電話代行で管理会社の負担軽減ができるのか

入居者のお問い合わせへの対応を電話代行に一任すれば、職場の負担軽減に高い効果を見込めます。また、管理会社で新たな人員を採用する代わりに電話代行を活用すると、職場で人材募集する手間を省けます。人件費についても、職場で事務員を採用するのと異なり、終日にわたる人件費はかかりませんので出費も抑えることができます。

入居者からのお問い合わせ増加には電話代行を活用！

更新日：2023.02.16電話代行

最近、新型コロナウイルスの影響で多くの家庭が外出を控えているため、在宅時間が長くなっています。集合住宅では入居者が生活環境の問題点に気づきやすくなり、管理会社へのお問い合わせが増える傾向にあります。職場によっては、人手不足で電話対応まで手が回っていないかもしれません。そんな悩みの解決には、電話代行の活用がおすすめです。そこで今回は、管理会社の現状をふまえ人手不足に悩む職場で電話代行を利用するメリットなどをご紹介します。

1 外出自粛で増える入居者のお問い合わせ
2 管理会社の人手不足が招きがちな問題
3 電話代行で管理会社の負担軽減

外出自粛で増える入居者のお問い合わせ

現在、集合住宅では外出を控える入居者からのお問い合わせが増える傾向にあります。

外出自粛でお問い合わせ増加

最近、外出自粛により国内では家に滞在する時間が以前より長くなっています。新型コロナウイルスの感染が拡大してから、全国的に感染リスクを避けるため不要不急の外出自粛が求められました。仕事でもプライベートでもステイホームが呼びかけられ、家で過ごす時間は増えています。

この状況は、一戸建てでも集合住宅でも大差ありません。ただ集合住宅の場合、平日の日中から居住者が在宅しているケースが多くなり、入居者からのお問い合わせの増加につながったと見られています。入居者の用件は必ずしも一律でなく、多くの管理会社は対応に追われているといわれています。

とくに目立つ入居者の用件

入居者のお問い合わせで、とくに目立つ用件は騒音関係、ゴミ捨て場の問題、建具の交換に関する相談の3つです。騒音関係は、ほぼ終日にわたり在宅するため周囲の音に悩まされる機会が増えた結果と考えられます。同様の理由から、ゴミ捨て場の使い方も目につきやすくなったと指摘されています。

建具の交換については、自室をメンテナンスする時間的な余裕が生まれた、あるいは在宅勤務で使い勝手のよい室内空間に変えたいといった理由が挙げられるでしょう。いずれにしても入居者から要望があれば放置できないため、管理会社は何らかの対応が求められます。

管理会社が多忙になるケースも

管理会社は、入居者のお問い合わせが増えたことで多忙になるケースが珍しくありません。近年は通信手段が多様になり、入居者からの連絡にはさまざまなツールが使われています。ただ、いずれの連絡手段が選ばれるとしても管理会社へのお問い合わせ件数は総じて以前を上回る傾向にあります。

一方、管理会社はお問い合わせが増えたからといって、通常業務を怠るわけにはいかないでしょう。職場の人員がこれまで通りなら、人手が足りず入居者のお問い合わせには十分に手が回らなくなると考えられます。それでも入居者のニーズに応えるには、お問い合わせの受付体制を整える必要があるかもしれません。

管理会社の人手不足が招きがちな問題

管理会社の人手不足がよく招く問題は、着信の取りこぼしです。お問い合わせ対応に慣れていないと、マナーや言葉遣いが適切でなく入居者に不快感を与えることもあります。

着信の取りこぼしはイメージ低下に

入居者から電話でお問い合わせが寄せられた際、人手が少ないと着信を取りこぼすケースは多く見られます。通常、仕事でもプライベートでも電話がつながりにくいと印象はよくありません。人手が少なくても、あまり着信を取りこぼしていると会社のイメージ低下を招きます。

