電話代行がおすすめのケースとは

起業したばかりや現場作業が多いなどとくに電話対応が難しい会社では、電話代行の利用がおすすめです。ほかにも、営業電話が多く掛かる会社では、営業電話対策として、電話代行を導入する企業もあります。

人手不足による問題は、電話代行で解決！

更新日：2023.03.31電話代行

近年、多くの会社では人手不足が問題になっています。電話対応が間に合わず着信を取りこぼすと、ビジネスチャンスを逃す恐れもあります。ただ、丁寧に電話対応したくても現実的に難しい場合もあるでしょう。そんな時、電話代行を利用すると問題を解決できるかもしれません。そこで今回は、人手不足が招く数々の問題をふまえ電話代行を導入するとどんなメリットがもたらされるかご紹介します。

1 人手不足が招く数々の問題
2 こんなケースには電話代行がおすすめ
3 経費節約にも利点あり
4 多様な電話対応のスタイルにフィット

人手不足が招く数々の問題

人手不足が引き起こす電話対応にまつわる数々の問題に対し、電話代行であれば解決に貢献できるでしょう。

着信の取りこぼし

人手不足で、とくに問題になるのが着信の取りこぼしです。古くからの取引先、常連のお得意様、新規顧客からのお問い合わせであったなら、大切なビジネスチャンスの喪失につながります。電話の取りこぼしが続けば、それだけ会社の損失もふくらむかもしれません。重要案件の連絡を逃さないためには、電話の受付体制を整えることが大切です。電話代行を利用し必要なだけのオペレーターを配置すれば、取りこぼしの削減を期待できます。

自分の業務に集中できない

人手が足りていない場合、事務員以外の社員が電話対応するケースも増えてきます。作業途中で電話を受けると、なかなか予定通りに業務を進められません。多くの仕事に追われるなか電話対応も引き受けると、自分の業務に集中するのは難しくなります。

業務効率が落ちれば、会社としては望ましくありません。電話対応を専門スタッフに任せられると、社員は業務に集中しやすくなります。社内の業務環境を整えるうえで、電話代行を会社の受付窓口として利用するのは効果的です。

残業が増えストレス蓄積

人手不足の会社では、社員1人あたりの仕事量が多くなることもあります。仕事の配分が業務時間に見合わないと、増えてくるのは残業です。残業だけで追いつかなければ、週末や祝日でも会社を休めなくなるかもしれません。
お問い合わせ対応のため、夜遅くまで会社に残っている社員もいるでしょう。業務負担が重くなるにつれ、ストレスは蓄積していきます。社員の負担を減らし職場にゆとりを取り戻すためにも、電話代行の利用は有効な解決策のひとつと考えられます。

こんなケースには電話代行がおすすめ

起業したばかりや現場作業が多いなどとくに電話対応が難しい会社では、電話代行の利用がおすすめです。

起業したばかりの場合

起業したばかりの時には準備資金がいろいろと必要になり、なかなか金銭面に余裕は生まれません。まだ経営が軌道にのらないなか、人手が足りないと感じていても新規採用するのは簡単ではないでしょう。とはいえ十分な固定客に恵まれていなければ、新規顧客を獲得するため電話対応を怠るわけにはいきません。予算をかけず、きちんと電話を受けたいと考えるなら電話代行はおすすめの選択肢に挙げられます。

現場作業が多い場合

業種によっては、現場作業がメインになる場合もあります。業務時間中でも、現場に出向く機会が多ければ長いことオフィスにとどまってはいられません。静かな事務所で電話対応できないことは、珍しくないと考えられます。
携帯電話を所持して外出すれば、着信の有無は確認可能です。ただ、目の前で作業が進むなかでは会話に専念できないでしょう。電話代行を利用しオペレーターに落ち着いて対応してもらうほうが、電話の用件を聞き間違える恐れがなく安心です。

営業電話を避けたい場合

会社にかかってくる電話は、仕事関係ばかりとは限りません。スタッフが少なく営業電話や間違い電話まですべて自分たちで受けていると、時間の浪費につながります。貴重な業務時間を無駄にしないため、仕事に関係ない電話はできるだけ避けたいところです。

