「電話が怖い」を解決！ADHDの人向け電話代行活用のすすめ

電話を取るのが怖い……そんな不安を抱えている方は少なくありません。とくにADHDの特性がある人は、集中の切り替えの難しさや突発的な対応のストレスから、職場の電話対応を強い負担に感じることがあります。しかし、仕事上どうしても電話の対応が避けられないこともあるでしょう。そんな時、電話代行の活用が大きな助けになります。苦手な電話対応を外部委託すれば、精神的に余裕が生まれ、仕事にも前向きに取り組めるようになるでしょう。そこで今回は、電話代行の利便性をはじめ、ADHDの方が自分らしく働くためにおすすめの仕組みやツールなどをご紹介します。

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自分らしく働くために、おすすめの仕組みとツール

ADHDの特性から職場で電話対応に苦労している場合、電話代行などの仕組みやツールを上手に活用すれば、自分らしく働きやすくなるでしょう。

苦手な電話は「電話代行」の活用で解決

ADHDの特性から電話が苦手と感じている時、この悩みの解決策として、電話代行を活用する方法は有効です。電話対応などの仕事上で苦手な業務は、専門業者に任せたり、ITツールで効率化したりすることで自分の負担を減らせます。仕事に対する責任感から、すべて自分で抱え込む必要はありません。

苦手な作業を外部業者や自動システムに任せた場合、業務中は得意分野に力を発揮しやすくなると考えられます。外注・自動化などの工夫で業務負担が減れば、長い期間にわたり自分らしく働き続けられるでしょう。職場でスムーズに電話対応できないからと、自分を責める必要はありません。誰にでも得手不得手はあるため、発想を転換して、苦手分野は便利な仕組みで補えばよいと考えることをおすすめします。

ADHDの人に効果的な仕事術

ADHDの人に役立つ仕事術としては、タイマー活用・ToDo管理や書き出す習慣が挙げられます。タイマー活用は、よく集中力を保つ時に用いられる方法です。長時間の作業が得意でなくても、「25分作業＋5分休憩」といった短いペースで取り組めば、集中力を維持しやすくなるといわれています。

ToDo管理は、必要な作業をリスト化する方法であり、目に見える形でタスク管理できるところが特徴的です。仕事のスケジュールが明確になるため、タスクの抜け漏れといった事態を防ぐのに役立ちます。また、業務予定や各作業の時間配分を書き出す習慣を身につければ、メモを見ながらスムーズに仕事を進めやすくなると期待できます。

おすすめの仕組みづくり・ツール紹介

タスク管理・抜け漏れ防止や集中力の維持に役立つ、おすすめの仕組みづくり・ツールは次の通りです。
・「一画面に一つだけ」タスク表示ツール
・「チェックリスト＋自己レビュー」機能
・集中タイマー＋環境サウンド再生アプリ
「一画面に一つだけ」タスク表示ツールは、一つの画面上に1タスクのみ表示される仕組みです。同タスクが完了するまで、別の作業画面は映し出されないため、各タスクを順々に進められます。

「チェックリスト＋自己レビュー」機能は、一通り作業を終えたら抜け漏れがないか確認し、成果や課題点を簡単に記録するツールです。

また、集中タイマー＋環境サウンド再生アプリは、タイマーと集中力をサポートする音声が連動しています。これらのツールやアプリを活用すれば、いろいろなタスクに気を取られず、各作業を最後まで集中して遂行できるでしょう。

「仕組み化」でストレス軽減

職場で業務を進める際、個々のタスクを「仕組み化」しておくと、ストレスを軽減するのに効果的です。日々の作業内容は、ToDoリストに書き出したりアプリに記録したりしておけば、頭のなかで覚えておく面倒はありません。加えて、カレンダーやホワイトボードにも予定を書いておくと、何をすればよいか確認しやすくなります。タイマーは、自分に合ったペース配分で作業時間や休憩時間を設定すると、集中力は保ちやすくなります。

また、作業中に雨音など心地よい音声が流れていれば、気分よく作業を続けられるでしょう。他にも、自分用の業務マニュアルを作成することで、仕事中に作業の進め方で悩むといったストレスは軽減すると見込まれます。

ADHDの人にとって“電話対応”がなぜ苦しいのか？

電話対応は回答に時間をかけにくいといった難しさがあり、ADHDの人は苦手に感じる傾向が見られます。

ADHDの人にとって電話が苦しい理由

ADHDの人が電話対応を苦手に感じる主な理由は、お互い顔が見えないなか即時対応を求められるためです。通常、電話口では双方の顔が見えず、表情・ジェスチャー・文字情報などの視覚的な手がかりからは相手のニーズを読み取れません。聴覚情報だけを頼りに電話の用件や通話内容を理解する必要があり、話を聞きながらの情報処理は難しくなります。

