なぜ電話代行が人件費を抑えられるのか？

電話代行のサービスとは？なぜ人件費を削減できるのか

更新日：2023.03.23電話代行

いつ掛かってくるかわからない電話に、すべて対応するのはなかなか難しいものです。「電話対応をする人手が足りないけれど、事務員を雇用するとなると人件費が……」といったお悩みを抱えている方も少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。そんな時におすすめしたいのが、電話代行サービスです。うまく活用すれば人件費削減や仕事の効率向上を期待できる、そのサービスの内容を改めてご紹介します。

1 電話代行のサービス内容とは？
2 なぜ人件費を抑えられるのか？
3 人件費削減だけでなく仕事も効率UP
4 電話代行を選ぶポイント！
5 おわりに

電話代行のサービス内容とは？

電話代行とはその名前のとおり、あなたの会社に代わって電話対応を行ってくれるサービスです。代行業者に新しい電話番号をレンタルすることはもちろん、現在使っている番号に掛かってきた電話を転送して取り次いでもらうことも可能です。電話代行の魅力は、なんと言ってもプロのオペレーターによる丁寧な対応です。
「あの会社の電話対応は感じがいい」という印象を与えることで、顧客や取引先からの信頼度向上につながります。
他にも、コールセンター業務から予約の受付、クレーム対応など、業種や業態に合わせたサービスを提供してもらえる点も見逃せません。1日に掛かってきた電話の本数・内容の記録をメールで報告してもらうことも可能です。

なぜ人件費を抑えられるのか？

電話代行サービスは、人件費削減の大きな助けにもなってくれます。例えば、事務員をひとり雇うとなると、最低でも数万円、フルタイムの場合には20万円程度の人件費が掛かります。採用や事務員の教育にもコストがかかることを考えると、個人事業主や小規模な会社にとっては大きな負担となってしまうでしょう。
一方で電話代行サービスなら、コール数次第では1万円以下の低コストから運用することも可能です。研修制度を用意する必要もなく、プランごとにかかる料金がひと目でわかるという安心感もあります。
外注のサービスを利用してコストを削減するというのは、直感的にはわかりづらいでしょう。しかし、自社で事務員を雇用した時の人件費と比較すると、実際には大きくコストを抑えることができるので削減につながるのです。

人件費削減だけでなく仕事も効率UP

電話代行を利用するメリットは人件費の削減だけではないです。社員が掛かってくる電話を気にせず業務に集中できるようになり、結果的に仕事の効率向上を図ることもできます。美容室やエステサロンといった、そもそも業務中に電話対応ができない業種では、予約の取りこぼし防止も期待できるでしょう。
プロのオペレーターが対応にあたることで会社の信頼度向上、ひいては新しい商機の開拓が望めることも大きな利点です。特に、士業などの顧客からの信頼が重要になる業種にこそ、電話代行サービスはおすすめできます。

電話代行を選ぶポイント！

インターネットなどで調べてみると、数多くの電話代行会社が見つかります。各社で料金やプランは異なりますが、基本的なサービスの内容は一見同じように見えるため、どの会社を利用すればいいのかわかりづらいかもしれません。

会社選びのポイントは大きく分けると2つあげられます。まずは、プランが自社のニーズに合っているかどうか。低価格を謳っている会社でも、利用してみると求めていたサービスを提供してもらえなかったり、オプションを追加していった結果、むしろ高くついてしまったりすることもあります。
もうひとつは、対応の品質です。中には在宅のオペレーターを使って業務を行っている電話代行会社も存在するため、口コミを調べることや、実際に問い合わせをしてみることで会社としての体制を見極めることが重要です。

おわりに

個人事業主から会社を経営している方まで、電話対応の悩みを解消したい方にとって、電話代行サービスは心強い味方になってくれます。人件費を削減しつつ仕事の効率を高め、質の高い対応で会社の信頼度向上も見込むことができて「一石三鳥」とも言えるサービスです。頻繁に電話が掛かってくるのであれば、この機会に利用を検討してみても良いでしょう。