内線電話のかけ方は？使い方やマナーを例文つきで解説

内線電話は、社内でのスムーズな連絡や確認を可能にする、ビジネスの基本ツールです。部署間のやり取りや上司・同僚への連絡など、外線を使わずに素早く連絡を取れるため、多くの企業が導入しています。しかし、昨今の内線電話は多機能になっている一方で、使い方を覚えるのに苦労するとの声が少なくありません。また、近年では在宅勤務や拠点の分散化により、内線対応に不安を抱える企業も増えています。効率的でミスのない電話対応を実現し、社内の業務負担を軽減するために、内線の一次受付を電話代行に任せるという方法もおすすめです。この機会に、実際の内線電話のかけ方やマナーを確認しておけば、ビジネスシーンで大いに役立つでしょう。そこで本記事では、内線電話の仕組みや使い方を解説し、内線電話のかけ方やマナーを具体的な例文つきでご紹介します
。

内線電話のかけ方【基本編】

近年は、PBXが多機能になり、固定電話以外の通信機器も内線化されているケースが見られます。昨今の状況をふまえた場合、固定電話やスマホによる内線電話のかけ方やマナーを理解しておくと安心でしょう。

社内から内線をかける方法

社内の固定電話で内線をかける時は、多くの場合、最初に内線ボタンを押します。一般的に固定電話は、公共用の外線に接続されています。この状態で内線番号を発信しても、内線用の回線にはつながりません。

そのため、接続先を内線へ切り替えるには、内線ボタンを押す必要が出てきます。電話機を内線用の回線につないだ後は、発信先の番号をダイヤルすると、内線から電話をかけることが可能です。 この状態で相手側が着信を受ければ、内線電話同士で通話できます。

スマホから内線をかける方法

スマホによる内線電話のかけ方は、使用する端末が内線化されているかどうかで変わります。使用端末が内線化されている場合、固定電話と同じく、通常は内線用の回線へ接続する操作が必要です。内線につながった状態であれば、内線番号を押すことで、別の内線電話に発信できます。

一方、スマホ端末が内線化されていない時は、内線電話に発信する時も外線番号へのダイヤルが必要です。具体的には、外線用の代表番号＋ポーズコマンド（＊など）＋内線番号で発信すると、内線電話にかけられます。スマホから外線経由で内線にかける場合、ポーズコマンドは「＊」以外も使われているため、どのマークが選ばれているかを事前に確認しておくとよいでしょう。

外線から内線にかける方法

社外や取引先など、外線から内線に電話をかける場合は、まず「代表番号（外線番号）」に発信し、音声ガイダンスや担当者の案内に従って内線番号を入力します。企業によっては自動音声で「○○の担当者につながる場合は、内線番号を押してください」と案内されるケースもあります。この際、内線番号の入力タイミングを誤ると接続がうまくいかないことがあるため、ガイダンスが終わってから入力するのが基本です。

また、代表番号を経由せずに内線へ直接つながる「直通番号」を導入している企業もあります。この場合は、外線からでも担当者直通の番号にかけられるため、やり取りがよりスムーズになります。どの方式が採用されているかは、社内の電話システム設定によって異なるため、事前に確認しておくと安心です。

内線電話のかけ方【応用・マナー編】

内線電話は、単に相手につながればよいというものではなく、ビジネスコミュニケーションの一部として適切なマナーが求められます。ここでは、内線電話をより円滑に活用するための応用的なかけ方や、知っておきたいマナーのポイントを具体的な例文とともに紹介します。

内線電話をかける時のマナー

固定電話やスマホから内線電話をかける時も、外線での通話と同様、マナーを守ることは大切です。次の3点は、いつでも心がけたい基本マナーとして知られています。

• 部署名・氏名の明示
• 応対者の確認
• 用件の簡潔な説明

仕事関係で電話する場合、外線か内線かを問わず、最初に部署名や氏名を告げるのは必須のビジネスマナーです。相手が親しい間柄でも、自分の所属とフルネームを明確に伝えましょう。最初の挨拶を終えたら、電話の応対者が誰であるか確認します。目的外の人物が着信を受けている可能性もあるため、相手の確認も欠かせません。

受信者が目的の人物でない時は、電話を替わってもらいます。目的の人物が電話に出てくれた場合、用件を簡潔に説明します。相手に時間があるとは限らないため、手短に話を済ませる意識は大切です。また、用件を伝え終わった後は、挨拶をして速やかに電話を切りましょう。