また、即座に回答を求められるところも、ADHDの人にとって電話対応が困難になる大きな要因の一つです。通話中は、リアルタイムで応対する必要があり、きちんと考える時間が取れないためプレッシャーを感じるといわれています。さらに、会話しながらメモを取るなど複数の作業を同時進行する場面も多く、電話対応に対する苦手意識につながっています。

ADHDの特性を知る

専門的な見解によると、ADHDの特性として、以下のような点が挙げられています。

電話対応に苦手意識がある場合、これらの特性に沿って対処すれば、精神的な負担は多少なりとも和らぐかもしれません。

とくに困ってしまうことが多い業務内容

ADHDの特性を持つ人が、とくに困りやすいとされる業務には、次のようなものがあります。
・ルーティンワーク
・マルチタスク
・長期のプロジェクト
ルーティンワークは、日々にわたり同じ作業を繰り返すケースが多く、基本的に単調で大きな変化はありません。データ入力や書類整理で単純作業が続くと、作業中に集中力が途切れ、ミスが起きやすいといわれています。

マルチタスクでは、複数の業務を並行して進めることになります。電話対応している時、別の案件でメールが届いたり急な来客があったりした場合、いくつものタスクが同時に発生して処理に手間取るケースは少なくありません。

長期のプロジェクトは、各作業の締切や納期が曖昧になりがちです。企画開発やマーケティングでは、「今月中に終わればよい」とだけいわれ業務の優先度が明確に示されないと、具体的な予定は立てにくくなる傾向があります。また、指示が不明瞭な仕事やルールの細かい作業も、スムーズに処理できず苦労するとの声が多く聞かれます。

ADHDの電話対応改善方法

ADHDの電話対応を改善する際は、周りの理解・協力を得るとともに、着信に応じる回数を減らすといった方法を取り入れるとよいでしょう。

ADHDについて社内理解・協力を得る

従業員がADHDで苦労している場合、企業や職場は理解を示し、積極的に協力することが大切です。本人が電話対応に不安を感じている時、社内に理解があれば、周囲の人たちは必要に応じてフォローできるでしょう。職場内でサポートする体制が整っている場合、電話の応対業務に対する不安感は薄れると考えられます。大切な従業員が1人でADHDに悩む状況は好ましくなく、企業や職場は、何に苦労しているか正しく理解する姿勢が求められてきます。

電話対応の機会を減らす

電話対応が不得手なら、負担を減らす対策として、着信に応じる回数を減らす方法は有効です。普段、電話に苦手意識がある場合、1日に何度も着信を受けなければいけないと思うと大きなストレスを感じるかもしれません。一方、仕事中に電話対応する機会は何回までと決まっていれば、多少は気持ちが楽になるでしょう。職場で1日に電話対応する機会を数回程度に減らしておけば、心身のストレスは軽減すると考えられます。

電話対応するための準備をする

通話をスムーズに進めるうえで、あらかじめ電話対応する時の準備を整えておくことは得策です。電話メモ用のテンプレートを作成しておけば、着信日時や相手の氏名など、基本的な確認事項を聞き洩らしていないかチェックするのに役立ちます。よくある回答パターンについては、台本やスクリプトがあると定型的な質問に答えやすくなります。また、イヤホンや静かな場所を用意して通話環境を整えれば、落ち着いて電話対応することも容易になるでしょう。

電話対応時のコツ

電話対応時のコツとしては、キーワードを拾う・通話内容を録音するといった方法が挙げられます。ADHDに限らず、職場で電話対応する時、すべての通話内容を正確に聞き取ることは困難です。そのため多くの人は、話の要点やキーワードのみメモする・一通り録音するなどの工夫により、作業負担を減らしています。さらに、「（氏名や用件は）～でお間違いありませんか」と復唱すれば、頭のなかで情報を整理しやすくなり誤りがないかを相手に確認できます。なお、電話で話しながらのメモが難しく通話内容を録音する場合は、社内規定や職場のルールに抵触しないか確かめておくと安心です。

電話代行の活用で電話対応のストレスを減らそう

電話代行は、依頼者に代わり代行会社のオペレーターが電話を受け、通話内容を整理して報告するサービスです。通話内容を報告する手段にはメールやチャットが用いられるため、報告文は視覚的な情報として簡単に確認できます。自分で電話対応する時と違い、聴覚だけを頼りに苦労して情報処理する手間はかかりません。ADHDの特性により電話対応が負担に感じられる方も、電話代行を活用すると、自分が得意な仕事に集中できる環境を整えられる可能性があります。

「苦手な作業は外部業者に任せてよい」と考えれば、精神的に余裕が生まれ、自分らしさを発揮しやすくなるでしょう。電話代行は、幅広いビジネスシーンで役立つサービスのため、「電話対応が怖い」といった悩みの解決策としてもおすすめできます。

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