電話代行サービスを選ぶコツ

更新日：2023.03.15電話代行

「電話代行」は、多くの業種から大変ニーズも高く注目を集める仕事です。自社で電話応対の人材を雇う人件費を抑えられる事や、応対時間の削減で業務作業時間が増え、業務が円滑に進みます。「頼んでみよう」と検討しても、代行を行っている業者は多数あり選択も一苦労でしょう。「どこがいい」「ニーズに合うサービスを対応できるか」、を判断する事が電話代行サービスを選ぶ際に最も重要です。注目を集めるサービス故に間違った決断をせず、ニーズに合う業者を選びたいものです。そのためのコツと、代行業者を利用するメリットをお伝え致します。

1 料金の差は、対応サービスの差
2 コール数の把握も選定の一つ
3 トライアル期間を活用
4 電話代行に求める自社ニーズの精査は必須
5 おわりに

料金の差は、対応サービスの差

会社により価格に大きく幅があるのが、電話代行の業界です。「安い価格は応対態度が悪い」「高い価格は応対態度が丁寧」という印象を持ちがちですが、一概にそうとは言えません。研修を終えたスタッフを雇っている為、丁寧な応対を心がけている。それはどこの会社も大きく変わることはありません。電話応対の印象が「自社の顔」に繋がるので、丁寧な対応は大変大きなメリットです。では、何に価格の差が発生しているのか。

それは「対応するサービスの多さ」で価格が変わります。「受信電話を一次受付し転送してもらう」だけであれば、価格をグッと抑える事が可能です。一次対応の段階で簡単な問いに答えることや業務を浅く把握してもらう等、企業側の仕事にも希望があれば臨機応変な対応をしてくれます。そういった対応はそれに応じて料金変動が出ますが、その分、電話応対の印象も上がりメリットも十分にあります。

コール数の把握も選定の一つ

電話の着信数を一日平均で出しておくのがコツの一つです。着信数により価格に変動がある会社はあります。平均着信数、コール数を把握していると代行業者を探すときに、選ぶ時に便利です。「着信数全てをコール数と数える」「要件のある物のみコール数と数える」等、代行業者によって計算方法が違うので料金も業者によって変わってきます。また、コール数に制限が無い業者もあります。業者により対応スタッフが少ない事や、応対中で繋がらないなんて事もあるようですからご注意下さい。

トライアル期間を活用

多くの代行業者は「トライアル期間」として一週間、長ければ一カ月程、費用を取らずに始められます。まずはお試しでと用意されている物なので、いきなり申し込んで後で問題が出ない為にも、トライアル期間がある業者の場合、利用されることをおすすめします。コツは、単体の業者ですぐに決断をせず、いくつかの業者でトライアルを試してみてそれぞれの特徴やコストパフォーマンスを必ずご確認下さい。

電話代行に求める自社ニーズの精査は必須

提供できるサービスは業者毎に内容が違う為、自社の求める点を纏めた上で、問い合わせましょう。「一次応対をしてほしい」「案内も併せて対応してほしい」「きちんと内容を把握した上で応対してほしい」等、求める点はきちんと精査した上で代行サービス業者を申し込みましょう。求める部分をまとめていると、スムーズに電話代行を行う業者から自社が求めるサービスや情報を得る事が可能です。