内線をかける時・受ける場合の例文

以下に、参考として、内線電話をかける時・受ける場合の具体例をご紹介します。

内線をかける時も受ける場合も、以上のように通話を進めれば失礼にならず、好印象につながると考えられます。

【関連記事はこちら】
>>電話取次担当者を導入するメリット

内線電話の基本知識

内線電話は、電話の交換機に内線用の電話回線をつなぐことで、外線を経由せずに通話できるタイプの電話機です。

内線電話の仕組み

基本的に内線電話は、内線通話用の交換機と通信回線により電話の回線網が構築される仕組みです。交換機は、電話回線が接続できる機器を指します。もともと、交換機と電話機を専用回線につなぐと、内線通話が可能になる構造でした。その後、改良が加えられ、構内交換機（PBX）は外線から内線へ切り替えられるようになります。

また、内線電話は、個別に内線番号が割り振られるところも特徴的です。内線番号を使えば専用回線に電話がつながり、公共の電話回線に接続しないため、通話料金は発生しません。最近は、ネット上に交換機を設置するクラウド型のサービスも登場し、パソコンやスマホの内線化も容易になっています。

設置方法や使い方

内線電話は、通常、構内交換機（PBX）と内線用の電話回線があれば設置可能です。オフィスに内線網を構築する時は、まずPBXを設置し、同機器に接続した専用回線を電話機につなぎます。その後、PBXとつながった電話機に内線番号を割り振ると、設置作業は完了します。内線電話の使い方は、外線電話やスマホと大きく変わりません。所定の番号にかければ、内線経由で発信できます。

外線で着信を受けた時、内線番号を使うと内線網で通話できる点は、公共の電話回線のみにつながる外線電話との大きな違いです。そのため、それぞれの電話機に割り当てられた内線番号を把握しておけば、内線電話をかけられます。

主な機能

内線電話の主な機能は、以下の4つといわれています。

通話機能

通話機能は、他の電話機と外線や内線で音声通話できる機能です。外線からの着信を内線電話に取り次ぐ時は、PBXが切り替え作業を行います。

保留・転送機能

保留・転送機能は、電話がかかってきた時に受信した電話機を保留し、内線電話に転送する機能です。

パーク保留

パーク保留は、受信中の回線を保留して別の電話機と通話できるようにする仕組みを指します。

自動音声応答

自動音声応答は、電話の着信があった時、自動で音声案内が流れるシステムです。この機能は、外線電話の留守録機能に近いといえます。

以上の機能をビジネスの場で活用すれば、仕事関係の電話対応はスムーズに処理しやすくなるでしょう。

内線電話に関するよくある質問

社内での連絡をスムーズに行ううえで便利な内線電話ですが、スマホとの接続方法や番号の仕組みなど、意外と知られていない点も多くあります。ここでは、よく寄せられる質問に対して、一般的な回答をまとめました。

Q. iPhoneから内線への電話のかけ方は？

A. iPhoneが社内の内線システム（PBXやビジネスフォンアプリなど）に登録されている場合は、専用アプリを起動し、相手の内線番号を入力することで発信できます。登録されていない場合は、外線を経由して代表番号+＊（アスタリスク）＋内線番号の入力が必要です。iPhoneの場合は、代表番号入力後「＊」を長押しし、「，（コンマ）」が表示された後に内線番号を入力して通話ボタンを押すことで発信できます。

Q. 代表電話から内線へ繋いでもらう具体的な方法は？

A. 外部から代表電話を通じて内線にかける場合、まず代表番号（外線番号）に発信し、音声ガイダンスや受付担当者の案内に従って内線番号を入力します。自動音声案内を採用していない企業では、代表番号にかけた際に受付担当者へ「○○さん（または○○部署）につないでください」と伝える方法が一般的です。

Q. 内線番号のルールは？

A. 内線番号は、社内での通話を効率化するために設定された短縮番号で、企業や拠点によって桁数や割り当て方が異なります。たとえば、部署ごとに「1から始まる番号は営業部」「2から始まる番号は総務部」といったルールで統一されるケースが多いです。新しい内線番号が付与された際は、内線一覧表や社内ディレクトリで最新情報を確認しておくと安心です。

内線電話は、社内の連携を支える欠かせないツールとして多くの企業で取り入れられています。正しいかけ方やマナーを理解しておくことで、業務の効率化だけでなく、相手に好印象を与えるスムーズなやり取りが可能になります。

一方で、社内での電話対応に負担を感じる企業も少なくありません。そんな時は、内線の一次受付を電話代行に任せる方法が有効です。電話代行を利用すれば、人件費や教育コストを削減しながら、プロのオペレーターによる丁寧な応対で顧客満足度を高めることができます。

社内の電話対応体制を見直したい、あるいは内線電話の運用に不安を感じている場合は、ぜひ電話代行サービスの導入を検討してみてください。業務効率の向上と安心の電話対応、どちらも実現できるはずです。

【関連記事はこちら】>>人手不足解消の近道に電話代行が有効な理由

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