【留守電／不在着信】折り返し電話のマナー

ビジネスの場では、不在着信があり留守電メッセージが残っていた時など、折り返しの電話が必要になる場面は少なくありません。折り返し電話は〈相手と用件の緊急度〉を手がかりに早めの対応を心がけるのが安心です。そこで今回は、折り返しの電話が必要かどうかについて解説のうえ、電話をかけ直す時の基本マナー・シチュエーション別の対応例や電話代行のメリットをご紹介します。

折り返しの電話は必要？

折り返しの要否とは、〈発信者の立場〉と〈用件の緊急度〉で見きわめるのが目安です。顧客・取引先や急ぎの用件なら早めの折り返しが無難で、社内や急ぎでない場合は相手の都合を優先すると丁寧です。

不在着信があった場合

不在着信の基本対応とは、顧客・取引先からであれば「できるだけ早めに折り返す」ことです。緊急確認やトラブルの可能性を考えると、留守電がなくても先に連絡して行き違いを減らすほうが安心です。

留守電メッセージが残されていた時

留守電対応とは、「原則は折り返し、例外は相手の都合明示がある場合」という順で考えるのがスムーズです。「また改めてご連絡します」は配慮表現のことが多く、折り返して差し支えない一方、忙しさや時間指定が読み取れる場合は、少し時間を置くかメール・チャットに切り替えると親切です。

「電話を折り返す」の使い方

「電話を折り返す」の使い方については、いろいろな意見が示されています。Webサイトの情報では、「電話を受けられなかった時に連絡を入れ直すこと」と説明されるケースが一般的です。基本的に電話をかけた側でなく、受けた側が電話し直す行為を指すといわれています。

ただし、電話を受けた側が連絡するタイミングによっては、「折り返す」が適切とは限りません。すぐに電話を入れるなら問題ありませんが、しばらく時間がかかる場合は適さないと認識されています。「電話を折り返す」の表現は、あらゆる状況で使えるわけではないため、気をつける必要があるでしょう。

折り返しの電話の基本マナー

ビジネスの場で留守電や不在着信に電話を折り返す場合、基本的なマナーを守ることは大切です。

不在着信への折り返し電話に適した表現

不在着信があり電話を折り返す際、相手の印象をよくするのに適した表現は、枕詞やクッション言葉です。折り返しの電話をかける時は、すぐに本題から入ると、相手に失礼と思われる可能性があります。また、「先程、お電話があったようですが」だけでは、配慮に欠けているといえるでしょう。電話の印象をよくするなら、最初に「先程は、お電話に出られず申し訳ありませんでした」と伝え、お詫びの意思を示すのが基本です。

このような表現は、配慮の気持ちが感じられるため、相手と良好な関係性を築くのに役立ちます。適切な枕詞・クッション言葉で好印象を与えられれば、本題の話もスムーズに進めやすくなると考えられます。

留守電へ折り返し連絡する時に使える表現

留守電を受けて折り返し連絡する時も、枕詞やクッション言葉は、前置きとして使える表現です。電話をかけ直した際、「先程は席を外してしまい、失礼いたしました」「会議中で電話に出られず、申し訳ありません」と添えれば、好印象につながります。相手に配慮する姿勢を示すことで、失礼と思われるリスクは減少します。

また、「メッセージの件、承知しました」といった一言で、留守電を確認していると伝えることも重要です。そのうえで具体的な内容に触れていけば、相手も本題について話しやすくなるでしょう。留守電を介した電話は誤解が生じやすいため、会話の進め方に細かく配慮する意識も大切になります。

折り返しの電話を入れる時間帯のマナー

仕事関係で折り返しの電話を入れる際は、こちらから連絡する時間帯にも注意したいところです。ビジネスマナーとして、始業時間の前後・昼食時や終業時間の間際は、電話し直すのに適していません。これらの時間帯は、業務が忙しいか休憩中の場合が多く、連絡がつきにくいためです。折り返しの電話は早めに入れることが望まれますが、連絡の行き違いを避けるには、電話をかけるタイミングにも配慮が求められてきます。

シチュエーション別の対応

留守電や不在着信への折り返しの電話は、連絡し直す状況によって、具体的な対応が変わります。

伝言・メッセージがある場合

折り返し電話する時、伝言・メッセージがあれば、その内容に沿って対応方法を変える必要があるでしょう。

以上のように、伝言内容が簡単でない時は、メッセージを確認のうえ電話を折り返して直接に話すと安心です。また、関連資料を手元に用意しておけば、会話を進めやすくなります。
なお、「折り返しの電話は不要です」との伝言には、メールやチャットで「お電話ありがとうございます。ご用件は承知いたしました」と伝えるだけで十分でしょう。

電話を折り返したが相手が不在

電話を折り返したものの相手が不在であった時は、少し連絡を待つのも選択肢のひとつです。

相手が不在の時、何度も電話し直すと、連絡先の職場に迷惑をかけてしまいます。それに対し、何時まで待つか伝えれば連絡先に余計な迷惑をかけなくて済み、相手とも連絡を取りやすくなると考えられます。
なお、急ぎの用件であれば、先にメールやチャットで都合のよい時間を確認しておくとよいでしょう。その際も、お詫びの一言を添えると、印象はよくなります。

電話を折り返す前に相手から連絡

こちらが電話を折り返す前に、相手から再び連絡が入った時は、マナーをふまえ対応することが大切です。

相手からの再連絡が早かった時は、こちらの不手際を謝罪して電話を折り返す意思があったと伝えれば、対応の遅さから不快に思われるリスクを減らせるでしょう。上記のように、細やかな配慮が感じられる対応は好印象につながり、良好な関係性を築きやすくなります。

電話代行で電話対応の負担軽減

企業・職場で電話対応に伴う負担を軽減するなら、電話代行は、使い勝手のよいサービスとしておすすめできます。

【関連記事はこちら】
>>電話代行とは？

電話代行を利用するメリット

電話代行とは、応答率を上げて折り返し対応の負担を軽くできる実務的な選択肢です。一次受電を専門オペレーターが担うことで取りこぼしが減り（例：弊社は応答率98％以上の実績）、担当者は本業に集中しやすくなり、品質とコストの両面で改善が期待できます。

社内の従業員が席を外している時も、電話代行のオペレーターが着信を受け付けるため、不在着信や留守電メッセージがあり電話を折り返す手間は減らせます。こちらから連絡し直す負担は軽減し、各従業員は業務を効率的に進めやすくなります。

また、基本的に電話代行オペレーターの業務レベルは高品質であり、電話対応を通して顧客満足度を向上するにも効果的です。多くのオペレーターは、きめ細かく丁寧な受け答えを心がけているため、企業のイメージアップにつながると期待できます。さらに電話代行は、人件費を削減する方法としても有用です。必要な人員・設備は代行会社が手配するため、企業側のコスト負担は少なく、経費節減にも役立つと考えられます。

このように、電話代行は、電話対応の負担を軽減できるだけでなく多くのメリットがあるサービスです。そのため、不在着信や留守電の多さに悩まされている時などは、問題解決策としておすすめの方法と考えられます。

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