営業電話をシャットアウト！自社対応策と電話代行サービス利用のメリット

Q: 外部に依頼できる営業電話対策

１. 自動応答システムの導入 ２. 複数の電話番号を用意 ３. 電話代行の利用

更新日：2024.08.09スタッフブログ

営業電話は、新規顧客やアポイントの獲得を目的に発信される電話です。商品・サービスを案内する手法の一種ですが、企業によっては、着信が多く困るとの声が聞かれます。そんな悩みがある場合、何らかの方法で対策する必要があるでしょう。電話代行は有効な解決策の一つであり、弊社サービスも営業電話対策にご利用いただけます。報告不要な営業電話は基本的に無料で対応いたしますので、出費を抑えながら対応したい方にもおすすめです。そこで今回は、営業電話の概要をふまえ、自社で実施できる対策・外部に依頼できるサービスや電話代行のメリットをご紹介します。

1 営業電話とは
- 1.1 見分け方
- 1.2 インサイドセールス、テレアポとの違い
2 自社で出来る営業電話対策
- 2.1 顧客・取引先の番号を事前登録
- 2.2 不要な営業電話を着信拒否
3 外部に依頼できる営業電話対策
4 営業電話のお悩みは、電話代行サービスにお任せ
5 この記事を読まれている方へのオススメ

営業電話とは

営業電話は、仕事の妨げになるケースが少なくありません。仕事上の電話と区別する場合、見分け方のポイントとして、いくつかの共通点が挙げられます。

見分け方

営業電話は、会話の進め方やトークの内容が、仕事関係の電話と見分けるポイントになるといわれています。通常、営業目的の電話は、最初に社名や個人名を名乗らず一方的に会話を進めるところが大きな特徴です。具体的な用件を説明しないまま、裁量権のある部長や課長とコンタクトを取りたがる傾向があります。

また、多くの場合、トークの内容は画一的です。たいてい、事前に用意されたマニュアルに沿って話を進めているため、対話している感じがなく、事務的な印象を受けやすいと指摘されています。さらに、同じ場所から一斉に発信しているケースが多く、電話口が騒がしくなる特徴も見られます。

インサイドセールス、テレアポとの違い

いくつかの手法がある営業電話のうち、インサイドセールスとテレアポの違いは、営業方法・主な活動目的や担当範囲の差です。インサイドセールスは、一般的に、電話やメールで新規顧客にアプローチする営業活動を指します。主な目的は、新規顧客と中長期的な関係性を構築することであり、アポイントの獲得から将来的な見込みがある顧客の選定などなで担当します。

一方テレアポは、顧客にアプローチする手法が基本的に電話のみです。また、主に新規顧客との商談獲得を目指しており、少しでも多くの顧客とアポイントを取ることが中心的な業務となっています。このように、インサイドセールスとテレアポでは、顧客との継続的な関係まで視野に入れるかアポの獲得を重視するかの違いが見られます。

自社で出来る営業電話対策

企業が社内で取り組める営業電話対策は、顧客・取引先の番号を事前登録する・不要な営業電話を着信拒否するといった方法です。いずれも、仕事に関わる連絡を速やかに受け付け、営業電話をシャットアウトするのに役立ちます。

顧客・取引先の番号を事前登録

営業電話への対策で顧客・取引先の番号を事前登録する方法は、これら以外の着信を区別するのに便利です。仕事で付き合いのある常連客や取引先の電話番号は、事前登録しておくと、連絡が入った時に気づきやすくなります。営業電話か悩まずに済み、安心して電話に出られると考えられます。

また、登録外の番号から電話があった時は、営業電話である可能性を想定したうえで対処できるでしょう。着信番号が登録済みか否かで、電話対応する従業員や応対方法を変える対処が可能になります。ただし、新規顧客と営業電話の番号は未登録となるため、どちらの電話か即座に判断しにくい難点があります。

不要な営業電話を着信拒否

不要な営業電話は、通話を終えた後、着信拒否に設定するのが得策です。営業電話の場合、電話が1度つながった連絡先に、繰り返し発信してくるケースが多いといわれています。そのまま放置すると、同じ発信者から何度も連絡を受けるかもしれません。そんな事態を避けるには、必要ないと判断した営業電話を着信拒否する対応策が有効です。次からは、同じ発信番号による電話が拒否され、再び連絡されても着信対応せずに済みます。

とはいえ、非通知設定の電話は着信拒否できないため、番号非通知の着信には応じないといった対処も求められるでしょう。なお、いずれの方法も、事前の番号登録や通話後の着信拒否が必要です。これらの処置に時間をかけたくない場合、社外のサービスを利用するという選択肢があります。

