ビジネスメールに不可欠な機能とは？

更新日：2022.04.28スタッフブログ

メールには、「TO・CC・BCC」という機能があります。送信相手がどの様な立場の人かで上手く使い分ける必要があります。その意味をしっかり把握して、スムーズな情報伝達に生かしましょう。今回は、ビジネスメールの必須機能ともいえる「TO・CC・BCC」について説明します。

ビジネスにおいてメールというコミュニティツールは大変重要なものとなっており、使い方をマスターすることはビジネスにおいて必須ともなっています。しっかりと学びましょう。

ビジネスメールに必要なTO・CC・BCCの機能とは

メールの性質によっては、複数の人に送る必要があるかもしれません。その場合、「この人はTO？それともCC？」と迷わないために、それぞれの意味と使い分けについて理解しましょう。

直接やり取りをする相手へは、TOで送ります。基本的に1名で、この人から返信を受け取ることになります。

このメールを共有して欲しい相手がいる場合に用います。複数の人が関わるビジネスで使われる機能です。

こっそり知って欲しい人を指定して送ります。TOやCCの人には、BCCでメールが送られたことが分からない仕組みになっています。

それでは、「TO・CC・BCC」をどんな場面で使うべきか。「TO・CC」と「BCC」と分けてそれぞれ紹介します。

取引先との合同会議が行われるとします。出席者は、それぞれの担当と、会社の上司。参加者に時間と場所を知らせる場合、取引先の担当者をTO、上司に対してはCCで送信します。これでそれぞれの上司にも情報が共有され、返信は担当者1人に任されることになります。

BCCは主に、会社の住所変更などのお知らせを不特定多数の人にメールで送るときに使用されます。BCCは場面が限られていおり、訃報やダイレクトメールやメールマガジンなどで利用されます。

メールを受信した人は、自分以外で誰にメールが送られてきたか分かりません。そのためアドレスが他人に漏れる心配もなく、情報管理のうえでもなくてはならない機能です。

ビジネスメールで大切な「TO・CC・BCC」機能。間違って使ってしまうと大きな信用損失につながります。それぞれの意味を捉えて、的確に使い分ける様にしましょう。

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