人事部の繁忙期は電話代行の活用で乗り切ろう

Q: 人事部の繁忙期を解決する方法

１. 職場の現状を見直す ２. 業務効率化につながるツール ３. 電話代行を活用するメリット

更新日：2024.09.19電話代行

人事部は、1年を通して数回の繁忙期があるといわれる部署です。繁忙期に入った時は、他の部署と同様、さまざまな問題に見舞われるといわれています。年間に何度も繁忙期の問題で悩まされている場合、適切に対策する必要があると考えられます。職場が電話対応に追われて本来の仕事に手が回らないなら、問題の解決策として電話代行を導入することがおすすめです。そこで今回は、人事部の繁忙期について解説し、この時期に起こる問題や問題解決に役立つ方法をご紹介します。

1 人事部の繁忙期はいつ？
- 1.1 人事部の年間スケジュール・主な繁忙期
- 1.2 人事部が忙しくなりやすい理由
2 人事部が繁忙期になると起こる問題
3 人事部の繁忙期を解決する方法
4 この記事を読まれている方へのオススメ

人事部の繁忙期はいつ？

人事部の繁忙期については、「主に1月～3月」「3月～7月と12月」「9月～11月」など、さまざまな意見が聞かれます。

人事部の年間スケジュール・主な繁忙期

一般的に見られる人事部の年間スケジュールを示すと、次の通りです。

3月～5月

3月～5月は、新卒向けの広報活動・入社式や中途採用者の選考・内定が行われる時期です。3月は新卒に向けた広報活動が解禁となり、企業説明会や就職イベントが実施されます。4月は入社式や新人研修が開催され、３～5月にかけては中途採用に関する選考や内定作業も進められていきます。

6月～8月

6月～8月は、新卒採用者の選考・内定作業が進められ、夏季のインターンシップが実施される期間です。新卒者の選考作業は6月に解禁されるため、企業の採用活動は本格化します。また、7月～8月にわたり学生が夏季休業に入ると、夏季のインターンシップが始まります。

9月～11月

9月～11月は、新卒採用者の内定式が開かれ、企業によっては秋季のインターンシップが行われるシーズンです。この時期は、中小企業やベンチャー企業でインターンシップを実施する傾向があります。また、3月～5月に続き、中途採用の選考・内定も活発化するといわれる期間です。

12月～2月

12月～2月は、新卒社員や中途採用者の受入れ準備を進め、次年度の採用計画を検討する頃合です。新人を受け入れる準備作業では、入社時の研修内容を考案し、各部署が連携しながら研修資料を作成します。同時に、新たな採用計画を立て、予算の調整・求人広告の作成・企業説明会の準備にも取りかかります。

また、3月は年度末決算を行う企業が多いでしょう。それに伴い、3月～4月は従業員の査定・昇給、6月～7月は社会保険料の算定、12月は年末調整が必要になります。以上のような状況から、人事部は、3月～6月頃の採用活動・4月の新人対応と年度末決算に向けた3月～4月・6月～7月・12月の業務で年5回は多忙になると認識されています。

人事部が忙しくなりやすい理由

多くの企業で人事部が忙しくなりやすい理由は、業務範囲が広いうえ個人情報に対する責任が伴うためです。人事部の業務内容は、新卒者や転職者の選考・採用から内定者のフォロー・新人への対応や従業員の査定・評価まで広範囲に及びます。昨今は人手不足が深刻になり、これまで以上に1人あたりの業務量は増えたといわれています。

また、求職者や内定者・従業員の個人情報を取り扱う立場にあり、情報管理に対する責任は軽くありません。各種情報を安全に管理する必要から、常に細心の注意を払うことが求められます。人事部は、基本的に膨大な業務を抱えており情報管理も怠れないため、多忙になる傾向が見られます。

