GW中の電話対応を電話代行サービスに依頼するメリット

Q: 長期休暇中に電話代行を利用するメリット

１. 顧客満足度向上 ２. 機会の損失を防ぐ ３. 人件費の削減

更新日：2024.05.22電話代行

ゴールデンウィークの期間は、多くの職場が休業になります。しかし、企業によって休業期間が異なることも多く、休暇中もお客様や取引先から連絡が来るケースも少なくないでしょう。そのため、GW期間中も電話対応した場合、ビジネスチャンスは広がると考えられます。ただし、従業員が休日出勤することになれば、業務負担が重くなってしまいます。GW中、従業員の業務負担を軽減しながら電話応対をする方法として、電話代行の活用がおすすめです。そこで今回は、企業が長期休暇に向けて準備しておきたいことをふまえ、長期休暇中に電話対応する方法や電話代行を利用するメリットについてご紹介します。

1 企業が長期休暇に向けて準備しておきたいこと
2 企業の長期休暇中の電話対応
3 長期休暇中に電話代行を利用するメリット
4 電話代行の選び方
- 4.1 24時間365日対応
- 4.2 クレーム対応しているか
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企業が長期休暇に向けて準備しておきたいこと

企業が長期休暇に向けて準備しておきたいこととしては、休暇中の電話対応はどうするかといった課題があるでしょう。

電話対応はどうするか

ビジネスの場において、長期休暇の電話対応をどうするか検討しておくことは、重要事項です。多くの企業は、長期休暇に合わせて休業しますが、お客様や取引先から連絡を受ける可能性は皆無ではありません。また、接客関係の場合、買い物や行楽を楽しむ人々からの問い合わせ電話が増えると予想されます。

このような状況をふまえると、ゴールデンウィークなど長期休暇の間も電話対応すれば、ビジネスチャンスは広がるといえるでしょう。そのため、GW中に新規ビジネスの機会喪失を防ぐには、事前に電話対応の準備を済ませておく必要があると考えられます。

情報共有（顧客、取引先）

長期休暇の電話対応について準備する際、社内全体で顧客や取引先の情報を共有することは大切です。通常、企業が長期休暇に入る時は、ほとんどの従業員が一斉に休みを取ります。ゴールデンウィークの間も、お客様や取引先から電話があった時、担当者がタイミングよく出勤しているとは限りません。

それでも、ゴールデンウィークの前に従業員同士で情報共有しておけば、電話対応はスムーズに進めやすくなります。一方、何も共有せず応対に手間取るとクレームにつながるため、長期休暇に向けた準備として、情報共有は重要性が高いと考えられます

セキュリティ対策

企業が長期休暇に備えるうえでは、セキュリティ対策も欠かせないでしょう。長期休暇で大勢の従業員が同時に休むと、社内のセキュリティ体制は、普段より弱まる可能性があります。GW中も情報管理が甘くなれば、顧客や取引先の情報は不正アクセスにより社外へ流出するかもしれません。このようなトラブルを防ぐには、長期休暇に備えてセキュリティ対策することが不可欠です。適切に事前対策しておけば、GW中に情報漏洩が起きるリスクは低下するでしょう。

以上の手続きは休暇中のビジネスチャンス獲得などに役立つため、長期休暇に向けて準備しておくことをおすすめします。

企業の長期休暇中の電話対応

企業が長期休暇中に電話対応する場合、自動アナウンスを流したり休日も電話窓口担当者を配置したりする方法があります。

自動アナウンスを流す

自動アナウンスを流すパターンは、長期休暇中の企業で多く用いられる電話対応の方法です。この方法は、お客様や取引先から電話連絡が入った時、コンピュータが自動的に回答するシステムを指します。従業員が着信を受ける必要はなく、ゴールデンウィークに電話対応のため出社する手間が省けます。ただし、コンピュータによる着信対応は、従業員が受け答えるのに比べると画一的です。自動アナウンスの場合、電話の用件に応じて柔軟に回答することは、基本的に難しくなる傾向があります。

休日も電話窓口担当者の配置

企業が長期休暇中に電話対応する時は、休日に電話窓口の担当者を配置するケースも多く見られます。従業員が電話を受ける方法は、問い合わせ内容をふまえ、適切に会話を進めるのに有効です。電話の用件を細かく聞きながら応対できるため、臨機応変に回答しやすくなるでしょう。とはいえ、誰が電話窓口の担当者を引き受けるとしても、休日出勤は避けられません。長期休暇中に電話対応のため十分に休みを取れなくなれば、従業員の負担は重くなるおそれがあります。

