秘書求人に応募！面接対策について

更新日：2023.03.30ビジネス豆知識

企業の役員や政治家、弁護士などには、「秘書」と呼ばれるサポート役がいます。さまざまな業界の多忙を極める人物を陰で支える職業です。上司が仕事をしやすい様に細やかな気配りが必要だったり、機密保持の面で的確な判断力が求められたり、仕事以外にもさまざまな能力が求められます。一般的な事務職ではなかなか体験できない特殊な仕事内容であるため、これからのキャリアにつながる貴重な体験ができる点が魅力です。では、秘書の求人を出している企業では、どんな面接が行われるのでしょうか？面接対策のポイントをご紹介します。

1 秘書の仕事、求められる役割とは？
2 秘書の仕事内容とは？
- 2.1 秘書に求められるスキルとは？
3 面接対策
4 想定される質問

秘書の仕事、求められる役割とは？

秘書の業務は幅が広く、毎日同じ仕事内容というわけでもありません。忙しい上司のスケジュールに合わせて臨機応変な立ち回りが必要となってきます。こちらでは、秘書の具体的な仕事内容と、秘書として働くためにはどのようなスキルが必要なのかをご紹介します。

秘書の仕事内容とは？

秘書の仕事内容は、業種や担当する上司によってもさまざまですが、メインは上司のサポートです。スケジュール管理はもちろん、出張時に利用する交通機関や宿泊施設の手配も秘書の仕事に含まれます。上司宛の電話は、指示にしたがって必要なものだけを取り次ぎ、メールはすべて内容を確認して必要なものだけを報告します。

来客の対応や会議への同席、上司に同行して他社へ訪問する機会もあるかもしれません。秘書の印象は上司に対する印象をも左右するため、身だしなみを整えたり、正しいマナーを身につけたりすることも仕事のひとつといえるでしょう。第一印象をよくする心がけも必要不可欠です。

オフィスの環境整備や整理整頓、情報管理など、上司が気持ちよく円滑に仕事をすすめられる環境を整えることも、秘書の重要な仕事といえます。また会議資料やお礼状など、上司の名前で出す文書の作成や、お中元・お歳暮などを送る手配などの雑務も秘書が執り行います。忙しい上司がスムーズに仕事を行える様に、さまざまな場面でのサポートが求められるのです。

秘書に求められるスキルとは？

秘書になって上司をサポートするためには、高度なビジネスマナーと会社内の事情、業界知識などが必要になってくるため、新卒採用ですぐに秘書になるというケースはあまり一般的ではないようです。基本的な事務処理能力はもちろん、仕事上の機密情報や上司のプライバシーを知る立場になるため、情報保護や機密保持の面でも安心して仕事を任せられる人物が望ましいといえます。一般的には事務職で入社後に経験を積んでから秘書課に異動という流れになりますが、より適性があり経験豊かな秘書を即戦力として外部から採用するケースも少なくありません。

秘書として十分な役割を果たすためには、十分な実務スキルとヒューマンスキル、ビジネスマナーが必要といえるでしょう。秘書の採用で有利になる可能性がある資格としては、「秘書技能検定試験」「CBS(国際秘書)検定」などがあります。これらの資格を事前に取得しておけば、面接で有利になるだけでなく、実務の習得ペースもはやまるでしょう。

面接対策

秘書として活躍するため避けて通れないのが採用試験です。なかでも面接は、採用の鍵を握る重要なポイントとなります。面接官がどの様な点に注目しながら面接を行っているのかをご紹介します。

身だしなみ

面接では、第一印象である程度評価が決まるともいわれています。まずは、笑顔と服装には注意しましょう。社内外の方と対面する機会の多い秘書は、誰にも不快感を与えることのない様な清潔感のある服装が求められます。露出の激しい服や派手なアクセサリーは避け、華美過ぎず上品な服装を意識しましょう。また、秘書の印象はそのまま上司や会社の印象をも左右してしまう可能性があるため、笑顔で対応することも大切です。

言葉遣い

正しい言葉遣いやあいさつなども需要なチェックポイントとなります。秘書は電話対応や来客対応など人と接する機会が多いため、明るいあいさつや正しい言葉遣いは必須条件といえます。質問に対して、自分の考えを簡潔にまとめて分かりやすく伝えられるかなども評価の対象になります。普段から正しい言葉遣いを意識しながら生活することで、とっさの対応力が磨かれるでしょう。

実務スキル・パソコンスキルなどの事務処理能力

面接では、これまでの経験だけではなく、どれほどの量をどれくらいのスピードでこなしていたかなど、具体的なことまで質問される可能性があります。事務処理能力の証明になるエピソードを用意し、できるだけ具体的に伝えられる様に準備しておきましょう。

想定される質問

面接の対策としてやっておきたいのが、質問内容の把握とそれに対する答えを用意しておくことです。秘書の面接で聞かれることの多い質問をいくつかご紹介します。

自己紹介、自己PR

どんな面接でも通常は自己紹介・自己PRからはじまることが多いでしょうが、それは秘書の面接でも同じです。これまでの仕事の実績を交えながら、そこで得たものを秘書の仕事シーンでどう活かそうと考えているかなどを端的にアピールするとよいでしょう。

志望動機

面接官が志望動機を確認する理由は、自社に対する本気度を見極めるためです。応募した企業の情報や求人情報の内容はしっかり把握しておく様にしましょう。自分が働くうえで大切にしていることをベースに、応募先の会社の特色や業務内容を結び付けて話せる様に準備しておくことが大切です。

守秘義務を守れるか

社員には、社内で得た機密情報を漏らしてはならないという守秘義務があります。秘書業務上、特に機密情報に触れる機会が多いため、守秘義務が守れるかどうかを見られている可能性があります。たとえば、前職の上司について質問されたとしても、上司の個人情報も立派な機密情報ですから公表されていること以外は話してはいけません。面接官に不快感を与えない様な回答・回避スキルを身につけておきましょう。

イレギュラー対応

秘書の仕事は、毎日決まった仕事をしていればいいだけのルーティンワークではありません。想定外の出来事が起こった場合の対応力や、いろんなタイプの人ともスムーズにやり取りできる様なコミュニケーション能力が必要です。面接でも、わざと聞こえにくい声で質問して、それに対して感じよく聞き直せるかどうかなど、イレギュラーな場面での対応力を見られる可能性があります。「理解不足で申し訳ありませんが、もう一度ご質問をお願いできますでしょうか？」など、不親切な質問に対しても動揺したり不快な表情を見せたりせずに、うまく対応できる様に心構えをしておきましょう。

秘書の仕事は、基本的なスキルやビジネスマナー以外にも、細やかな気遣いや臨機応変な対応力など、さまざまなスキルが必要であるといえます。あくまでも上司の補佐役であり、走り回ることも多いため、決して華やかな職業であるとはいい切れませんが、上司にその仕事ぶりを感謝されることにやりがいを感じるという方も少なくありません。また、秘書の仕事は上司との相性も大切です。上司によって秘書に求める条件はさまざまで、秘書にどんどん仕切ってほしいという方もいれば、指示したことを着実にこなしてくれる秘書を望む上司もいます。どんなタイプを求められても、柔軟に対応できるスキルを身につければ、活躍の場もおおいに広がるでしょう。