人事部が繁忙期になると起こる問題

人事部が繁忙期になると起こる問題は、仕事が回らない・残業や長時間労働を招く・ストレスがたまるといった事態です。

仕事が回らない

人事部が繁忙期になった場合、業務量の多さや人手不足の影響により、仕事が回らなくなりがちです。繁忙期の人事部は、新人の採用活動や従業員の査定といった作業が加わり、業務量は普段以上に多くなります。それでも、労働力が減少し続けるなか、すぐに人手を増やせるとは限りません。人事関係の業務が増えても、必要な労働力を補充できないケースは多く、仕事が滞る事態につながっています。

残業や長時間労働を招く

人事部の仕事量が増加し、人手不足に見舞われた場合、残業や長時間労働を招く原因になります。企業が十分な人手を補充できない時、社内業務を予定通りに進めることは難しくなるでしょう。一方、多くの業務には納期や期日があり、原則として仕事の遅れは認められません。人手が少ないなか仕事の期日が迫り、時間的に余裕がなくなれば、残業や長時間労働は避けられなくなると考えられます。

ストレスがたまる

人事部で残業や長時間労働が続いた場合、従業員のストレスは徐々にたまっていくでしょう。通常の就業時間が過ぎても勤務を継続すると、肉体的・精神的な負担は大きくなります。時間外勤務や長時間労働が何日間も連続した際、心身にストレスが蓄積するケースは少なくありません。このような状況を企業が放置すれば、従業員は業務負担の大きな就業環境に不満を抱く可能性があります。

職場の離職率が上がる

職場の就業環境が厳しく感じられ、多くの従業員が不満を抱くと、離職率が上がる事態にもつながりがちです。従業員が大きなストレスや職場に対する不満を感じた場合、仕事のモチベーションは下がる傾向があります。また、心身に不調が出てくると、勤務を継続できなくなるかもしれません。

いずれにしても、仕事のストレスや職場への不満感は、従業員の離職につながるケースが目立ちます。これらの問題に対処する場合、何らかの方法で人事部の業務負担を軽減する必要があるでしょう。

人事部の繁忙期を解決する方法

人事部の繁忙期を解決する対策としては、職場の現状を見直したうえでデジタルツールや電話代行を活用するといった方法がおすすめです。

職場の現状を見直す

繁忙期に人事部の仕事が滞りやすい場合、職場の現状を見直すと、問題を解決するのに効果があります。具体的に目を向けたいチェック項目は、業務フローや年間スケジュールです。業務フローが明確でなく、多くの業務が一部の従業員に集中している場合、作業手順を可視化すると従業員全体に分配しやすくなります。

年間スケジュールの見直しは、業務日程が過密になっていないか確認するうえで重要です。企業説明会や採用面接の予定が短期間に詰め込まれている時は、スケジュールの変更が望まれるでしょう。職場の現状を見直し、業務フローや年間スケジュールを改善すれば、快適な就業環境の構築につながると見込まれます。

業務効率化につながるツール

従業員の業務量が多い場合、各自で管理ツールを活用すると、業務の進捗状況を確認しながら仕事を進めるのに便利です。また、採用管理システムは、求職者の情報や面接日程を社内で一括管理できます。職場内のコミュニケーションに問題が見られる場合、チャットツールを導入するとよいでしょう。

他には、ファイル共有ツールや名刺管理ツールも、人事部の業務効率化に役立つといわれています。これらのツールを上手に活用すれば、人事部の業務負担は軽減し、従業員の定着率は向上すると期待できます。

電話代行を活用するメリット

人事部で電話代行を活用した場合、電話対応に伴う負担を省けるところが大きなメリットです。電話代行は、職場にかかってきた電話の一次対応を行うサービスです。発信者の氏名や電話の用件は、代行会社のオペレーターが確認します。着信時の初期対応を代行会社に任せられるため、従業員は担当業務に専念しやすくなります。

また、迷惑電話を避けられるところも、電話代行の活用がもたらすメリットのひとつです。いたずら電話や間違い電話は代行会社が対処するため、従業員は不要な電話で仕事を妨げられずに済むでしょう。電話代行が着信時に一次対応することで従業員が働きやすくなれば、人事部の業務効率は上がると考えられます。そのため、繁忙期の人事部が電話対応に追われ仕事に専念しにくい時などは、電話代行の活用をおすすめします。