こんな話し方はNG!相手を不快にさせる電話の例

2020.11.04ビジネス豆知識
Pocket

仕事関係で電話対応する場合、相手を不快にさせる話し方は自分だけでなく会社や職場にとっても不利益になるため避けましょう。よく問題視されるケースには、語尾を延ばす、横文字の多用、業界用語で説明する話し方などがあります。ビジネスの場では、話し方の改善が望まれるでしょう。今回はこれらの話し方が抱える問題点を具体的にご紹介します。自分の話し方を見直す際にお役立て下さい。

こんな話し方はNG!相手を不快にさせる電話の例

語尾を延ばす

職場で電話対応する際、言葉の語尾を延ばす話し方は多忙な相手に時間の無駄遣いと受け取られる可能性があります。幼稚で頼りなく思われる恐れもあるため避けたほうが無難です。

語尾を延ばすと時間の無駄遣い

ビジネスシーンでは時間厳守が基本であり、電話口で不用意に語尾を延ばすと相手に時間の無駄と思われる可能性があります。

職場で多くの仕事を抱えている方にとっては、1分1秒が貴重です。電話でこちらが「~してぇ~」や「~ですぅ~」と話せば、それだけ会話は長引くため望ましくありません。少しでも時間を節約するなら、語尾を延ばす話し方は厳禁です。

場合によっては幼稚で頼りない印象に

電話で語尾を延ばすと、幼稚で頼りない印象を与えるとも指摘されています。仕事に不慣れと思われたら、信頼感の低下につながります。

語尾を延ばす話し方は、子どもによく見られる特徴です。電話対応で使うと、幼く思われる傾向にあります。きちんと仕事できるのか疑われることも多いので、相手の信用を得るには話し方の修正が不可欠です。

言葉の語尾を延ばすと、話が済んだか分かりにくくなる場合もあります。自分では話し終えたつもりでも、相手が誤解して言葉の続きを待つ可能性はゼロではありません。そんな事態を避けるためにも、ビジネスシーンで電話対応する時には語尾を延ばす話し方を改善する必要があります。

横文字の多用

横文字は誰にでも馴染みがあるわけでなく、意味を誤解される可能性もあるため安易な多用は問題です

人によっては馴染みがない

職場の電話対応で横文字を使った場合、その表現に馴染みのない相手にはスムーズに正しい意味が通じません。

日本語には、カタカナ英語を始めとして多くの横文字表現が含まれています。よく使われている横文字が、すべての方に同じくらい馴染みがあるとは限りません。日常的に聞いている表現でも、簡単に理解を得られると思って使うと馴染みのない相手に不快感を与える場合があります。

自分にとってありふれた横文字も、職場の電話対応での多用は控えたほうが無難です。

意味を誤解される恐れもある

横文字は必ずしも意味がひとつとは限らず、電話対応では誤解を招く恐れもあります。

外国語に由来する横文字は、言葉によっては複数の意味を含んでいます。ビジネスシーンを見ると、すべての業種や職場が同じ意味で使っているわけではありません。仕事上の電話対応で異なる意味を覚えている相手に使えば、誤解のもとです。それでも多用すると、さらに理解のずれは広がります。

お互い誤解したままの会話を避けるには、いろいろな意味をもつ横文字の使用は避けたいところです。

横文字は、本来の言葉通りに発音されない傾向も見られます。海外企業との電話対応で多用した時も誤解の原因になるケースがあるため、多用しないほうがトラブルを防ぎやすくなり安心です。

業界用語で説明

業界用語は、専門外の方にとっては必ずしも馴染みがあるわけではありません。ビジネスの電話対応で使うと説明が分かりにくくなる可能性が高く、使用を避けたほうが賢明といえます。

業界用語は専門外の方に馴染みが薄い

業界用語の多くは専門外の方には馴染みが薄く、あまり職場での電話対応に適さない表現です。

一般的に業界用語は、同業者相手に使われる特徴をもっています。もともと「部外者に知られたくない」との意識から使われ始めたともいわれ、通常は同業者以外に理解されなくてもとくに問題ありません。そのため、業界用語は専門外の方に馴染みの薄い表現が数多く存在します。

自分には当たり前の表現が簡単に理解されないケースは多く、いろいろな業種の方と会話するビジネスの電話対応に向いているとはいえません。

電話対応で使うと説明が分かりにくい

業界用語には、電話対応で使うと説明が分かりにくくなる傾向も見られます。

多くの業界用語は、一般向けに生み出された表現ではありません。簡単な略語でも、なかなか意味が通じない事態はよく起こります。法律関係や医療分野の専門用語は、さらに意味の理解が難しくなります。そんな特徴をもった表現を電話対応で使えば、説明が分かりにくくなっても不思議ではありません。

お客様や取引先との電話対応では、分かりやすさが不可欠です。その点を考慮するなら、業界用語はできるだけ避ける必要があります。

語尾が上がる

語尾が上がる話し方には相手に不安感を与える傾向があり、ビジネスの電話対応では不適切といわれています。

不安感を与えやすい

語尾が上がる話し方は、聞き手を不安にさせるとの指摘も聞かれる表現です。ビジネスでは信頼を損ねる恐れがあり、望ましくありません。

会話の語尾が上がる典型的なケースは、助詞ごとに音が上がるパターンです。「私は、職場で電話対応を担当しています」の場合には、「~は」「~で」「~を」のたびに語尾が上がります。

この話し方で電話対応した場合には話の内容に自信がないと思われる可能性があり、聞いている側に不安感を与えやすいといわれています。

ビジネスでは不適切

語尾を上げることで電話の相手に不安感を抱かせ仕事に対する信頼を損ねるなら、この話し方はビジネスの場に不適切と考えられます。

ビジネスでは、どの業種でも事業運営を続けるため利益の追求は怠れません。語尾が上がる話し方により仕事への信頼が失われ収益が減れば、電話対応した本人だけでなく職場や会社にとっても大きなダメージです。

会話の聞き手を不安にさせる「語尾が上がる話し方」は仕事上の不利益にもつながるため、ビジネス向きではないといえます。

かぶせて話す

会話中に言葉をかぶせる話し方は相手の話を途中で遮るため、ビジネスの電話対応ではNGです。

相手は話し途中で遮られると不快

仕事関係の電話に限らず、自分が話している途中で言葉を遮られると、不快に思う方が多いのではないでしょうか。

普通、仕事かプライベートかを問わず会話する時は、何か伝えたいことがあります。会話中に言葉をかぶせられ、話が中断されると、最後まで伝えたいことを話せず不快に感じます。

仕事上の電話で相手に不快感を持たれると、会社にとっては不利益になります。

こちらは話を最後まで聞けない

会話中に言葉をかぶせる話し方の場合、こちらは相手の話を最後まで聞けないデメリットもあります。

たいていの会話では、最後に結論が話されます。職場へのお問い合わせでも、通常、お客様や取引先が何を知りたいかは話の終わりで明確になります。会話中に言葉をかぶせ最後まで聞かなければ、話の結論や相手の知りたいことは分かりません。

お問い合わせ対応で相手の疑問やニーズが分からなければ、的確に回答することは困難です。そのまま無理に回答すると的外れになる可能性があり、不快感とともに不信感をもたれる恐れもあります。

電話対応で相手の会話中に言葉をかぶせる話し方も、さまざまな不利益をもたらすため、ビジネスの電話対応では不適切と考えられます。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

お問い合わせ