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ビジネスメールの心がけたい3ステップと、やってはいけないこと

 

先般、「ビジネスメールを上手に使いこなすコツとは?」という題目で、件名や締めの「コツ」についてご紹介しましたが、今日はビジネスメールについて、また違った角度から紹介したいと思います。

ビジネスメールを使いこなす男性

ビジネスメールは3ステップを意識しよう

仕事ができる人は、メールの送り方も達者です。メールの送り方や文章の書き方一つで、取引先や顧客が抱く印象は変わります。例えば、相手に負担のかからないメールの送り方を心がけるだけでも、好感度はアップすると思います。ビジネスメールの理想は、スピーディーにやり取りを完結させる“3ステップ”です。まずは、この“3ステップ”について説明します。

相手の返信は1回で終わるイメージで

こちらから何か連絡事項を伝える場合は、「相手からの返信は1回で終わらせる」3ステップが理想です。A(あなた)→B(相手)→A(あなた)というふうに、3段階で終わる様なメールを心がければ、連絡事項もスムーズに伝わり、業務の効率化が期待できます。

なかなか意思疎通が合わず、何回もメールのやり取りを繰り返していれば、その分時間を取られて業務に支障をきたす可能性もあります。「メールを送る回数は少ないほどよい」、この点を意識してメールの文章を作成する必要があるのです。

具体的な情報を入れる

メールによって連絡を迅速に済ませるには、“情報を具体的に明示する”ことが大切です。例えば、取引先と打ち合わせの約束をする場合、最初のメールが、「打ち合わせはいつにしましょう?」という内容であったら、どんな返信がくるでしょうか?

B「10月20日でお願いします」
A「では、10月20日の何時にしましょう?」
B「午前中でお願いします」
A「申し訳ございません。あいにく午前中はスケジュールが埋まっており、お伺いできません」
B「それでは10月21日に変更してもらって、午後の1時に設定してもらうと助かります」
A「承知致しました。その時間であれば問題ございません。場所はどこにしましょう?」…

こんな感じで何度もメールを繰り返していては、先方もうんざりするでしょう。簡潔に済ませるのであれば、最初のメールで具体的な日時と場所をこちらから指定すれば良いのです。そうすれば、もっとスピーディにやり取りできるはずです。

A「今度の打ち合わせは、弊社内にて、10月21日の午後からでも大丈夫ですか?」
B「はい、午後の1時からで問題ありません。お願いします」
A「承知致しました。当日は宜しくお願いします」

これが理想の“3ステップ”のメールです。ビジネスメールは簡潔スピーディが基本と心得え、業務の効率アップを図りましょう。

これだけはやってはいけないビジネスメール

現代社会、メールの基本を抑えることはビジネスマンとしてのマナーでもあります。それと同時に、マナー違反のメールの使用は、社会人として失格の烙印を押されるだけでなく、企業の信頼にも深く関わってきます。次に、“これだけはやってはいけないビジネスメール”を紹介します。

公私混同メール

食事の誘いやデートの約束、または家族への連絡など、プライベートの連絡を会社のパソコンを使いメールで伝えるのは、もちろんNGです。会社だと通信費がかからず、お手軽かもしれませんが、社会人としてマナー違反であり業務違反でもあるでしょう。まともな自覚さえ備えていれば、こうした非常識な行為は取らないはずです。

また、取引先の担当と親しくなったからといって絵文字や顔文字を使ったり、砕けた表現を用いたりするのもいけません。いくら個人的に親しいとはいえ、組織の一員という公の立場を忘れずに、節度を保ったメールを心がけて下さい。

読めない文字は送らない

パソコンメールには、「読めない文字」があることをご存じでしょうか。使用しているパソコン環境によっては、メールで送られても文字化けして文字が読めない場合があります。こうした文字を、「機種依存文字」といいます。

つい使ってしまいがちな機種依存文字としては、丸付き数字や記号などが挙げられます。また、旧字や普段使わない特殊な漢字なども文字化けする恐れがあります。変換する際に「機種依存文字」として表示されることもあるため、これらの文字や記号はできるだけ使用を避ける様にして下さい。

メールの返信忘れ

ビジネスでもプライベートでも、送られたメールに対しては、きちんと返信するのがマナーです。ビジネスメールではとくに、返信忘れや遅れはそのまま会社の評価につながります。あなたの単純なミスで会社の信頼を低下させてしまったら、多くの社員に迷惑をかけてしまうことを忘れない様にして下さい。「メールの返信をつい忘れてしまう」という人は、忘れない様にチェックボックスに印を入れるなど、忘れないための工夫を心がけましょう。

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