外国語対応問題を解決！バイリンガル電話代行とは

Q: バイリンガル電話代行のメリット

１. 電話対応コストの削減 ２. 電話対応の品質向上 ３. 業務の効率化

更新日：2024.08.21電話代行

バイリンガル電話代行は、外国語での電話対応が可能なサービスです。語学力に自信がなく外国語対応に苦労している場合などは、このサービスを活用すると問題解決に役立つでしょう。とくに、仕事の関係で外国人からの電話が増えているなら、多くの費用をかけずスムーズに着信対応する体制を整備できると期待できます。そこで今回は、バイリンガル電話代行を活用した時のメリットなどについてご紹介します。

※弊社はバイリンガル電話代行のサービスは未対応です（2023年12月現在）

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1 バイリンガル電話代行とは
2 バイリンガル電話代行のメリット
3 バイリンガル電話代行がオススメの企業
- 3.1 外国人からの問い合わせに対応できるようにしたい
- 3.2 海外企業との取引をスムーズに行いたい
4 バイリンガル電話代行の選び方
5 この記事を読まれている方へのオススメ

バイリンガル電話代行とは

バイリンガル電話代行は、さまざまな電話代行のうち、英語をはじめ外国語で電話対応できるタイプのサービスです。近年、海外では日本文化などに対する関心が高まり、日本国内を訪れる外国人観光客が増えています。また、国際社会では、経済のグローバル化が進みました。

その影響もあり、日本の企業は多くの業種で海外企業との取引が活発化しています。このような状況のもと、外国人からの電話に対応する必要性が高まる企業も増えました。そのニーズをふまえ登場したといわれるサービスが、さまざまな言語で着信対応できるバイリンガル電話代行です。

バイリンガル電話代行のメリット

バイリンガル電話代行がもたらすメリットは、外国語での電話対応にかかるコストを削減できるところなどです。以下では、このサービスにより企業が得られる主なサービスをご紹介します。

電話対応コストの削減

外国語での電話対応にかかるコストを削減できる点は、バイリンガル電話代行の活用で得られる大きなメリットです。通常、外国語で電話対応できる人材を見つける時は、人員募集の広告作成から応募者の面接や採用者の選定まで多くのコストがかかります。

また、新しい人員を採用すると、たとえ電話がかかってこなくても人件費が発生します。バイリンガル電話代行を活用した場合、代行会社がオペレーターを手配するため、企業による人員募集は不要です。また、サービスの利用時間を外国人からの電話が多い時間帯に限れば、人件費の節約にもつながります。

電話対応の品質向上

外国語による電話対応の品質を向上できるところも、バイリンガル電話代行に期待される代表的なメリットです。一般的に、国内企業で外国語の電話に対応する時は、使用する言語と日本語のいずれにも習熟していることが求められます。また、日常会話と違いビジネス用語を理解できる必要もあり、これらのニーズに応えられる人材の確保は難しくなります。

バイリンガル電話代行は、日本語と外国語ともに相当の理解力を備えているところが特徴的です。基本的なビジネス用語を使われても通話が滞る心配はなく、スムーズな受答えにより高品質の電話対応を実現できると期待できます。

業務の効率化

業務の効率化も、企業でバイリンガル電話代行を活用すると得られるメリットに挙げられるでしょう。企業がバイリンガル電話代行を導入した場合、外国語で電話がかかってきた時、着信対応を任せられます。従業員は、着信時に作業の手を止めずに済み、仕事への集中力を維持しやすくなります。

また、語学力の高いオペレーターが電話を受ければ、円滑に通話を進められるでしょう。バイリンガル電話代行を活用すると従業員は各々の作業に専念しやすくなり、業務全体の効率は上がると見込めます。

バイリンガル電話代行がオススメの企業

バイリンガル電話代行がおすすめの企業は、多岐にわたります。とはいえ、「どんな会社に向いている？」との疑問は少なくないでしょう。以下では、このサービスが適していると見られる代表的な業種をご紹介します。

外国人からの問い合わせに対応できるようにしたい

バイリンガル電話代行が適した企業の代表例は、外国人からの問い合わせに対応できるようにしたいと考えている業種です。具体的には、外国人観光客や外国人顧客の多い企業が挙げられます。

