要領よく仕事をこなせる人の共通点とは？

更新日：2022.11.24スタッフブログ

ビジネスの場では、要領よく仕事できると高評価につながります。とはいえ、頭では分かっていても実行に移すのは簡単ではありません。仕事での要領のよさを磨くには、要領の良し悪しの各々に見られる特徴を理解しておくと参考になるでしょう。そこで今回は、ビジネスにおいて要領の良し悪しを分ける特徴、それぞれに伴うメリット・デメリット、要領のよさを高めるコツなどをご紹介します。

1 要領の良し悪しを分ける特徴
- 1.1 要領がよい人の特徴
- 1.2 要領がよくない人の特徴
2 要領の良し悪しに伴うメリット・デメリット
- 2.1 要領のよさに伴うメリット
- 2.2 要領がよくない場合のデメリット
3 要領のよさを高めるコツ
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要領の良し悪しを分ける特徴

ビジネスにおける要領の良し悪しは、仕事の進め方に見られる違いが特徴的です。とくに「事前の計画性」と、「業務全体の流れの把握」は、大きく影響していると考えられます。

要領がよい人の特徴

仕事の要領がよい人は、それぞれの作業を計画的に進めているところが顕著な特徴です。自分の担当業務を手際よく処理している場合、いきなり個々の作業に着手するパターンは滅多に見られません。最初に一通りの業務内容をピックアップし、優先順位などを決めてから取りかかるスタイルが多くを占めます。

どの業務の緊急性が高いかを先に検討し、納期の近い重要案件から順序よく処理していく方式が基本です。時間に余裕があり重要度も低い作業は後に回すため、期日の直前に右往左往する事態は生じません。また、業務全体の流れを把握している点も大きな特徴の一つです。

大勢のメンバーが参加するプロジェクトも十分に全体像を理解していれば、必要があれば自分の業務だけでなく周りのフォローにも回ることができます。結果として職場に要領のよい人員がいると各業務はスムーズに進みやすくなり、仕事の生産性や作業効率の向上につながります。

要領がよくない人の特徴

仕事の要領がよくない人は、事前に計画を立てても予定通りに進められないところが特徴的です。業務を処理する手際がよくない場合も、要領がよい人と同様に、作業手順の予定を最初に考えている例は少なからず知られます。よく見られる問題は、あまり優先順位を検討していない点です。

それぞれの業務の期日や重要性に関係なく順番を決め、納期が近づいてから慌てるパターンは典型的といえます。場合によっては、急に周りから仕事を頼まれると細かい内容まで確認せず即座に着手することもあります。あまりに強い責任感も、要領の悪さにつながる要因の一つです。手に余るほど大量の仕事を抱えた時、「何とか自分で解決しなければ」との思いから周りにサポートを求めない姿勢が目立ちます。

どんな作業を担当するとしても、仕事に対する責任感は大切です。とはいえ、過度なレベルに達すると業務全体の流れが見えにくくなってしまうこともあるでしょう。チームで参加するプロジェクトなどでは、スムーズな進行を妨げることがあります。

要領の良し悪しに伴うメリット・デメリット

ビジネスの場では、要領のよさが信頼感の獲得や収益アップにつながる可能性が高いといえます。これは、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。一方、要領がよくない場合、納期の遅れや過労による各種のトラブルを招くなどのデメリットにつながる可能性が高いといえます。

要領のよさに伴うメリット

要領のよさが企業や職場にもたらす代表的なメリットは、作業効率の向上による信頼感の獲得です。お客様や取引先が注文品の発送や納期を急いだ時、手早い作業で要望通りに業務を完了すると印象はよくなります。期日まで残り時間が短くても納期を守ると、仕事の担当者や企業への信頼感は高まります。

様々な信頼に応え続ければ、商品の注文や業務依頼は増えていくでしょう。お客様の周りや業界内にとどまらず高評価が広まった場合、ビジネスチャンスは拡大すると期待できます。さらに職場全体の生産性アップは、収益増大につながる要素です。作業時間の短縮により人件費を含むコストが節約され、より多くの商品が販売数を伸ばせばトータルの収益高は上昇すると見込めます。

また、要領のよさは、心身の健康を保つうえでも効果的です。日々の業務を予定通りに終わらせ定時で帰宅すれば、ゆっくりプライベートの時間を過ごしながら規則正しい生活を送れるでしょう。

要領がよくない場合のデメリット

仕事の要領がよくない場合、納期の遅れは信頼感の低下を招く大きなデメリットになります。個々の作業を当初の予定通りに進められず最終的な期日に間に合わなくなると、担当者や職場だけでなく企業に対する信頼性まで損なう場合があります。何回か同じミスを繰り返した時は、以後の商品受注や契約更新が難しくなるかもしれません。

仕事に対する評価が落ち込むとともに全体的な収益が減れば、企業にとっては大きな痛手です。ビジネスチャンスを拡大したいと望んでも、評判の低さはマイナスに作用すると考えられます。

納期を守るため夜遅くまで働けば、心身の健康を害する原因です。連日にわたり残業すると肉体的にも精神的にも疲労が蓄積し、徐々にストレスは大きくなります。過労の日々が長引くほど、心身がダメージを受けるリスクは高くなってしまうでしょう。

無理のある働き方で体調を崩し、働けなくなるのはビジネスパーソン自身にとってもデメリットです。現在は国内が少子化傾向にあるため、人手不足は企業にとっても深刻な問題です。要領の悪さをカバーするために過度の労働をするのは、避ける必要があるといえます。

要領のよさを高めるコツ

仕事で要領のよさを高めるコツは、ゴール地点を明確に設定することです。仕上がりのレベルに理想を求め過ぎず、無理のない計画を立てる意識も大切になります。

ゴール地点を明確に設定

あらかじめ各業務のゴール地点を明確に設定しておくと、回り道せず短時間で仕事を完了させるのに効果的です。どこがゴールか最初に分かっていると、何が必要な作業か判断しやすくなります。不必要、あるいは省略しても差し支えない作業には手を出さずに済みます。全体の作業量が減れば、それだけ仕事する時間は短縮できるでしょう。

ゴール地点が曖昧なまま仕事を始めた場合、いろいろな作業に手をつけてしまう傾向が見られます。必要性の有無に関係なく一通り着手すると仕事量は増え、余計な作業にまで時間をとられます。必要な作業を進めているとの自覚があれば他の作業に気をとられることは少ないため、進行中の作業に専念できるでしょう。

理想を求め過ぎない

様々な作業を要領よく進めるには、個々の仕上がりに理想を求め過ぎない意識も大切です。ほとんどの仕事には納期があり、作業できる時間は限られます。期日まで余裕がなければ、完璧に仕上げるのは困難です。理想を求め過ぎると時間が足りなくなり、納期の遅れにつながります。

時間が少ないなかでも問題ないレベルで仕上げるには、及第点をクリアする方法があります。お客様や取引先が納得できる品質に達していれば、完璧な仕上がりでなくても許容してもらえるでしょう。いつでも完璧を心がける姿勢は大切ですが、ビジネスでは納期の都合があるため作業に要する時間を考慮する意識も不可欠になります。