話をするように連絡をしてもらうことができます。

情報管理がしやすいため

秘書業務の代行として優れていることから、電話代行サービスを利用するケースも少なくありません。すべての顧客情報と要件、連絡日時がテキストデータとして電子メールやメッセージアプリで適時配信されるため、情報管理がしやすいというメリットもあります。

専門的な知識を持つオペレーターを指定することも可能

事業内容によっては、専門的な知識を持つオペレーターを指定することも可能です。サービスの提供範囲は業者によって異なりますが、例えば不動産業や士業に特化した電話対応などに対応している電話代行サービス会社もあります。

電話代行サービスを契約する前の注意点

電話代行サービスを選定する際に、注意したいポイントを2つ紹介します。

1.オペレーターの教育がされているか確認する

最も重要なのは電話対応の質です。電話応対が悪いと顧客の信頼を失いやすく、クレームの電話では状況を悪化させてしまうことがあります。事前に依頼をする会社がビジネスマナーや電話応対スキルを教育しているかどうかを調べておくとよいでしょう。他にも口コミをチェックするのも1つの方法です。

また、必要に応じてレーム対応専門サービスやコールセンター業務代行サービスを提供している電話代行サービス業者を選ぶ方法もあります。

2.プランやオプションを選ぶ時は慎重に

費用対効果の観点から、プラン選択やオプション追加は慎重に行う必要があります。適切なプラン・オプションの選定によってコストパフォーマンスを向上させられます。起業直後においての予測は難しい面もありますが、対応コール件数を目安にプランを選択するのが基本です。

サービス向上やリスク低減のために、多くのオプションサービスを追加したいこともあるでしょう。しかし必要となる頻度が低いオプションを選んでしまうと、月々の負担が大きくなってしまいます。

電話代行を利用する3つのメリットとは？

ここでは電話代行の3つのメリットである、顧客の信頼を獲得できること、時間を有効活用できること、低コストでビジネスのリスクを抑えられることについて解説します。

1.お客様の信頼を獲得しやすい

留守電になるケースを減らすことで、顧客の信頼を得やすくなります。電話代行サービスを利用してスピーディーな対応を実現することは、顧客満足度を高めるために効果的です。特に人員が限られ何かと忙しい起業直後には、電話代行サービスは強い味方となるでしょう。電話応対後は直ちに連絡が配信されるため、ビジネスチャンスを逃しません。

2.時間を有効活用できる

電話応対に割いていた時間を電話代行サービスに任せ、本業にあてられます。特に日々の作業負荷が高いスタートアップ起業では、時間を有効活用できるメリットが大きくなるでしょう。電話代行サービスによって情報がまとめられ、対応の優先順位が決めやすくなることもメリットです。

3.低コストでありながらリスクが小さい

電話代行サービスは月額1万円程度から提供している業者もあります。自社でスタッフを雇用し教育するよりも大幅にコストを削減できるでしょう。交通費や福利厚生、求人雇用のための広告費も削減可能です。

また電話対応のプロをすぐに手配してもらえるので安心して業務を任せられます。自社スタッフが急に辞める、入れ替わることによるサービスの質低下のリスクもなくせる点もメリットです。

起業におすすめのバーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは事務所の住所と電話番号をセットでレンタルするサービスです。事務所スペースを借りないことから、バーチャルオフィスと呼びます。

事務所の住所はバーチャルオフィスを提供する事業者が管理しており、荷物の受け取り・転送や電話応対の代行などを行ってもらえます。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを活用するメリットは以下のとおりです。

• 大幅なコスト低減が可能
• 開業までの負担を減らせる
• プライバシー保護
• ビジネス上有利な住所を選べる

バーチャルオフィスを利用すれば、月々のコストを数千円～数万円程度に抑えられるだけでなく、入居審査や引っ越し、設備導入の手間がかかりません。また、登記簿やインターネット上で公開する情報を、バーチャルオフィスの住所と電話番号にできるので、事務所が自宅である場合はプライバシー保護にもつながります。

その他、一等地の住所にすることで顧客の信頼性を得やすくなるのもポイントです。

バーチャルオフィスのデメリット

一方、バーチャルオフィスにはデメリットもあります。

• 銀行口座や社会保険、雇用保険の申請が通りにくい
• 他業者と住所が重複する
• 働く場所が別途必要

実体のないバーチャルオフィスでは審査の際に、金融機関等で詳しい事業説明が必要になるケースも珍しくありません。また、バーチャルオフィスを契約しているのは1つの業者とは限らないため、インターネット上で住所が重複してしまうリスクもあります。

その他、会社としてのスペースがないので、自宅やカフェ、レンタルオフィス、コワーキングスペースなど、働く場所を別に用意する必要があるでしょう。

電話代行サービス（株）のバーチャルオフィスとは？

電話代行サービス（株）のバーチャルオフィスでは、名刺や各種印刷物に記載可能な住所と市外局番・FAX番号の貸し出しを行っています。電話・FAX番号は全国の地域局番の電話番号のほか、フリーダイヤル、IP電話の選択が可能です。受信したFAXはPDFファイルにしてメール転送できます。

また通常の電話代行に加え、24時間対応の休日夜間電話代行、郵便・荷物の受け取り、保管、転送サービスも利用できます。

秘書代行と合わせて利用するのがおすすめ

電話代行サービスと秘書代行サービスを併用することで、よりメリットが高まります。秘書代行サービスとは、電話応対時の名乗り方、折り返しや案内の文言などをオーダーメイドで指定できるサービスです。

サービスや商材の内容を詳しく伝えることで一定の範囲内で自社スタッフと同等の対応ができます。また特定の顧客からの電話は折り返す、または断るなど、秘書に命じるような業務連絡も可能です。

人手的にも費用的にも大きな負担でありながら、事業に欠くことのできない秘書業務の代行を短期間に低コストで実現できます。

起業を考えている人には電話代行サービスの利用がおすすめ

起業を考えている人には、顧客の信頼を獲得、時間を有効活用できる、低コストなどのメリットから電話代行サービスの利用がおすすめです。

電話代行サービス（株）は30年以上のノウハウと、契約実績トップクラスの7,000社以上の実績を持つ電話代行サービス会社です。利用者の満足度が高く、夜間・休日の対応やオーダーメイド型プランの利用もできます。

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