電話代行であれば、そんなニーズにも応えられます。業者によっては、必要な電話だけ会社につなぐサービスを提供しています。弊社の場合、どの様な営業電話であれば取り次ぎ、あるいは断るか応対方法を取捨選択できます。

いろいろな理由から会社での電話対応が難しい場合でも、電話代行を有効活用すれば問題解決を見込めます。

経費節約にも利点あり

電話代行は、新しく人員を雇うよりコストを抑えられるなどの利点もあります。

採用に関わる手続きをカット

新しく人員を雇う場合、まず募集記事の作成が必要です。チラシ広告からサイトへの掲載までスタイルは多種多様ですが、いずれも一定の費用、手間、時間がかかります。応募があれば、日時と場所を決めて面接も実施しなければいけません。電話代行に申し込むと、これらの手続きをカットできます。業者に委託すれば、契約内容にしたがってオペレーターを手配してもらえるためです。大勢の応募者と面接したうえで、誰を採用するか検討する面倒はありません。

人材育成の手間を省ける

新たな採用者は、まだ業務経験が長くない可能性もあります。敬語やビジネストークに不慣れだと、基本的な言葉遣いや社会人としてのマナーの習得も求められるでしょう。円滑に業務を進めてもらうには、ある程度の人材育成を避けて通れません。電話代行のオペレーターは、多くの場合、入社時に新人研修を受けています。実際の業務に臨むのは、電話対応に必須の基本スキルを一通り教わってからです。契約後に改めて指導する必要性はなく、人材育成の手間を省けます。

人件費は利用時間だけ発生

会社で人員を雇うと、業務時間中は人件費が発生します。常に電話がかかってくるわけではなく、手が空いている間は別の仕事を用意しなければいけません。どの仕事をお願いするか考えるのに時間が取られ、その作業手順を説明する手間も増えます。電話代行を申し込むと、人件費が発生するのは利用時間のみです。着信が多くなる時間帯だけ業務を頼めば、余計な経費はかかりません。社員と異なり終日勤務ではなく、電話対応以外の作業を割り振らなくても済みます。

多様な電話対応のスタイルにフィット

業種や企業によって、電話対応のスタイルは一律ではありません。弊社なら、各企業にフィットしたサービスを安心してご利用いただけます。

電話の用件はさまざま

業種が異なれば、電話の用件は違ってきます。不動産業は物件に関するお問い合わせが多くなりますが、弁護士事務所の場合には法律に絡む相談や依頼が中心です。いずれも、会話では専門的な内容を避けられないでしょう。電話代行のオペレーターが対応する際、業界の専門用語に戸惑っていては会話をスムーズに進められません。質問内容を理解できず聞き返していたら、不信感を与える恐れもあります。担当オペレーターは、電話を受ける時に一定の専門性を求められます。

同業でも企業ごとに変わるニーズ

同業であっても、電話対応の方法が同じとは限りません。マーケティング調査で重視する項目やクレーム対応でとくに注意する点に関しては、会社ごとに独自の方針をもっていると考えられます。電話代行を利用したことで、会社の方針が反映されなくなっては意味がないでしょう。マーケティング調査かクレーム処理かに関係なく、電話対応は会社の意向に沿った手順で進められていくのが望ましいといえます。

弊社のサービスは柔軟対応

弊社では、とくに専門性を問われるジャンルにおいて業種別あるいは用途別のサービスを用意しています。不動産業や士業関連にとどまらず担当オペレーターは業界用語に通じているため、専門性の高いお問い合わせでも内容理解に手間取る心配はありません。

ご要望があれば、会社名の名乗り方から外出時の案内の文言までオーダーメイドが可能です。商品・サービスの説明では貴社の意図するところを的確にお伝えし、営業電話の対応方法はニーズに合わせてカスタマイズできます。電話代行を導入すると会社の対応方法と大きな差が生じるのでは、と不安に感じられるかもしれませんが、弊社には多様なスタイルにフィットする柔軟性があるので安心です。