電話代行業務の打ち合わせについて

2012.11.15電話代行
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電話代行に必要な「業務打ち合わせ」とは?

電話代行を契約頂いて、さあスタートという前に、電話代行サービス(株)にはクライアント様と行う必要がある業務があります。それが「業務打ち合わせ」というものです。

では、その「業務打ち合わせ」とは一体どういったものなのでしょうか。簡単に言えば電話代行を引き受けた弊社オペレーターがスムーズに電話対応をさせて頂くために必要な、もろもろの情報交換と言えます。

そこにはクライアント様の企業情報だけではありません。電話応対の目的によっても異なる訳です。例えば、商品の受発注のような業務の電話代行だった場合、企業情報はもとより、商品リストなども必要になってきます。商品それぞれの情報、色や形、重さ、材質などもきかれることがあります。

それとは別に、求人受付の電話代行だった場合は、企業情報は必要不可欠ですし、近隣駅や周辺情報などもあれば便利です。この場合、商品リストは必要なくなります。

このように電話代行にて電話して欲しい用件を伺い、そこに必要な対応について「業務打ち合わせ」として情報を確認するのです。

また、商品リストは確認させて頂きましたが、本当に重さは必要だろうか?という話をし、受発注だけなら必要ではない部分を廃止することで情報を整理し、電話応対を簡素化することを検討することもできます。

熱く会議する社員たち

通販業務やコールセンターなど自社で行っていると楽

通販業務やコールセンターなどを行っていて、仕事が忙しくなったので協力して欲しいという時は、「業務打ち合わせ」は楽に話が進みます。

というのも、通販やコールセンターはすでに電話対応を行っていたりし、雛形と言うべき対応マニュアルがあったりするため、楽に業務をすすめることができます。

しかし、上記で紹介したように、そういったマニュアルがない場合や、秘書代行などの「業務打ち合わせ」は十分な打ち合わせを必要とするため、しっかりとクライアント様の業務を理解させて頂くことになります。

とは言え、基本的にはこちらからヒアリングを行わせて頂き、どういうった対応になるのかを想定しながら話を進めさせて頂きますので、ご心配はいりません。「こんな風に対応して欲しい」「これだけは言って欲しい」など、クライアント様の要望を伺いながら進行します。

「業務打ち合わせ」には、クライアント様にお渡しする「電話応対記入シート」を参考にさせて頂きます。そのため、なるべく細かく記入して頂けるとその後の打合せがスムーズに、円滑に進むことができますので、宜しくお願いいたします。

以上、弊社が行う「業務打合せ」について紹介させて頂きました。弊社の電話対応において、この「業務打ち合わせ」は非常に重要です。電話対応をより良い対応にするためにも、クライアント様の協力が必要になりますので、お客様に満足していただけるよう、ご協力頂ますようお願い致します。

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