とくに入居者が騒音やゴミ捨て場の問題に悩まされている場合、早めの対応が望まれるでしょう。なかなか連絡がつかないと入居者はストレスに感じる可能性が高く、会社の好感度は下がるかもしれません。少しでも会社の印象をよくするには、速やかに電話対応できる体制づくりが不可欠と考えられます。

不慣れな電話対応は信頼を損ねる恐れも

入居者への不慣れな電話対応は、会社に対する信頼を損ねる恐れもあります。一般的にビジネスシーンでの電話対応の良し悪しは、会社の信頼感を左右する重要な要素です。マナーを失した受け答えや言葉遣いの誤りは、仕事への信頼喪失につながるケースが少なくありません。

管理会社も、適切な電話対応が重要になる点は他の業種と大きく変わらないと考えられます。慣れない電話対応でマナーや言葉遣いの悪さが入居者に不快感を与えれば、会社の信頼を失う可能性があります。入居者の信頼を損なわず長期にわたり居住してもらうには、基本的なマナーをふまえた正しい言葉遣いによる電話対応が不可欠でしょう。

少ない人手での電話対応は負担が大きい

迅速かつ適切な電話対応が重要と分かっていても、人手不足のままでは職場の負担は大きくなります。これまでと人手が変わらず入居者のお問い合わせだけ増えれば、それぞれが電話対応する件数は多くなる計算です。業務時間外の電話も取りこぼさないため残業・休日出勤すれば、さらに負担は増すでしょう。

着信数の増加に伴い人員を補充する場合には、コスト面の問題が発生します。新型コロナウイルスの影響で収益が伸びず予算が厳しいと、新たな人材の確保は難しいかもしれません。多くのコストをかけず職場の負担を軽くするには、いずれのニーズにも応えられる対策を検討する必要があります。

電話代行で管理会社の負担軽減

入居者からの電話に対応する際、コストを抑えつつ管理会社の負担も軽減するなら電話代行の活用がおすすめです。

お問い合わせ対応は電話代行に一任

入居者のお問い合わせへの対応を電話代行に一任すれば、職場の負担軽減に高い効果を見込めます。電話代行は、依頼を受けた時間帯の電話対応を一通り引き受けるサービスです。在宅時間が長くなりお問い合わせ件数が増えるなかでも、管理会社が着信対応に追われる事態は避けられます。

電話代行は電話があれば速やかに対応するため、基本的に着信の取りこぼしは減らせます。夜間や週末の対応も任せれば、業務時間外の電話を受け付けるための残業や休日出勤も不要です。入居者からの電話がつながりやすくなれば、会社のイメージはよくなるでしょう。

人材募集の手間を省略

管理会社で新たな人員を採用する代わりに電話代行を活用すると、職場で人材募集する手間を省けます。電話代行は、依頼があると業者側でオペレーターを手配するシステムです。管理会社は、求人募集の広告作成、ホームページへの掲載や応募者を面接する手間がかかりません。

また電話代行のオペレーターは、一般的に入社時の新人研修で基本的なビジネスマナーや正しい言葉遣いを習得済みです。管理会社では、新しい人員を採用した後の人材教育が必要なくなります。不慣れな電話対応で入居者に不快感を与える心配はなく、会社の信頼性向上にも効果的です。

弊社サービスで出費を必要最低限に

電話代行サービス（株）のサービスを利用した場合、電話代行にかかる出費を必要最低限に抑えられます。通常、電話代行の利用料金が発生するのは実際に電話対応を頼まれた時間帯のみです。職場で事務員を採用するのと異なり、終日にわたる人件費はかかりません。さらに弊社が提供するサービスは、いずれもリーズナブルな料金設定です。過去のデータをふまえ見込みのコール数に応じた過不足のない人員配置を実現するため、必要以上の出費を避けられます。

まだ新型コロナウイルスの感染は収束する気配が見られず、今後も管理会社では入居者からのお問い合わせが増え続ける可能性があります。職場の人手が少なく予算的に人員補充が厳しい場合、それでも申し分なく電話対応するのは難しいかもしれません。少しでも低予算で早めに電話受付の体制を整えるなら、弊社サービスのご利用をおすすめします。