オンライン会議で参加者が守るべきマナー

2020.05.13ビジネス豆知識
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対面での会議とは異なり、Web会議にはWeb会議のマナーがあります。対面での会議と同じ様に振る舞うと、ほかの参加者へ迷惑をかけたり、全体の流れが滞ったりしてしまうことも……。そこで、ここではWeb会議で基本的に守るべきマナーをご紹介します。

慣れないうちは、対面の会議より不便を感じるかもしれませんが、Web会議に適した振る舞いを身に着ければ、業務効率化も期待できます。必要に応じてWeb会議サービスに搭載された機能を活用しながら、円滑に進行ができる様各自が協力していきましょう。

オンライン会議

 

Web会議はビジネスシーンに欠かせない存在に!

これまでは複数人がひとつの会議室に集合して行われていたビジネスシーンの会議。しかし、会議の参加者は当日のスケジュール調整が必要であり、同じ時間に同じ場所へ集まらなければなりません。同日に外出をはじめとした別の予定が入っている参加者にとっては、大きな負担といえるでしょう。それに対して、昨今ではオンライン通信の技術が発達し、Web会議が実施できる様になりました。Web会議は、インターネット回線と通信できる端末さえあれば、それぞれ別の場所にいる参加者がオンライン上で集合できるのがメリットです。

利便性の高さから徐々に普及し、今後さらに利用する機会が増えていくと見込まれるWeb会議は、もはやビジネスシーンに欠かせない存在といえるでしょう。そんなWeb会議に参加する際には、オフラインでの会議とは異なるマナーやエチケットが求められます。オンラインならではの特徴を意識して、円滑に会議を進行するための基本的な事項を身に着けておきましょう。ここからは、Web会議のマナーやエチケットをご紹介します。

初めのうちは、対面での会議よりも効率が悪いと感じる部分もあるかもしれません。しかし、参加者がWeb会議の進行方法に慣れ、Web会議サービスの機能を使いこなせば、却って業務効率化につながる可能性があります。今後、ビジネスシーンの会議でオンラインが主流となる場合を想定して、徐々にWeb会議ならではの流れに慣れておきましょう。

 

知っておきたいWeb会議のマナー

まずは、Web会議に参加する時の基本的なマナーをご紹介していきます。一人ひとりの参加者が以下のポイントを心がけると、会議の進行が妨げられることなく、スムーズに進みやすくなります。オンラインではコミュニケーションの方法も工夫してみて下さい。

 

発言者以外はマイクをミュートにする

オンライン会議では、基本的に発言者以外はマイクをミュートの状態にしておきます。自分が発言をする番が来たら、その都度ミュートを解除してから話し始めて下さい。この様にマイクをミュートにする理由は、会議に不必要な雑音が入らない様にするためです。たとえ自分が発言をせずに黙っていても、周囲の生活音がマイクに入ってしまうことがあります。雑音で発言者の声が遮られると会議の進行を妨げるおそれがあるためご注意下さい。

初めてWeb会議に参加する方は、自分の発言中にほかの参加者がマイクをミュートの状態にしていると、リアクションが見えにくいためやや不安に感じられるかもしれません。しかし、マイクをミュートにするのはほかの参加者へ配慮する目的があるのです。発言に対してなにか意見がある場合、次の発言者はマイクのミュートを解除してから話し始めます。各自が対面での会議よりもやや余裕をもって発言する様心がけましょう。

 

話を聞く時は身振りや表情で相槌を打つ

前述の様に、Web会議では基本的に発言者以外がマイクをミュートの状態にしています。そのため、発言に対して音声で相槌を打っても、発言者には伝わりません。相手の話を聞く立場にいる時は、身振りや表情でも十分伝わる様に相槌を打ちましょう。ビデオでは対面の場合よりも細かな動きや表情の変化が見えにくいといえます。たとえば、いつもよりも大きく頷く動きをするなど、ややオーバーリアクションを心がけて下さい。

なお、相槌を打つ時にマイクのミュートを解除する必要はありません。それぞれの参加者から一言二言の相槌が入ると、会議の全体的な流れが滞りやすくなるためです。相槌はできるだけビデオのみで伝える様に配慮しましょう。利用するWeb会議サービスによっては、参加者がボタンを押すだけでリアクションできる機能が搭載されていることがあります。音声で相槌を打つ代わりに、機能を活用してより簡易的に反応するのもおすすめです。

 

必要に応じてチャット機能で連絡を入れる

多くのWeb会議サービスには、ビデオや音声の通信と併せて、チャット機能が搭載されています。会議中に重要度の低い連絡事項がある時は、必要に応じてチャット機能を利用しましょう。たとえば、自分の通信機器にトラブルがある時や、事情があって先に会議を退席する時、チャット機能で連絡すれば全体の流れを妨げずに済みます。会議の内容にかかわる重要な連絡事項を除いて、不必要な発言をしない様に心がけましょう。

 

心がけたいWeb会議のエチケット

リモートワーク中にWeb会議に参加する時、守っておきたいエチケットをご紹介します。自宅から会議に参加できるのは便利な一方で、対面の場合よりも配慮が欠けやすい部分があります。オンラインでも気持ちよく人と接するために、ぜひ参考にしてみて下さい。

 

身だしなみを整える

リモートワーク中は自宅で過ごすため自由な服装で仕事ができますが、Web会議では同僚や上司とビデオ通話でやり取りをします。ビデオの画面には自分の姿が映りますから、ビジネスシーンにふさわしい清潔感を保つために、身だしなみにも気を配りましょう。寝癖がついたままの髪で参加したり、パジャマや部屋着で参加したりするのはNGです。社会人として最低限求められるレベルまで身だしなみを整えておくのがエチケットといえます。

 

背景に映り込むものに配慮する

リモートワーク中に自宅からWeb会議へ参加する場合は、自分の背景に映り込むものにも配慮しましょう。可能であれば、壁や本棚の様に人から見られても差し支えない場所を背景にできると理想です。万が一、自室にあるものがビデオに映り込むと、プライバシーの問題につながるおそれがあります。Web会議は議事録をとる目的で録画される場合もあるため、各自が背景に映り込むものに配慮しておくことが大切です。

自宅に適切なスペースを見つけられない場合には、Web会議サービスに搭載された機能を使い、背景を調整する方法もあります。ビジネス向けの仮想背景を使用したり、背景をぼかしたりすれば、プライバシーに配慮しながら会議へ参加可能です。なかには自室を見られても構わないと考える方もいらっしゃるかもしれませんが、自分だけでなく相手の方がどう感じるかを考える必要があります。Web会議サービスの機能を上手に活用しましょう。

 

まとめ

ビジネスシーンに必須となりつつある、Web会議。オンラインで参加者が集まるからこそ、対面とは異なる配慮が必要となります。全体の流れを円滑に進めるためには、参加者が各自でマナーを守ることが大切です。また、リモートワークでWeb会議に参加する場合も、あくまでビジネスの場であることを意識し、最低限のエチケットを守りましょう。

Web会議には、それぞれ別の場所にいる参加者が集合しやすく、業務効率化につながる側面があります。オンラインならではの事情に慣れれば、対面での会議よりも効率的に、スムーズに話し合いができる可能性もあるでしょう。自社に導入したWeb会議をより有意義に実施するために、ご紹介した情報をぜひ参考にしてみて下さい。

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