コールセンターで活かせる便利な練習アプリをご紹介

更新日：2024.02.20スタッフブログ

コールセンターのオペレーターとして活躍するためには、日々文章や受け答えの練習が必要です。正しい言葉遣いで気持ちのよい電話応対をするために、文章や受け答えの練習方法はさまざまありますが、毎日続けやすい練習方法の一つとして、アプリを活用する方法があります。本記事ではオペレーターの文章や受け答えのスキルをアップするために、活用しやすいアプリを紹介します。コールセンターで役立つ力を身に付けたい、強化したい人は参考にしてください。

1 コールセンターで必要な文章力を身に付けるために、タイピングを練習する
- 1.1 おすすめサイト：e-typing
- 1.2 おすすめサイト：寿司打
2 たくさんの文章を目にすることも大切
- 2.1 おすすめアプリ：NewsPicks
- 2.2 おすすめアプリ：flipboard
3 幅広い知識を身に付けてコールセンターの練習とする方法もある
- 3.1 おすすめアプリ：POLYGLOTS
- 3.2 おすすめアプリ：Studyplus
4 そもそもアプリでコールセンターの練習をする目的とは
5 コールセンターで避けるべき言葉遣い・適した言葉遣い
- 5.1 避けるべき言葉遣い
- 5.2 適した言葉遣い
6 コールセンターで活躍するためにアプリを利用して効率的に練習しよう

コールセンターで必要な文章力を身に付けるために、タイピングを練習する

コールセンターで必要な文章力を身に付けるためには、まずタイピングを練習しましょう。コールセンターではお客様の情報や電話の内容をパソコンに入力しながらやり取りを行うのが基本です。思うようにタイピングができないと入力作業を行うのに精一杯で、会話に集中できません。

タイピングの速度を上げて入力作業がスムーズにできるようになれば、心にゆとりを持って会話ができます。ゆとりができると、会話に集中できるようになり、文章を考える余裕も生まれます。

おすすめサイト：e-typing

「e-typing」はタイピングの練習が無料でできるサイトです。ローマ字タイピング、英語タイピング、かなタイピングの3種類が練習できます。毎月変わるその月にちなんだ文章やビジネス、ライフ、スポーツなどバラエティに富んだ文章が用意されており、楽しく練習できる仕様です。

練習をスタートすると、次に打つ文字や使う指のガイドが表示されるので、パソコン初心者にもおすすめです。無料会員登録をするとこれまでの成長度合いが確認できたり、会員用の練習メニューを利用できたりします。

e-typing　ホームページ

おすすめサイト：寿司打

「寿司打」はローマ字入力をゲーム感覚でタイピング練習できます。回転寿司をイメージしており、寿司と一緒に入力する文字が流れてくるユニークな仕様が特徴です。

内容はじっくり練習できる練習用から、キーを一度でも打ち間違えると終了してしまう一発勝負まで4種類の難易度があり、さらに文字数や制限時間の異なる3種類のコースから選択できます。正確さを重視したい、スピードをアップさせたいなど、レベルに合わせた練習ができる点が魅力です。

寿司打　ホームページ

たくさんの文章を目にすることも大切

たくさんの文章を目にしていると、正しい言葉遣いやさまざまな表現が自然と身に付きます。ここからは、文章を目にして文章力を身に付けられるアプリを紹介します。

おすすめアプリ：NewsPicks

「NewsPicks」は「経済を、もっとおもしろく。」をテーマにしたニュースアプリです。国内・海外の経済に関する最先端のニュースをまとめ読みできます。オリジナル記事の掲載や、経済の専門家による解説、イラストや図解を使った解説など、経済に苦手意識を持つ人でも読みやすい内容となっているのが特徴です。

通勤中などのちょっとした時間でも多くの文章を目にできるうえに、ビジネスパーソンとして知っておきたい知識も収集できます。

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おすすめアプリ：flipboard

気になるニュースやインターネット上の記事など、興味のあるカテゴリの記事を雑誌のようにまとめてくれるアプリが「flipboard」です。読んだ記事や読まなかった記事を自動で集計して、興味のある記事を集めてくれます。アプリを使えば使うほど興味のあるカテゴリの記事が増えていくため、効率的に気になる情報を収集できるようになります。文章を読むのが好きではない人も、気になる内容の記事なら楽しんで読めるでしょう。

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幅広い知識を身に付けてコールセンターの練習とする方法もある