外部に依頼できる営業電話対策

外部に依頼できる営業電話対策としては、自動応答システムの導入・複数の電話番号を用意・電話代行の利用などが挙げられるでしょう。

自動応答システムの導入

自動応答システムは、電話の着信時に人手をかけず対応できるサービスです。同システムは、着信を受けると、自動で電話対応する仕組みになっています。音声自動応答システム（IVR）やAI自動応答サービスがあり、IVRは、コンピュータ処理で自動の音声案内が流れます。

また、AI自動応答サービスは、AIが通話相手の音声を認識して合成音声で自動的に応答するシステムです。いずれも、問い合わせの内容が定型的であれば、適切に案内・回答できると見込まれます。電話の用件によっては案内・回答の精度が下がるものの、営業電話対策には、十分な効果があると考えられます。

複数の電話番号を用意

複数の電話番号を用意すると、通話相手によって番号を使い分けることが可能です。もともとの電話番号と別途で新しい番号を入手する場合、別の番号を新規契約するほかレンタルする方法があります。新規契約する時はNTTなどに申し込みますが、レンタルサービスは、バーチャルオフィスや電話代行が提供しています。

これらの方法で新しい番号を取得した際、特定の相手にだけ教えれば、もとの番号は一般の問い合わせや営業電話の窓口として区別できるでしょう。新しい番号の通知方法を検討する必要はありますが、事前の番号登録や着信拒否設定の手間は省けます。また、新規の顧客も2回目以降は別の番号に連絡してもらえば、営業電話と混同しなくなると期待できます。

電話代行の利用

電話代行は、電話の着信があった時、依頼者に代わり初期対応するサービスです。実際の業務スタイルは、電話受付に特化する場合から細かいニーズに応えられるものやサービス内容が充実しているケースまで多岐にわたります。近年は、通信手段が発達した影響もあり、メールやチャットに対応しているところも見られます。

また、多くの電話代行は一通りの用件に応対できるため、社内で営業電話に対策する方法として効果的です。ほかにも多彩なメリットがあり、現在はビジネスの場で導入する事例が増えつつあります。なお、具体的なサービス内容は代行会社によって異なるため、自社のニーズに合わせて利用することをおすすめします。

営業電話のお悩みは、電話代行サービスにお任せ

企業で不要な営業電話に悩まされている場合、電話代行は、問題解決に役立つサービスです。具体的には、業務効率の向上やストレス軽減につながると考えられます。

業務効率の向上

業務効率の向上は、電話代行の活用により、営業電話に悩む企業が得られる大きなメリットです。同サービスを企業が導入した場合、職場に電話があった時は、一通り電話代行のオペレーターが着信を受け付けます。電話の用件は通話終了後に報告されるため、社内の従業員が最初から話を聞く必要はありません。また、不要な営業電話はオペレーターが対応するなかで処理し、企業側に報告しないケースが一般的です。仕事と関係ない用件は、電話代行が初期対応する段階でシャットアウトされます。従業員は、不要の営業電話に対応する面倒から解放されるため、本来の担当業務に集中しやすくなると期待できます。

ストレス軽減

電話代行の活用は、営業電話に伴う従業員のストレスを軽減できる点もメリットの一つです。社内の従業員が通常業務と電話対応を担当した場合、不要な営業電話で仕事を止められる可能性があります。仕事が忙しいなか、余計な電話対応に時間を取られれば、ストレスを感じる方は少なくないでしょう。

電話代行は、不要な営業電話をシャットアウトする対策として、企業に貢献できる方法です。従業員が余計な電話対応で時間を浪費せずに済めば、営業電話に対するストレスは軽減すると考えられます。社内で無駄に着信対応するストレスが減った時も、快適に働きやすくなり業務効率は上がるでしょう。

自社に合うサービス選び

代行会社により営業電話の扱い方は一律でありませんが、弊社の場合、セールスや勧誘の電話は報告不要なら月々のコール数に計上されません。着信件数や割合によりますが、原則的にカウントされないため、利用料の節約につながります。自社のニーズをふまえ、どの代行会社を利用するか選ぶ時は、判断材料として「電話代行サービス」を徹底比較！自社に合った電話代行サービスの選び方」が参考になります。

不要な営業電話をシャットアウトする対策やサービスは多々ありますが、電話対応そのものは、企業と顧客・取引先をつなぐ窓口として大切です。B to BとB to Cのいずれにおいても、良好なビジネス関係を構築する手段として重要になるでしょう。丁寧に電話対応しながら上手に営業電話対策すれば、大きな利益に結びつく可能性があります。そのため、営業電話の悩みを解決するには、自社の現状やニーズに合った対策やサービスを選ぶことが望ましいと考えられます。