LINE報告・LINE WORKS報告で電話対応を簡単管理する方法

電話代行サービスを導入しても、「担当者への報告が遅れる」「共有ミスで対応が重複する」といった課題を感じていませんか。そんな悩みを解消するのが、LINEやLINE WORKSを使った報告機能です。スマートフォン一つで受電内容をリアルタイム共有でき、社内の誰もが最新情報を把握可能。外出中でもすぐに確認・指示ができ、電話対応の効率が大幅に向上します。本記事では、LINE／LINE WORKS報告を活用して電話対応を簡単・確実に管理する方法を解説します。

LINE報告・LINE WORKS報告で電話対応を簡単管理できる理由

LINEやLINE WORKSを活用した電話代行報告は、日々の業務をスムーズに進めるための強力なサポートツールです。特に複数のスタッフで電話対応を共有している中小企業や、外出が多い個人事業主にとっては、時間や場所を問わず情報共有できる点が大きな魅力です。まずは、LINE・LINE WORKS報告を利用することで電話対応を簡単に管理できる理由を紹介します。

受電内容をすぐにチームで確認できる

電話代行会社が受けた内容は、LINEやLINE WORKSを通じてリアルタイムで報告されます。社内のグループトークに通知が届くため、担当者がすぐに確認でき、折り返し対応や次のアクションがスピーディーに行えます。メールよりもレスポンスが早く、緊急案件にも即時対応できるのがメリットです。

時系列で電話履歴が残る

LINEやLINE WORKS上では、過去の受電報告を簡単に遡って確認できます。誰がいつ、どのような電話を受けたかが明確に残るため、対応漏れや重複対応を防げます。報告履歴は検索機能で絞り込みもできるため、問い合わせの多い顧客や内容の傾向を把握することも可能です。

個別連絡も可能

LINE報告では、グループ全体への共有だけでなく、特定の担当者へ個別にメッセージを送ることもできます。たとえば「この案件は担当Aへ」と指定できるため、社内の情報伝達がより明確になります。業務の属人化を防ぎつつ、必要な相手にだけ情報を届けられる柔軟な運用が可能です。

電話代行サービスのLINE / LINE WORKS報告とは

電話代行サービスのLINE／LINE WORKS報告とは、外部のオペレーターが受けた電話内容を、LINEやLINE WORKSを通じてリアルタイムに報告する仕組みです。メールや専用システムを使わず、日常的に使い慣れたアプリ上でやり取りが完結するため、確認や対応がスムーズに行えるのが特徴です。

仕組みとしては、まずクライアント企業宛にかかってきた電話を、電話代行会社のオペレーターが受電します。要件・発信者名・連絡先・折り返し希望の有無などの内容をヒアリングしたうえで、すぐにLINEまたはLINE WORKSの専用グループへ報告。通知を受け取った担当者は、そのままチャット上で内容を確認し、必要に応じて折り返し対応や社内共有を行います。

LINE／LINE WORKSを利用することで、スマートフォンからでもすぐに受電情報を確認でき、社内全員が同じ情報を同時に把握できます。特に外出中の営業担当や、在宅勤務中のスタッフがいる場合でも、タイムラグなく連携できる点が大きなメリットです。報告内容はトーク履歴として残るため、後から確認・検索も容易で、電話対応の管理精度を高めることにもつながります。

LINE報告・LINE WORKS報告を活用するメリット

LINEやLINE WORKSを使って電話対応を報告・共有する仕組みには、ただ便利というだけでなく、業務効率化や情報精度向上につながる具体的な利点があります。ここでは、活用によって得られる主なメリットをいくつか紹介します。

余計な情報が入りにくい／ノイズの少ない報告環境

メールでは、迷惑メールや営業メール、CCの誤送信などで受信箱が散らかりがちです。一方、LINE／LINE WORKSでの報告はチャット形式で必要な情報が整理された形で流れるため、余計なノイズが入りにくくなります。多くの電話代行業者では、「不要な情報を省く」という点を強みに掲げており、報告の見落としや混乱を抑える設計が一般的です。

業務集中度・効率向上

チャット通知で報告が届くため、メールチェックの手間を省けます。また、担当者へのメンション機能を使えば、自分宛の通話報告だけを即座に把握でき、他案件との混同を避けられます。結果として、報告処理にかかる時間と意識の切り替えを削減でき、コア業務に集中しやすくなるでしょう。