外国人観光客や外国人顧客が多い企業

外国人観光客や外国人顧客が多い企業は、ホテルや商社・金融関係です。近年、国内のホテルやレストラン・観光業は、外国人観光客の増加に伴い国外からの問い合わせが多くなっています。

また、小売業やメーカーも、日本製品を買い求める外国人から電話を受ける場面が見られます。商社や金融関係は、経済のグローバル化もあり、外国人顧客が増加傾向にあるといわれる業種です。IT企業も海外企業との取引は盛んであり、外国人顧客から連絡が入る機会は増えていると考えられます。

近年ニーズが高まっている企業

近年、外国人からのニーズが高まっている企業でも、国外からの問い合わせに対応したいとの声は多く聞かれます。いくつか具体例を挙げると、ヘルスケアや教育の分野です。最近は、病気の治療を目的として訪日する外国人が増えてきたといわれています。また、観光客が、訪日前に日本語を勉強しておきたいと望むケースも少なからず見られます。

さらにここ数年、日本の娯楽文化やスポーツ選手は海外でも高い人気です。そのため、ヘルスケア・教育関係やエンターテインメント・スポーツ業界では、近年になり外国人からの電話が多くなったといわれています。

海外企業との取引をスムーズに行いたい

海外企業との取引をスムーズに行いたい企業も、バイリンガル電話代行が適していると考えられます。国内外を問わず幅広く取引している場合、スムーズに取引を進めるには、外国語でも滑らかに電話対応する必要が出てくるでしょう。通訳を介さず外国人と直接コミュニケーションを取れれば、信頼の獲得につながります。

とくに、経済のグローバル化が進むなか海外進出を検討している場合、外国語で円滑に電話対応する必要性は高いと考えられます。ただし、企業によっては、予算の都合などで外国語のスキルを持つ人材を雇用することが難しいケースもあるでしょう。

また、昨今は国内の少子化が深刻であり、多くの企業において人材の確保は容易ではありません。以上の状況をふまえた場合、さまざまな理由から外国語での電話対応をスムーズに処理したい企業にとっては、バイリンガル電話代行がおすすめと考えられます。

バイリンガル電話代行の選び方

バイリンガル電話代行を選ぶ際、電話対応できる言語の確認などは大切です。以下では、このサービスの導入時に注目したい選び方のポイントをご紹介します。

対応可能言語の確認

電話対応が可能な言語の確認は、企業がバイリンガル電話代行を選ぶ時にチェックしたい重要なポイントです。同じバイリンガル電話代行でも、代行会社によって、オペレーターの語学力には差が見られます。相手の氏名や連絡先だけでなく細かい用件まで聞くとなると、オペレーターには高い語学力が求められます。

また、多くの国と取引がある場合、英語以外の電話もかかってくるでしょう。そのため、バイリンガル電話代行の会社選びでは、とくにオペレーターの語学力と対応可能な言語の確認が大切になります。

料金体系

料金体系のチェックは、企業が余計な出費を避けるうえで欠かせないといわれるポイントです。通常、電話対応を外部委託する時、必要経費として使える予算は限られています。バイリンガル電話代行を導入する場合も、利用料金が予算オーバーしないか事前に調べておく必要があります。

ただし、料金の安さばかりに目を向けるのは、望ましくないでしょう。格安料金の場合、電話対応の品質が低いケースも少なくないためです。それに対し、手頃な料金設定で高品質の外国語対応を実現できれば、予算の有効活用につながります。

サービス内容

サービス内容も、バイリンガル電話代行の選択時に重視したいポイントです。現在、多くのバイリンガル電話代行は、さまざまなサービスを提供しています。とはいえ、具体的な内容は必ずしも共通していません。どのようなサービスが用意されているか確認しないと、企業のニーズに応えてもらえない可能性があります。

そのため、ニーズに合うものを選べるかどうかのチェックは重要です。海外との時差の関係で夜間の電話が多い場合、着信の取りこぼしを防ぐには、24時間365日対応できるサービスが必要になるでしょう。着信の取りこぼし防止を含めて企業がニーズに沿った電話受付を実現するなら、バイリンガル電話代行を選ぶ時は、サービス内容の確認も重要と考えられます。