士業の受付窓口が抱える悩みを解消するには？

8士業や10士業の事務所で受付窓口が抱える大きな悩みは、人手不足の問題です。本業に専念しにくく、人手不足のため人員補充が難しい場合もあります。リーズナブルで要件の専門性にも配慮できる「士業専門電話代行」は悩みを解消する手段の一つです。

8士業・10士業の基礎知識やおすすめサービス

Q: 士業の受付窓口が抱える悩み

１. 人手が足りない ２. 本業に専念しにくい ３. 予算も厳しい

更新日：2024.02.21電話代行

弁護士や司法書士などの士業には多くの種類があります。そのなかで、特定の士業は8士業や10士業と呼ばれています。士業は専門性の高い業務分野であり、人員の確保が容易ではありません。そのため、多くの職場からは人手が足りず、電話対応まで手が回らないとの声が聞かれます。そんな悩みを解決するには、電話代行が役立つでしょう。そこで今回は、士業についての基礎知識や、受付窓口が抱える悩み、電話代行のおすすめポイントなどをご紹介します。

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1 士業の基礎知識
- 1.1 士業の種類
- 1.2 8士業・10士業の専門業務
2 士業の受付窓口が抱える悩み
3 電話代行のおすすめポイント

士業の基礎知識

基本的に士業は、名前の末尾に「士」のつく職業を総称する呼び方のひとつです。いずれも高い専門性や公益性が求められます。加えて、特定の士業は8士業や10士業に含まれることがあります。

士業の種類

8士業に挙げられる職業は、弁護士、弁理士、司法書士、行政書士、税理士、社会保険労務士、土地家屋調査士、海事代理士の8つです。10士業は、8士業のうち海事代理士が除かれ、公認会計士、中小企業診断士、不動産鑑定士の3つが加わります。

また広い意味では、医療や福祉も、8士業あるいは10士業と同じく、専門性や公益性が高い分野と見なされています。実際の職業としては医師や看護師が該当し、これらを含めた呼び方は一般的に「士師業」です。以上の考え方をふまえ、士師業は主な種類に限っても司法、会計、不動産、建築、土木、医療、福祉の分野に広く及ぶといわれています。

8士業・10士業の専門業務

8士業および10士業が専門的に扱っている業務は、多少の違いが見られます。それぞれの主な専門業務は、大まかに整理すると次の通りです。

8士業

弁護士：法律全般
弁理士：知的財産関係
司法書士：登記申請
行政書士：法律関係
税理士：税務・会計
社会保険労務士：社会保険・労務関係
土地家屋調査士：不動産調査
海事代理士：船舶関係

10士業に加わる3士業

公認会計士：会計監査
中小企業診断士：中小企業の診断
不動産鑑定士：不動産の価値判定

弁護士と行政書士は、どちらも法律分野を専門とする士業です。弁護士は法律関係が全般的に業務対象であり、とくに制限を受けません。一方、行政書士は官公署に提出する書類や契約書の作成が中心業務です。

弁理士は特許や商標に関する手続き、司法書士は登記申請、税理士は税務相談や税務書類の作成を専業として扱います。社会保険労務士は、社会保険や労働保険の手続きが独占業務となる労務関係の専門家です。

土地家屋調査士は不動産の調査・測量が専門であり、不動産登記の申請なども認められています。海事代理士は「海の法律家」とも呼ばれ、船舶登記や船員の労務関係が専門業務です。

公認会計士は企業の会計監査やコンサルティング業務、中小企業診断士は中小企業に対する経営診断やアドバイスを通じた企業の育成、不動産鑑定士は不動産の評価が主な業務内容になります。それぞれの士業には異なる役割があり、事務所の受付窓口には専門業務に合わせた相談や業務依頼が舞い込みます。

士業の受付窓口が抱える悩み

8士業や10士業の事務所で受付窓口が抱える大きな悩みは、人手不足の問題です。営業や間違い電話に対応していると、本業に専念しにくいとの声も聞かれます。

人手が足りない

人手不足は、さまざまな士業の事務所が頭を悩ませている問題です。とくに職場の規模が大きくない場合、十分な受付対応は厳しくなっています。

もともと士業関係の事務所に寄せられる相談や依頼は専門的な用件が多く、スムーズに応対できる人員を見つけるには時間がかかりました。さらに近年は少子化の流れが進み、ニーズに見合う人材の確保は難しさが増したといわれています。

そんな状況のなかでも、事務所スタッフは相談者や依頼者と打ち合わせするため外出することが少なくありません。場合によっては、スタッフ全員が事務所を離れるケースも見られます。通常の業務時間中でも受付窓口の体制を整えるのは簡単ではなく、人手不足は大きな課題になっています。

本業に専念しにくい

事務所スタッフが本業に専念しにくい悩みは、事務所の人手不足から生じている問題のひとつです。職場に受付業務を担当してくれる事務員がいない場合、事務所にいるスタッフの誰かが用件を確かめることになります。いろいろ自分の仕事があるなか営業電話などで作業の手が止められると、たいてい応対後に集中力を高めるのは苦労します。

とはいえ、相談者や関係各所からの連絡は重要です。どれほど本業が忙しくても、業務依頼に関わる電話の取りこぼしはビジネスチャンスの喪失につながるため望ましくありません。人手の少ない事務所ではスタッフが各自の担当業務とともに受付対応も引き受ける傾向にあり、本業に専念しにくいことが問題視されています。

予算も厳しい

人手不足の解消には新たに人員を補充すると効果的ですが、多くの事務所にとっては予算の厳しさが大きな悩みの種です。士業関係の事務所も、他の業種と同じく常に大きな収益を上げているわけではありません。こぢんまりと運営しているところは珍しくなく、資金繰りに苦労しているケースは少なからず見られます。

通常、予算の厳しい職場の場合、新しい人員の採用は難しくなります。人材募集の広告を作成するには、一定の費用がかかるためです。また、チラシやネット上に広告掲載する際も出費は避けられません。さらに応募者対応や採用面接にも時間や労力を要するため、予算や時間に余裕のない事務所の多くは新規の人材採用を見送っています。

電話代行のおすすめポイント

士業の事務所が電話代行を活用する際のおすすめポイントは、出費を抑えやすい点です。コスト負担を軽減しつつ、良質な電話対応の実現を期待できます。

出費を抑えやすい

電話代行は、サービスを利用している間だけ料金が発生するシステムです。それ以外の時間帯は費用がかからず、経費節減につながります。職場で新たな人材を採用すると、それなりの人件費がかかります。一方、電話代行の場合、サービスを利用する時間や曜日により料金が決まります。とくに着信が集中する時間帯や繁忙期などに活用すれば、終日にわたる人件費は発生せず、出費を抑えるのに効果的です。

用件の専門性に配慮

電話代行によっては、専門性の高い用件にも対応できることがあります。事前研修などを済ませたうえで現場の業務に臨み、スムーズな電話対応を心がけます。士業が手がける業務は、いずれも専門的です。事務所に寄せられる相談内容や依頼案件も例外ではなく、電話を受ける時は一定レベルの専門性が求められます。専門分野について何も理解がないと、スムーズな応対は難しくなります。

電話代行は、業者にもよりますが、士業関係の専門的な用件も滞りなく取り次げるサービスです。どこを利用するか慎重に検討すれば、電話対応の不備により事務所の信頼を損ねる心配はないでしょう。