オンライン商談や会議での資料作成のコツ

2020.07.20ビジネス豆知識
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近年、企業間の商談やオフィス内での会議など、今までは集まって行っていたものをオンラインで行うケースが増えています。ただ、今までと勝手が異なるため、資料作りなどに手間取り、うまく商談や会議を展開できなかった経験のある方も多いのではないでしょうか。今回は、オンライン商談や会議での資料作成のコツを紹介します。

オンライン会議

オンライン商談や会議を導入する企業が増えている

冒頭でも述べた通りオンラインで商談や会議を行う企業が増えています。オンライン商談や会議に関するツールの市場は以前からあったものの、2015年ごろからとくに導入率が伸びています。会社の規模別のデータを確認すると、1,000人以上の従業員を抱える企業では、70%以上が導入しているというデータもあるようです。

オンライン商談や会議に関するシステムを導入する企業が増えているのには、何か理由があるのでしょうか。

 

導入や使い方が比較的容易

近年は、業務だけでなく個人がプライベートシーンでもオンライン商談や会議システムを活用して、友達や家族とやり取りしていることも珍しくありません。そのため、仕事で同様のシステムを使用することにも抵抗がなく、スムーズに導入を進められます。システム側もアップグレードを繰り返し、Webカメラやマイク、ヘッドセットなどを準備すれば、簡単に導入できるようなタイプが人気となっています。

 

利用量に応じた支払いプラン

会社としてオンライン商談や会議のシステムを導入する場合、コストが気になるところです。この点、各種システムでは利用量に応じた支払いプランを用意しており、使用していない場合は料金を支払う必要のないものもあります。このプランがシステム導入の障壁を大きく下げています。

 

海外の企業との商談や会議が容易になった

事業内容によっては顧客を海外に抱え、時差の大きい企業とやり取りしなければならないこともあるでしょう。とくに近年は、企業の国際化が進み、海外に目を向ける企業も増えています。オンライン商談や会議システムを活用すれば、そういった企業とも容易に連絡を取り合うことが可能になります。より密なコミュニケーションが可能になるため、事業にも好影響を与えるはずです。

 

テレワークや在宅勤務といった働き方改革に対応

上記のようなシステムは、対外的なやり取りだけでなく、社内の会議や話し合いにも活用できます。テレワークや在宅勤務などの働き方改革が進むなかで、自宅にいながら従業員と連絡を取る手段としてこういったシステムが活用されている傾向にあります。

また、2020年には新型コロナウイルス感染症の恐怖が世界中を襲いました。緊急事態宣言が発令され、各企業がテレワークや在宅勤務への対応に追われるなかで、オンライン商談や会議のシステムの注目度が増しています。緊急事態宣言が解除された後の世界でも、ソーシャルディスタンスの徹底などが求められるため、さらにシステムの導入を検討する企業は増えるでしょう。

 

オンライン商談や会議での資料作成のコツ

対面の商談や会議では、紙の資料を用意して臨みますが、オンラインではスライドなどの資料を用意するのが一般的です。ただ、普段とは勝手が異なるため、どういった資料に仕上げれば良いのか分からない方も多いでしょう。こちらでは、オンライン商談や会議での資料作成のコツをご紹介します。

 

アイスブレイク用の資料を冒頭に準備する

対面の商談や会議では、冒頭に名刺交換や雑談の時間があり、アイスブレイクが自然と行われます。ただ、オンラインでの商談や会議では、アイスブレイクの時間を設けるのが難しいため、冒頭のスライドでその役割を果たすものを用意しておくと便利です。名刺代わりの資料と理解すると良いかもしれません。

たとえば、今回の商談や会議の参加者を取り上げ、自己・他己紹介を行うなど、鉄板のネタを用意しておくと安心です。商談や会議の内容によって文面の砕け具合を変更するのが良いでしょう。

 

スライドのサイズは16:9で作成する

オンライン商談や会議のシステムには、「Skype for Business」や「Microsoft teams」、「Zoom Meetings」などさまざまなものがありますが、基本的な画面サイズは16:9の大きさです。作成する資料もこのサイズに合わせておくと、端が省略されたり文字の大きさが不自然に変更されたりといった心配がなくなります。

 

文字の大きさは少し大きめに

相手のパソコンやタブレットの画面サイズにもよるものの、オンライン商談や会議ではどうしても資料が小さく表示されてしまいます。そのため、文字サイズをあまり小さく作成すると、相手に認識されません。大切なポイントや確実に伝えたい内容は、少し文字サイズを大きくして分かりやすくしましょう。

 

1スライドには1メッセージ

オンラインに限らず、商談や会議で使用する資料は、シンプルに作成するのが基本です。1スライドに複数のメッセージを込めてしまうと、とくにオンラインでは伝わりにくくなってしまうため、1スライドには1メッセージを意識して資料を作成しましょう。

 

書体や色を統一する

画面上でやり取りするオンライン商談や会議の資料は、視認性の良さが大切です。書体や色をある程度統一し、見やすい資料になるよう心がけましょう。ただし、同じ色ばかりでは、かえって見づらくなってしまうかもしれません。青色を中心に作成するのであれば、白色や水色、灰色など青色系統の色を使い分けると見やすい資料に仕上がります。

 

動画リンクを用意する

オンライン商談や会議では、参加者全員が同じ姿勢でパソコンやタブレットに向かっているため、動画を活用した説明が効果的です。言葉で説明するのではなく、動画を用いたほうがスムーズな場合は、あらかじめ資料に動画のリンクを埋め込んでおくと良いでしょう。

 

オンライン商談や会議を成功させるコツ

オンライン商談や会議は、対面で行う場合とは異なる注意点があります。こちらでは、オンライン商談や会議を成功させるコツをご紹介します。

 

事前に接続テストを行う

初めてオンライン商談や会議に臨む場合は、必ず事前に接続テストを行いましょう。接続場所のネット環境によっては、接続にラグが生まれてしまったり、映像がうまく送れなかったりします。実際に始まってから判明すると、プレゼン自体が行えなくなるため、事前に接続環境をテストしておくことが大切です。参加者にも事前の接続テストを打診しておくと、当日も議事がスムーズに進みます。

 

光・角度・顔の位置に注意する

オンライン商談や会議では、Webカメラを使用するのが一般的ですが、その際は光・角度・顔の位置に注意しましょう。カメラの映り方ひとつで、自身の発する言葉や資料に説得力をもたせることも、興味を失わせることも可能なためです。一般的なWebカメラは、自撮りモードにして映り具合を確認することができます。オンライン商談や会議が始まる前に必ずチェックしておきましょう。

 

議事の進行は対面の3分の2程度と考える

オンラインの場合は遅延や接続確認などに時間を取られるため、対面での商談や会議と比較して、3分の2程度のスピードで議事が進行します。対面のケースと同じ様に進行していると、先方に伝えるべき内容が伝わらないかもしれません。時間設定に余裕をもって商談や会議に臨みましょう。

 

働き方改革が進むなかで、オンライン商談や会議を行う機会も増えています。オンラインに合わせた方法で資料を作成し、周りに差をつけましょう。

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