PDCAサイクルを回して仕事の効率を上げるには

更新日：2023.03.15ビジネス豆知識

昨今のビジネスシーンに欠かせない考え方として、「PDCAサイクル」が挙げられます。これは米国で提唱されたフレームワーク（共通認識や意思決定などの枠組み）の一種ですが、「TOYOTA」や「SoftBank」といった大手国内企業にも導入される、実用性の高い手法です。本記事では、PDCAサイクルの基礎知識とビジネスに取り入れる活用例、上手に回して仕事の効率を上げるコツをご紹介します。

1 PDCAサイクルとは？
2 Plan・Do・Check・Action〜各プロセスの特徴とは？
3 ビジネスシーンにおけるPDCAサイクルの活用例
4 PDCAサイクルを回すメリット
- 4.1 メリット1.やるべきことが明確になる
- 4.2 メリット2.課題が明確になる
5 PDCAサイクルを失敗しないためには

PDCAサイクルとは？

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字を取ったフレームワークのことです。“仮説検証サイクル”とも呼ばれ、4つのプロセスを経て学習と行動を繰り返し、あらかじめ決めた目標（成果）を達成するために用いられます。

PDCAサイクルは、米国の統計学者「ウィリアム・エドワーズ・デミング博士」が1950年代に提唱しました。それ以降、ビジネスシーンにおけるさまざまな業界、分野に取り入れられています。例えば、品質管理の国際基準であるISO9001や、ISO14001にもPDCAサイクルの手法が採用されています。今から50年以上前に生まれた手法ですが、現代ビジネスに欠かせない基本的な考え方です。

Plan・Do・Check・Action〜各プロセスの特徴とは？

PDCAサイクルを構成する「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」といったプロセスについて、具体的に解説します。各プロセスでどういった動き方、考え方をするのか抑えておきましょう。

Plan（計画）

具体的な目標設定に加え、それを達成するためのアクションプランの設定を行います。目標設定は、数字などの指標を用いて誰が見ても分かりやすい内容にします。またプランニングでは、「5W2H」の要素を意識することが大切です。

【5W2Hの構成要素】

□誰が（Who）
□いつ（When）
□どこで（Where）
□何を（What）
□なぜ（Why）
□どのように（How）
□いくらで（How much）

「○月頃までに達成する」などと、曖昧な計画を立てるのは避けましょう。「5W2H」に沿って目標達成までのプロセスを仮説検証し、具体的なアクションプランを検討することが大切です。

Do（実行）

「Plan（計画）」で設定した目標およびアクションプランを達成すべく、具体的な行動に移ります。ただし、PDCAサイクルにおける「Do（実行）」は、計画通りに業務を遂行するだけではありません。「実行した結果、有意義な効果が得られたのか？」「ほかにプランはないか？」と検証するプロセスでもあります。そのため、Doのプロセスでは、以下を意識することが重要となってきます。

□一度にすべての行動を起こさない
□進捗度や結果を細かく記録する
□計画通りにいかない場合も記録する

計画には沿うものの、「様子を見ながら業務を遂行する」といえば、分かりやすいかもしれません。その進捗度や結果、進行中に発生したコストなどは数値化し、細かく記録します。後述の「Check（評価）」で用いる検証データとなりますので、欠かさずまとめておきましょう。

Check（評価）

「Check（評価）」は、「Do（実行）」で得られたデータを評価・分析するプロセスです。具体的には「設定した目標を達成できたか？」「計画通りに実行できたのか？」を評価し、問題がなければ成功要因の分析を、課題が見つかったら失敗要因の分析を行います。成功・失敗に関わらず、その結果を招いた要因を突き詰めることが大切です。

Action（改善）

「Action（改善）」では、「Check（評価）」で分析した成功・失敗要因、検証課題に対する改善策を考えます。大抵の場合、「そのまま計画を続ける」「計画を続けながら一部を改善する」「計画を中止」するの3パターンに分かれます。

今後の動き方が定まったら、再度「Plan（計画）」に戻り、一連のプロセスを繰り返しましょう。ここまでがPDCAサイクルの基本的な流れとなります。一見複雑に思えますが、「目標を達成するために行動と学習を繰り返す」だけのシンプルなフレームワークです。セルフマネジメントメソッドの基礎となる考え方ですので、しっかりと身につけておきましょう。

ビジネスシーンにおけるPDCAサイクルの活用例

ビジネスの現場では、どの様にPDCAサイクルが用いられるのでしょうか。分かりやすい例として、サイト運営が挙げられます。PDCAサイクルの手法をサイト運営に取り入れる場合、各プロセスの具体例は以下となります。

□Plan：目標設定（1ヶ月で100PV達成・毎日1本記事を公開など）
□Do：スケジュールに沿って記事を公開
□Check：1ヶ月間のPV数、計画通りに進んだかなどを評価・分析
□Action：サイト運営の方針変更、改善策の提示・実行

たとえ目標が違えど、Do〜Actionまでのプロセスはほぼ同様です。最初は思う様な結果が出ないかもしれませんが、PDCAサイクルを回し続けるにつれ、サイト運営のノウハウが蓄積されます。それを駆使することで、目標を達成しやすくなるでしょう。

PDCAサイクルを回すメリット

ここでは、PDCAサイクルを回すメリットをご紹介します。

メリット1.やるべきことが明確になる

PDCAサイクルは、最初の「Plan（実行）」プロセスで目標設定を行います。それによって、目標を達成するために「やるべきこと」が明確になります。さらに目標達成・課題解決までの道筋が立つため、具体的な施策も浮かびやすくなるはずです。

ビジネスを成功に導くポイントは、設定目標をコンスタントにクリアすることに尽きます。仮に目標を定めなければ、「何をすべきかが分からない「アクションプランを立てられない」「本来達成すべき成果とのズレが生じた」などの状況に陥るかもしれません。また、目標やアクションプランが決まっていることにより、「自分が組織に何を求められているのか」が分かります。「だからこそやるべきこと」が見えるため、一つひとつの行動に集中しやすくなります。結果、仕事の効率も大きく向上することでしょう。

メリット2.課題が明確になる

PDCAサイクルにおける「Check（評価）」のプロセスを経て、個人あるいは組織が抱える課題が明確になります。例えば、「担当者の業務効率が悪い」という課題が見えたならば、以下の改善策が考えられます。

□リソースの確認と調整
□作業環境の見直し（デバイスの変更・使用ツールの変更など）
□オフィス環境の見直し
□担当者の変更

上記は一例ですが、「どの様に対応すれば成果が上がるのか」を考えなければなりません。それが目標達成を妨げるのであれば、早急な改善が必要です。

PDCAサイクルを失敗しないためには

PDCAサイクルは、以下の点を意識すると効果的に回すことができます。

□目標を数値で示す
□無理ないアクションプランを立てる
□計画通りに実行する
□とにかく継続する

とりわけ「無理のない計画を立てる」と「とにかく継続する」は、多くの組織がおちいりやすい失敗要因です。予め設定した目標に対して、実現可能性の低いアクションプランで臨むのは、得策ではありません。自身やメンバーの業務量との兼ね合いを考慮し、無理のない範囲でアクションプランを検討しましょう。

またPDCAサイクルは、長期運用によって着実に成果を得る手法です。一度のサイクルで期待以上の効果を得られるのは希でしょう。結果的に失敗しても問題ありませんので、長期的にサイクルを回し続けることが、目標達成への近道です。「目標を数値で示す」「計画通りに実行」する点については、先述した通りです。なお、目設定では、5つの成功因子の頭文字を取った“SMARTの法則”を意識すると良いでしょう。