話の内容を分かりやすく伝えられる方法です。最初に結論を述べることで、自分の考えを明確に示せる特徴があります。話したい内容が混乱しやすい場合、P（結論）、R（理由）、E（具体例）の3つを頭のなかで分類します。加えて、話す順番を意識することもポイントです。

電話対応で使える！PREP話法とは？

Q: 主なメリット・デメリット

１. 話の説得力が増す ２. 短時間で的確に意見伝達 ３. 文書作成もスムーズに ４. デメリットに注意

更新日：2024.03.15電話代行

PREP話法は、話の分かりやすさを重視した話し方です。基本的な使い方を理解しておくと、自分の考えや意見を明確に伝えるのに役立ちます。また、職場で電話対応する時に活用できるのもメリットです。電話での商品案内やクレーム処理が苦手でも、この話法を習得すれば通話のスキルが上達するかもしれません。そこで今回はPREP話法の概要を解説し、主なメリットや電話対応での活用方法をご紹介します。

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1 PREP話法の概要
2 主なメリット・デメリット
3 電話対応での活用方法
4 この記事を読まれている方へのオススメ

PREP話法の概要

PREP話法は、話の内容を分かりやすく伝えられる方法です。最初に結論を述べることで、自分の考えを明確に示せる特徴があります。

基本的な流れ

PREP話法を用いた表現は、基本的にPoint（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の流れで展開します。最初のPは、Pointの頭文字です。結論や要点を意味し、話の冒頭で自分が何を伝えたいか明示します。次のRは、理由や根拠を意味するReasonの略です。最初に述べた結論について、その考えや意見に到達した経緯を説明します。

3番目のE（Exampleの略）は、具体的な事例やデータを示す段階です。ここまでの内容を客観的な情報で裏付け、話の説得力を高めます。最後のPは、最初と同じく結論のPです。改めて自分の意見を伝え、話を締めくくります。最初に結論から入り、その理由や具体例を示してから再び自分の考えを強調することで話が分かりやすくなると考えられています。

PREP話法のコツ

PREP話法のやり方を学んでも、簡単に使いこなせるわけではありません。日頃の練習が必要になります。とくに意識したい大切なコツは、何を話すか頭のなかで整理することです。

会議やプレゼンテーションなどで話す際に、自分の考えや情報を整理するよう心がけましょう。話したい内容が混乱しやすい場合、P（結論）、R（理由）、E（具体例）の3つを頭のなかで分類します。加えて、話す順番を意識することもポイントです。

普段から話したい内容の情報を整理するとともに、話の流れも考える癖をつけると良いでしょう。トレーニングを繰り返せば、簡潔かつ論理的に話すスキルの向上につながります。

効果的な練習方法

まだPREP話法に慣れていない場合、さまざまな情報を頭のなかだけで整理するのは難しいと考えられます。そんな時は、一通りの内容を紙に書くことがおすすめです。紙面に書くことで、話したいことが明確に見えるようになります。頭で考えるだけより簡単に整理できるでしょう。

また、練習の頻度が少ないと、なかなか効果が現れないこともあります。1日3回程度を目安にトレーニングしてみましょう。職場の会議にとどまらず、同僚との会話や上司への報告などでPREP話法を試みると、徐々にスピードもアップすると見込まれます。すぐに成功するとは限りませんが、練習を続けてスキルの上達を目指すことが大切です。

主なメリット・デメリット

PREP話法の主なメリットは、話の説得力が増すところです。短時間で的確に意見を伝えられるうえ、文書作成もスムーズになるケースが見られます。ただ、すべての会話に応用できないデメリットなどが伴います。

話の説得力が増す

ビジネスシーンでPREP話法を用いると、自分の考えや意見の説得力を増す効果が期待できます。PREP話法では、まず結論から入るため、聞き手はゴール地点を明確に把握できます。そのうえで理由や裏付けとなる具体的な事実や客観的なデータを示すと、話に論理性が生まれ、説得力が増します。

その後に再び結論を再び主張する流れも、何を伝えたいか理解してもらうのに効果的です。最後は理由やデータをふまえたうえで結論を主張できるため、さらに聞き手が納得する可能性が高まります。

短時間で的確に意見伝達

PREP話法は、自分の考えや意見を短時間で的確に伝えられるメリットもあります。最初に結論をはっきり示すと、話の方向性が不明瞭になる心配はありません。会議やプレゼンテーションの場合、聞き手は発表者が何を伝えたいか戸惑わず耳を傾けられます。

さらに最後も自分の考えを再アピールするため、何を主張してきたか印象を強めることができます。余計な情報を入れないことで、短時間で意見が伝わり、効率的に話を進められます。

文書作成もスムーズに

会議の資料づくりや仕事関係のメールでも、PREP話法を応用するとスムーズに文書を作成しやすくなります。ビジネスの場では、口頭での会話だけでなく、文書にも分かりやすさが求められます。多くの場合、ビジネスパーソンは時間に追われているため、会議資料や業務メールは簡潔で要領を得た内容が好まれます。

これらの文書作成でも、PREP話法は読みやすく表現するのに役立ちます。結論を裏付ける理由や具体的なデータが適切に示されていれば、論理性を損なう恐れもありません。

デメリットに注意

PREP話法はどんな会話にも適しているわけではありません。場合によってはマイナスに作用するため注意が必要です。ビジネスの現場では、さまざまなシーンで話す機会があります。例えば、新入社員は配属先や挨拶回りで自己紹介を求められることがあります。ベテラン社員は社内行事やお祝い事の席上でスピーチする場面も多いでしょう。

いずれのケースでも、会話には温かみのある内容が望まれるでしょう。入社後の自己アピールでは、就職面接ほど論理性は重視されないはずです。スピーチや祝辞は、ユーモアを交えながら話したほうが喜ばれることもあるでしょう。

このように、どんな場面であっても、簡潔で客観的な表現が歓迎されるわけではありません。それぞれの状況に合わせてPREP話法が適しているかを考える必要があります。

電話対応での活用方法

PREP話法は、職場の電話対応にも役立てられる話法です。電話による取引先との打ち合わせのほか、お客様への商品・サービスの案内やクレーム処理で活用できます。

取引先との打ち合わせ

取引先との打ち合わせでは、事実の簡潔な説明が求められることがあります。契約の見積もりや仕事の進捗について説明する時は、PREP話法を用いてみましょう。

例えば、他社から業務を依頼された際、受注額や納期などについて話し合うとします。商談で相手側の要望にどこまで応えられるかを伝える際、PREP話法を使うと自社側の意思を明確に示せるでしょう。また、実際に仕事が始まると、取引先の担当者から予定通りに仕事が進んでいるかなどの連絡が入ることがあります。こういった場合も、結論から話すとスムーズに話を進められます。

ビジネスシーンにおいて時間は貴重なものです。お互い忙しいなかで仕事を進めるには、情報を整理しながら手際よく通話する姿勢が不可欠といえます。