説得力ある社内文書を書く方法

更新日：2022.10.31スタッフブログ

社内文書は、ただ分かりやすいだけでは不十分です。いかに引き込み、説得力を持たせるかも大事。「文章が苦手」「書くのが嫌い」という方でも、3つの点を押さえるだけで文章のレベルが向上します。今回は、社内向けビジネス文書を書くコツをご紹介します。

1 文章を書くポイントは客観的な視点を持つこと

文章を書くポイントは客観的な視点を持つこと

簡潔に、コンパクトにまとめる

長い文章は、読むのも書くのも大変です。1つの文章が長くなればなるほど、主語と述語の関係が曖昧になったり、文意が掴みにくくなったりします。文章が長くなりそうになれば、適度なところで区切り、コンパクトなセンテンスで分かりやすく伝える工夫を心がけたいものです。

また、曖昧な表現が多くなると、文章の説得力もそれだけ失われてしまいます。常に、「この表現で上手く伝わるだろうか」と客観的な視点を持って書くと、バランスのとれたよい文章に近づけます。

ポイントを絞る

書きたいことを思いつくまま並べてしまうと、全体的に散漫になってしまいます。情報量の多い文章は読む側もエネルギーを使い、集中力も続きません。

書きたいことや伝えたいことがいくら多くても、実際に文章で伝えることは3つまで。これを念頭に置いて書いてください。ポイントが3つ揃っている文書はよく整理されていて、見た目も分かりやすく、きれいにまとまっています。読み手としても、これくらいの分量と情報量だとありがたいです。書くべきことが見つからない時は無理に増やす必要はありませんが、多くなる場合はなるべくポイントを3つまでに絞る工夫を心がけて下さい。

読み手の心情を考えながら書く

社内文書は、読み手がいてはじめて成立します。言葉や表現、文書全体のデザインなど、独りよがりになっていないか、常に注意しながら書くのが鉄則です。「読み手の心情が分からない」というのであれば、誰かに読んでもらって感想を聞いてみるのもいいでしょう。自分では気づかなかった問題点が見え、さらに磨きのかかったいい社内文書になるでしょう。

文章を短く書くことも、ポイントを絞ることも、「読み手のことを考えて書く」につながってきます。長い文章を読むのは疲れますし、全体のバランスを考える工夫も大切。読み手の心情をイメージして書くだけで、説得力ある社内文書に近づきます。