いつでもどこでも確認可能

LINEやLINE WORKSでは、スマートフォン・タブレット・PCなど端末を問わずチャットを参照できます。ネット環境さえあれば報告内容を素早くチェックできるため、出張中や移動中、リモートワーク時でも電話内容を把握できる点が大きなメリットです。

情報の履歴が時系列で蓄積

LINE／LINE WORKS上では報告がトーク履歴として残るため、「誰がいつどの電話を受けたか」が自然と記録されます。過去報告の検索がしやすくなり、対応漏れ・重複対応のリスクが下がります。また、報告内容の推移を追いながら改善点を見つけたり、問い合わせトレンドを分析したりすることも可能です。

柔軟な連絡・振り分けが可能

報告チャット内で全体共有に加えて、特定担当者への個別メンションやDM送信が可能です。たとえば「この案件は担当Aが対応」などの指示付きで通知でき、必要以上に他者に情報を流さない運用もできます。また、チャットの構成やグループ分けを工夫すれば、案件別・優先順別に報告を整理できます。

コミュニケーションとの連携

報告チャットの中でそのまま社内の相談や確認を始められる点も強みです。報告 → 対応指示 → 追加質問 → 終了、という流れを同一チャット内で行えるため、別ツールへの移動を減らし、やり取りをシームレスに進められます。チームや社内のコミュニケーション基盤として報告機能を重ねて活用できます。

電話代行の報告に関するよくある質問（Q&A）

電話代行サービスを導入する際、多くの企業が気になるのが「報告の方法」です。特にLINEやLINE WORKS報告に対応の場合、どのように情報が届くのか、どんな内容が報告されるのか、疑問を持つ方も少なくありません。ここでは、実際の運用をイメージしやすいように、報告に関してよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q. 電話対応の内容はどのように報告されますか？

A. 弊社で対応した電話内容は、対応後すぐに内容を送信させていただきます。具体例を示すと、電話対応の内容は、以下のようなフォームで報告いたします。

Q. 他にはどのような連絡ツールに対応していますか？

A. 弊社の連絡ツールは【Chatwork】【Slack】【Google Chat】
【Microsoft Teams】【e-mail】【SMS】に対応しております。

Q. LINE / LINE WORKSだけで十分ですか？メールも必要ですか？

A. 万が一の障害や反映遅延に備え、メール報告も併用可能です(別途費用)。リアルタイム共有とバックアップの両立で安心して運用できます。

LINEやLINE WORKSによる報告は、電話対応の内容をリアルタイムで共有できる便利な仕組みです。スマートフォン一つで受電内容を確認でき、外出先でも迅速な判断や指示が可能になります。メールのように埋もれる心配もなく、時系列で履歴を追えるため、チーム全体で状況を把握しやすくなります。業務効率化や情報共有のスピードアップを目指す企業にとって、非常に有効なツールといえるでしょう。

弊社・電話代行サービス株式会社では、LINEおよびLINE WORKSでの報告に対応しており、受電内容をリアルタイムにお届けします。担当者様ごとにグループ分けや通知方法を柔軟に設定できるため、社内の連携もスムーズです。電話対応をもっとシンプルに、もっとスマートに管理したいとお考えの企業様は、ぜひ弊社までご相談ください。業種や規模に合わせた最適なプランをご提案いたします。

【関連記事はこちら】>>ビジネスチャットのマナーと知っておきたいポイント

Tweet

Pocket

The following two tabs change content below.

• この記事を書いた人
• 最新の記事

電話代行サービス株式会社広報部

電話代行サービス株式会社は、東京・大阪に拠点を置く電話代行・コールセンター代行等の電話関連のBPOサービスを提供する会社。導入実績は全国で9,500社以上（2025年7月現在）。24時間365日対応可能で電話番号の貸出やチャット・SMSによる受電報告など、現代の業務スタイルに即した機能も充実。全国対応可能で、多様な業種への実績を持ち、企業の規模や課題に応じて最適な電話応対を設計・運用。人手不足や業務効率化にお悩みの企業様に、パートナーとしてご活用いただいています。 電話代行ビジネスインフォメーションでは、電話応対のアウトソーシングを検討している方向けに、電話代行や関連するビジネス情報を発信していきます。 電話代行について相談する

最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)

• LINE報告・LINE WORKS報告で電話対応を簡単管理する方法 - 2025年10月13日
• 間違い電話の正しい対応方法｜受けた時・かけた時のビジネス対応例 - 2025年10月6日
• オペレーターが語るカスハラの実態「クレームの9割が50～60代男性」 - 2025年10月1日