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営業時間外に掛かってくる電話の対応はどうする?

営業時間外に掛かってくる電話の対応はどうする?

営業時間外にかかってくる電話対応はどのようにしていらっしゃるでしょうか。多くの会社では留守番電話にしていたり、営業時間外の自動応答メッセージが流れる設定にしていたりするかと思いますが、業種によっては時間外の電話対応をしたほうが良い場合もあります。ここでは、営業時間外にかかってくる電話対応についてご紹介いたします。

営業時間外の電話は対応すべき?

まず、営業時間外の電話には対応すべきなのでしょうか。一般的には対応しなければならない義務はなく、営業時間外に電話に出なくても法律に触れることはありません。営業時間外に電話を対応するということは、スタッフの人件費などがかさむ心配もありますし、残業で仕事をしなければならないのに電話対応に手を取られ、本来の業務に支障が出るケースも考えられます。翌日でも対応できるような内容が多いのであれば、あえて営業時間外の電話対応をする必要はないでしょう。

しかし、業種によっては対応したほうが良い場合もあります、例えば、葬祭や修理業務など、24時間対応しなければ顧客を取り逃がしてしまう可能性があるケースや、通販サイトの運営などで夜間に問い合わせが多いケースなどは、営業時間外に電話を取ったほうが有利な場合もあります。自社の業務体系に合わせて営業時間外の電話対応を決めましょう。

営業時間外に電話がかかってくる場合の対処法

営業時間外に電話がかかってきた際には、主に3つの方法で対処させます。最もやってはいけないのが、呼び出しのまま放置するケースで、相手からも「スタッフが不在かどうかですらわからない」と不安にさせてしまいます。以下の3つの方法を考えましょう。

営業時間外は留守番電話に切り替える

多くの会社でも採用している方法です。「ありがとうございます、○○商事でございます。誠に申し訳ありませんが、本日の営業は終了いたしました……」という応答メッセージを流す方法です。相手のメッセージは録音できず、一方的に電話が切れる方法にしている会社が多いですが、業務形態によってはメッセージを録音する方式にしておいても良いでしょう。

電話転送機能を利用する

電話転送機能を利用すれば、事務所にかかってきた電話を自宅や携帯電話に転送することができます。事務所にスタッフを配置せずに電話を取ることもできますが、プライベートな時間が拘束されたり、状況によっては電話に出られなかったりするケースも発生するので要注意です。一人や数人で事業を行っているような業務形態には有効と言えます。

電話代行サービスを利用する

留守番電話ではせっかくの新規顧客を取り逃がしてしまったり、トラブルの対処に時間がかかってしまったりすることもあります。また電話転送ではいつでも電話に出られるような体制を整えておかなければいけません。電話代行サービスを利用するとことで、まるで事務所のスタッフが受け答えしているような柔軟な電話対応が実現できます。電話番を事務所に常駐させる必要もありませんし、電話内容に応じて担当者に電話やメールが届くため、内容を確認したうえでかけ返すこともできるので、安心して利用できます。

このように営業時間外の電話対応は、業種形態によっては有利に働く場合があるものの、スタッフの配置によるコストや業務負荷が問題になっているケースも発生しています。顧客満足度を向上するためにもぜひ電話代行サービスを利用し、さらなる会社の発展につなげてみてはいかがでしょう。

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当社のサービス内容や料金について、担当スタッフが丁寧にご案内いたします。どんな些細なことでもお気軽にお問い合わせ下さいませ。

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