幅広い知識を身に付けておくと、電話応対で役立つこともあります。ここからは、幅広い知識を身に付けられるアプリを紹介します。

おすすめアプリ：POLYGLOTS

「POLYGLOTS」は、TOITEC・TOEFL対応の英語・英会話アプリです。リーディング、リスニング、単語学習はもちろん、英会話フレーズや英文法など、英語に関する幅広い知識を英会話教室に通わずとも身に付けられます。興味のあるニュース記事や洋楽の歌詞を読みながら学習できるため、楽しみながら英語の勉強ができるでしょう。英語スキルや重点スキル、1日の学習時間などをもとに自動で学習カリキュラムを作成してもらえる点もうれしいポイントです。

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おすすめアプリ：Studyplus

スキルアップや資格取得のために学習しているものの、思うように進まない人にぴったりなのが「Studyplus」です。教材を登録して学習時間を入力するとグラフで進捗状況が確認できるので、学習に対するモチベーションを維持できます。

同じ分野の学習をしている仲間との交流や、他の人がどのような学習をしているのかを把握できる機能もあります。また無料で特定の参考書の電子版を利用でき、月額制を利用すれば200冊を超える参考書の読み放題も可能です。

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そもそもアプリでコールセンターの練習をする目的とは

アプリでコールセンターの練習をする目的は電話応対の品質向上、業務の効率化アップを図ることです。コールセンターではマニュアルに沿って応対するのが基本ですが、ただマニュアルどおりに応対するだけでは機械的になり、顧客満足度はアップしません。お客様に寄り添った臨機応変な対応や正しい言葉遣いを身に付ければ、電話応対の品質は向上します。またタイピングの練習などで業務をスムーズに進められるようになると、業務の効率化を図れます。

コールセンターで避けるべき言葉遣い・適した言葉遣い

コールセンターでは言葉遣いも大切なポイントです。最後に、コールセンターで避けるべき言葉遣いを紹介します。

避けるべき言葉遣い

コールセンターでは、普段社内で使用している社内用語や、業界の人でなければわからないような専門用語を使うことは避けましょう。社内や業界では当たり前に使っているサービスや商品の略称も、お客様には伝わらない可能性があります。また「結構です」など高圧的な印象を受ける言葉や、「了解しました」「～ですかね？」といった馴れ馴れしい印象の言葉遣いもふさわしくありません。

間違いやすい敬語の言葉遣いにも注意が必要です。丁寧に対応するつもりで言いがちな「～させていただきます」は間違っているケースがあります。「させていただく」は、相手の許可を得て何かを実行する場合や、自分に都合がよいことを行う場合の言葉です。

例えば折り返し電話が必要なシーンで、お客様の都合などを確認し許可を得て電話をする場合は「○○時に連絡させていただきます」でも問題はありません。しかし許可を得ず一方的に折り返し電話をすると告げる場合は「折り返し連絡いたします」が正しい言葉遣いです。

適した言葉遣い

コールセンターではお客様に不快な印象を与えないよう、ふさわしい言葉遣いで会話をするように意識しましょう。例えば了承するときは「了解しました」ではなく「承知いたしました」「かしこまりました」「構いません」、何かを確認するときは「どうですか？」ではなく「いかがでしょうか？」など、丁寧な言い回しをします。

またお客様のお願いを受け入れられない場合や、お客様に何かをお願いする場合は、クッション言葉を取り入れると高圧的な印象になりません。お客様の希望に添えないときは「申し訳ございませんが」「恐れ入りますが」、お客様に何かをお願いするときは「お手数をおかけしますが」など、クッション言葉を添えましょう。

内容が的確に伝わるように、主語と述語を正しく使い「これ」「あれ」などの代名詞を使い過ぎないように意識するのもポイントです。なお、お客様の意見とは反対の意見を伝えたい場合は、「お気持ちはよくわかります。しかし弊社では」のように、一度意見や気持ちを受け入れてからこちらの意見を伝えると、否定的な印象がやわらぎます。

コールセンターで活躍するためにアプリを利用して効率的に練習しよう

コールセンターでは正しくスピーディーに情報を入力するタイピングの力や、物事を正しく伝える文章力などが必要です。教室に通ったり特別な練習をしたりする時間が取れない人でも、アプリを使って練習をすれば必要な力を強化できます。タイピングアプリや幅広い知識を身に付けられるアプリなどを活用し、コールセンターでの対応品質・業務効率化の向上を目指しましょう。