業種別電話代行ガイド 介護事業者が電話代行を利用するメリット

2019.05.18電話代行
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介護者

介護施設では、施設利用者のご家族様からのお問い合わせが頻繁にあるかと思います。

しかし、小規模の事業所においては、介護スタッフがいつもの業務を行いながら電話対応も掛け持ちしているケースが多く、「介護業務から手を離せない」「事務所を留守にしている」などの理由から電話に出られないことがあるのではないでしょうか。

介護事業者が電話代行サービスを利用するメリットとは

介護施設での業務は、介護まつわる技術や専門知識が必要なだけでなく、利用者様やそのご家族様との信頼関係が大切です。そのため、電話問い合わせに対してもホスピタリティのあるコミュニケーションが求められます

「何度電話をかけても出ない」「対応が雑に感じる」という状態だと、いくら施設が素晴らしいものでも、ご家族様に不信感を与えてしまうかもしれません。

このような電話対応の問題を解決するのが「電話代行サービス」です。
安心して施設を利用していただくためにも、ご家族様からの電話対応は欠かせない業務といえます。

「業務が忙しくて電話が取れない」「マナー意識した対応ができるか不安」などの悩みをお持ちの方は、電話代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

いつでも丁寧な対応してもらえる電話サービスがあれば、利用者様やご家族様の安心材料になります。また、電話業務以外で忙しい介護スタッフにとっても、介護業務や利用者様のケアに集中できるため、品質の高いサービスが提供できるようになります。

夜間の電話対応も可能

夜間の介護

介護施設の多くは、スタッフがシフト制などで夜勤を担当しています。その為、夜遅くや早くの時間帯は人手が少なく、電話があっても対応できないことがあります。

電話代行サービスを利用すれば、24時間365日、昼夜問わず電話対応が可能となるため、夜間の電話取りこぼしを防止できます。

介護サービス向上に繋がる

介護サービスのケア

介護の業務は多岐にわたります。利用者のケアや食事の用意をはじめ、施設利用における管理事務、ご家族様への連絡業務など、介護以外の業務もこなさなければなりません。

その中で電話対応の内容は幅広く、一般的な施設に関する問い合わせから、介護タクシーの申し込み、空室確認、クレームなどまで、介護スタッフが全て対応するのは難しいといえます。

電話代行サービスは、一般的な問い合わせだけでなく施設の運営体制に合わせた柔軟な対応ができるため、電話対応業務をまるごとお任せできるのがメリットと言えます。

緊急性が高いと定義した入電内容の場合には、すぐに施設担当者に電話連絡やメール対応を行うこともできるので、介護スタッフにとっても安心です。

業務中に電話対応をする必要がなくなることから、介護スタッフは利用者様への介護業務に集中して取り組むことができ、介護サービスの向上に繋がるでしょう。

電話対応はご家族と信頼関係において重要

介護サービスを依頼するとき、介護スタッフの技術力やサービス面ももちろん大切ですが、ご家族様が最も重視するのは「信頼できる介護施設かどうか」ではないでしょうか。

大切な家族を施設に預けるのですから、サービスや料金だけでなく、思いやりのある対応や、緊急時には迅速に対応してくれる施設が選ばれるでしょう。
その決め手のひとつとなるのが「電話対応」です。遠方に住まれているご家族様も多く、仕事の都合などでなかなか施設に顔を出せない方もいます。そんなご家族様が大切にしていることとなると、電話でのコミュニケーションといえます。

「利用者の体調に変化はないか」「介護食やスケジュールはどうなっているか」などの問い合わせに対してスタッフが丁寧に対応することは、ご家族との信頼関係を築くうえでとても大切です。

また、施設に入ろうか検討しているご家族から空席確認や予約変更の電話問い合わせがあった場合、適切な対応ができていると「信頼できる施設」と認識され、施設のイメージもアップします。

おわりに

介護の現場は、電話対応以外の業務で手一杯になることも多く、クオリティの高い電話対応をすることは現実的に難しいかもしれません。そのため、ご家族とスタッフの両方の安心に繋がる株式会社電話代行サービスがおすすめと言えます

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