電話代行を利用する

電話代行は、柔軟な受け答えが可能になるとともに、従業員の負担軽減にもつながる方法です。企業が電話代行を導入した場合、着信があればすべてオペレーターが受けるため、電話の用件を聞いて柔軟に回答できます。また、長期休暇中に従業員が電話対応のため休日出勤せずに済めば、業務負担は軽くなるでしょう。この方法で注意したい点は、電話代行が、24時間365日体制で電話対応できるかどうかです。代行会社によっては、長期休暇中は営業しないケースもあるため、会社選びでは気をつける必要があります。

電話を転送する

企業が長期休暇中に電話対応する場合、電話を転送する方法も選択肢の一つです。昨今は多くの企業が、従業員に業務用のスマホを支給しています。長期休暇中、職場への電話が転送されるように設定しておけば、従業員は業務用スマホで手軽に着信を受けられます。ただし、いつ着信があるかもわからない状態では、休暇中も業務用スマホを手放せなくなるでしょう。電話対応に伴う休日出勤は不要になっても、あまり気持ちは休まらない可能性があります。

いずれの場合も一長一短があるため、長期休暇中の電話対応は、各企業や職場環境に合った方法を選ぶのが得策と考えられます。

長期休暇中に電話代行を利用するメリット

企業が長期休暇中に電話代行を利用するメリットは、顧客満足度の向上などに役立つところです。

顧客満足度向上

顧客満足度が向上する点は、企業が電話代行を利用することで得られる大きなメリットに挙げられます。電話代行は、職場に電話がかかってきた時、オペレーターが迅速・適切に着信対応するサービスです。ゴールデンウィークの期間も、着信時の初期対応を電話代行に一任すれば、電話がつながることになります。

また、常にオペレーターの応対方法は丁寧であり、お客様や取引先から不快に思われる心配はありません。GW中の電話応対はスムーズになり、親切な受け答えで好印象を与えられるため、顧客満足度は向上すると期待できます。

機会の損失を防ぐ

電話代行を企業で導入した場合、ビジネスチャンスの損失を防ぐのにも効果的です。多くの電話代行は、事前に予想されるコール数をふまえ、必要な人員を配置しています。また、オペレーターは、電話の用件に関係なく一通り着信対応するところが特徴的です。このようなサービス体制は、着信の取りこぼしを減らすのに効果があります。そのため、企業がGW中に電話代行を利用した際、ビジネスチャンスを損失する事態は防ぎやすくなると考えられます。

人件費の削減

企業による電話代行の利用は、人件費の削減にも役立つ方法です。休業日に社内で電話対応するため従業員に休日出勤を頼むと、それだけ人件費は増大します。とくに長期休暇中、休日出勤が数日に及んだ場合、企業にとってコスト負担は重くなると懸念されます。

その際に電話代行を活用すれば、従業員は電話対応のために休日出勤しないで済むでしょう。ゴールデンウィークの期間も、休日出勤する必要がなくなれば、人件費の削減につながると考えられます。電話代行は、顧客満足度の向上をはじめ多くのメリットを提供できるため、企業で活用するのに適したサービスといえます

電話代行の選び方

電話代行会社は数多くありますが、どこでも同じサービスを行っているとは限りません。企業が長期休暇中に電話代行を利用する場合、以下の点に注意して代行会社を選んでみてください。

24時間365日対応

電話代行が24時間365日対応できるかは、長期休暇中に利用する時、事前に確認しておきたいポイントです。ゴールデンウィークなど長期休暇中に業務上の電話がかかってくる場合、緊急性が高いケースは多く見られます。電話代行が土日・祝日も24時間体制で着信を受け付ければ、企業は緊急対応がしやすくなるでしょう。ただし、すべての代行会社が、年中無休で電話対応できるわけではありません。そのため、24時間365日対応が可能かどうかの確認は、会社選びで大切になります。

クレーム対応しているか

クレーム対応しているかは、苦情を受けた時に早期解決するうえで重要です。ビジネスにおいて、クレームは基本的に避けられないといわれています。ゴールデンウィークの期間も、企業に苦情の電話が寄せられる可能性はあるでしょう。そこで、電話代行が適切に対処すれば、速やかな解決につながります。クレーム電話の場合、多くの電話代行は対応していますが、対応不可のケースもあるため注意が必要です。

なお、電話代行サービス株式会社では、24時間365日対応とクレーム対応ともに基本サービスとして提供可能です。長期休暇中に利用する電話代行で、どの代行会社を選ぶか迷った時は、いつでもお気軽にご相談ください。