24時間対応の電話代行！コストを抑えるには？

更新日：2022.11.08コールセンター

電話代行は、24時間対応が必要な業種でも活用されるサービスです。ただ、電話代行を依頼したとしても、常に多くのコールが発生するとは限りません。万一に備えるために一般的な24時間対応のプランを契約すると、コスト負担が重く感じられることも。費用を抑えて電話代行を利用するなら、弊社の新プランがおすすめです。今回は、24時間の電話対応が必要な業種や、電話代行を活用するメリット、弊社サービスの特長をご紹介します。

1 24時間の電話対応が必要な業種
2 電話代行を活用するメリットとデメリット
3 電話代行サービス（株）が推奨する新プラン
4 この記事を読まれている方へのオススメ

24時間の電話対応が必要な業種

仕事上、24時間の電話対応が必要となる業種の代表例は、各種メンテナンス、サーバー保守、不動産管理などです。いずれもトラブルの発生時期を予測しにくいことから、24時間体制での待機が求められます。

各種メンテナンス

メンテナンス関係は、夜間や土日、祝祭日を問わず、1年にわたり24時間対応が欠かせない分野です。水道やガスをはじめ、各種ライフラインは、日々の生活を送るうえで必要不可欠な要素に挙げられます。万一の事態が起きた時は、いつでも速やかな解決が望まれます。

ただ、トラブルは発生時期を選んでくれないため、いつ起きるか簡単には予測できません。いつでも素早く対処するとなれば、メンテナンス関係の業者は24時間365日体制で備えている必要があります。終日にわたって対応可能であれば、不測のトラブルが起きても即時に緊急対応を始められます。可能な限り短時間でライフラインを復旧できるでしょう。

不動産管理

不動産管理の分野も各種ライフラインと深い関わりがあり、24時間の電話対応は必須といえます。水道やガス周りのトラブルは、発生時期だけではなく場所も選びません。賃貸物件でも、深夜から早朝にかけ、キッチンやトイレでの不測の事態が頻繁に起きています。

その際、不動産の管理業者は迅速な対応で入居者の快適な生活を取り戻す必要があります。いち早く入居者から連絡を受けられれば、ライフラインのメンテナンス業者と同じく速やかな対処が可能になるでしょう。不動産管理も、1年を通して迅速対応を実現するうえで、通常の業務時間に関係なく電話対応できる体制が望ましいと認識されています。

サーバー保守

サーバー保守は、とりわけ近年になり24時間の電話対応が必要になっている業種です。かつてパソコンやインターネットが普及する前、コンピュータウイルスや不正アクセスは大きな社会問題になっていませんでした。これらが世間的に問題視され始めたのは、通信環境が整ってからといえます。

現在は多くの職場で通信環境が整備されたこともあり、ネットトラブルが頻繁に起きています。そのため最近は、サーバー保守も24時間の電話対応を怠れない状況です。不正なウイルスやアクセスは次々に新しい手口が生み出され、サーバー保守は手を休める余裕がないとの声も聞かれます。

電話代行を活用するメリットとデメリット

1年にわたり24時間対応が必要となる業種で電話代行を活用する主なメリットは、夜間や休日に迅速対応できる点です。従業員の負担も軽減できますが、気をつけないとコスト負担が重くなるリスクを伴います。

夜間や休日に迅速対応

24時間対応が求められる職場で夜間や休日に迅速対応できるのは、電話代行の活用がもたらす大きなメリットです。仕事内容の関係から24時間対応が望ましいと理解していても、多くの企業では人員確保が簡単でありません。とくに土日や祝祭日はプライベートを充実させたいとの声もあり、出勤は頼みにくいといわれています。

電話代行は、依頼を受ければ曜日や時間帯に関係なく受付体制を整えるサービスです。夜間や休日もスムーズに電話がつながり、窓口に緊急連絡が入った時に速やかに対応できます。いつでも迅速対応できる点は上記の業種に限られた利点でなく、医療機関や士業関係からの需要も小さくありません。

従業員の負担軽減

電話代行により夜間や休日の受付体制が整うと、従業員の負担を軽減するのにも有効です。職場で電話代行を活用した場合、必要な人員は代行業者が手配するとともに、勤務シフトも業者側で調整します。企業側は、従業員に残業や休日出勤を頼む必要がありません。

従業員は、通常の勤務時間が終われば家に帰れます。週末や祝祭日も出社せずに済み、心身ともに負担は軽減します。ゆっくりプライベートの時間を過ごせれば、日頃の仕事の疲れを取り除けるでしょう。

週末にリフレッシュを済ませた従業員は、新たな気持ちで業務に臨めます。心機一転することで作業効率が上がれば、電話代行の活用による従業員の負担軽減は職場にとっても大きなプラスです。

コスト負担が重くなるリスクも

電話代行を活用するメリットは小さくありませんが、場合によってはコスト負担が重くなることもあります。とくに費用がかかりやすいケースは、不用意に契約プランを選んでいる時です。オプションを追加すると、請求金額は上昇します。

電話代行は、さまざまなサービスを用意しているところが多く見られます。いずれも魅力的に感じられますが、必要以上に契約するとコスト負担の増大を避けられません。職場の予算が限られるなか余計なコストがかかれば、大きなデメリットです。従業員の負担軽減だけでなく出費も抑えるなら、プラン選びには慎重になる必要があるといえます。

電話代行サービス（株）が推奨する新プラン

さまざまなメリットやデメリットをふまえ、電話代行サービス（株）が推奨する新プランは「スマートパック24」です。このサービスは、常時の24時間対応が必要な業種のニーズに低価格でお応えできます。

新プラン「スマートパック24」の概要

弊社が新たにご提供する「スマートパック24」は、格安プランで24時間対応を実現するサービスです。受付時間は全曜日で、24時間対応が基本です。回線数は1回線対応であり、名乗りのパターンは固定されますが、氏名・連絡先・用件の概要を聴取のうえ、都度報告します。

利用料金は1コール目より1,000円、月額で24,000です。通常プランと異なり臨機応変なオーダーメイド型ではありませんが、従来よりも低価格で、24時間365日体制の対応窓口を設けられる特長があります。ほとんど夜間や休日のコール数が見込めなくても、万一に備えたい時は、出費を抑えつつ職場の受付体制を整備できるサービスです。

コスト軽減に効果的

弊社の新プラン「スマートパック24」は、何よりも職場のコスト軽減に効果的です。通年の24時間対応が必要な業種も、平日の昼間に比べると夜間や休日のコール数は少ない可能性があります。それでも一般的な24時間対応サービスを利用した場合、コスト負担は重くなるかもしれません。

弊社の新プランは、できるだけパッケージ内容をシンプルにとどめたサービスです。いろいろなオプションは含まず、低価格な料金設定に努めています。予算的に可能な限り出費を減らしたい時、当プランは大幅なコスト負担の軽減を期待できます。

通常プランもご検討を

新プランの「スマートパック24」は、上記の通りシンプルなパッケージ内容です。より柔軟性のあるサービスをご希望であれば、通常プランも合わせてご検討ください。

「スマートパック24」は、夜間や休日のコール数が少ないものの万一に備えたいケースに適したプランです。ほとんど連絡は入らないものの受付窓口を開設する際、低予算で実現できます。

ただ、シンプルな電話対応では物足りなくなる可能性があります。ある程度のコール数が見込まれるなど諸事情から受付対応の幅を広げたい時は、通常プランのほうが向いているかもしれません。電話代行はニーズに合わせサービス内容を選ぶとメリットも大きくなるため、この機会に新プランと通常プランともにご検討されることをおすすめします。