行政書士事務所の電話秘書活用パターン

更新日：2022.08.25スタッフブログ

電話秘書は、士業事務所でも有効活用されているサービスです。多種多様な書類作成に関わる行政書士事務所も例外でなく、このサービスが事務所に貢献できる場面は少なくありません。そこで今回は、行政書士事務所の特徴をふまえながら、電話秘書がもたらすメリットや活用するタイミングをご紹介します。

1 専門用語にも対応！士業専門電話代行の活用について

専門用語にも対応！士業専門電話代行の活用について

行政書士事務所の特徴

行政書士は、行政機関に提出する各種書類の作成および提出手続きの代行が主な業務の専門家です。取り扱う書類は、飲食店などの開業時に必要となる申請書から、遺言書など権利義務・事実証明に関わる書類までさまざまです。
これらは法的な知識が必要になる場合もあるため、あまり法律に縁のない人にとって不備なく書類を作成・準備する作業は容易ではありません。

行政書士事務所には、書類作成の代行依頼とともに不明点に関する相談の電話もかかってきます。法律用語をある程度理解しておかないと、事務員は電話対応もままなりません。この点は、一般的な事務所と異なる士業ならではの特徴といえるでしょう。
そのため行政書士事務所の場合、通常の電話対応スキルを習得するだけでなく、専門用語にも通じた事務員の養成が課題となります。

電話秘書はどんな時に有効？

電話秘書は、一般的に行政書士として独立開業したばかりの頃に有効活用されています。
事務所をオープンしたばかりの時期は、経営が軌道に乗るためにも新規顧客の開拓は不可欠です。しかし、まだ資金繰りが厳しければ十分に人員を確保できないかもしれません。人手が不足していたら、せっかく依頼の電話があっても受け損なう危険があります。そんな時、電話秘書を利用していれば電話の取りこぼしを防げます。事務所で依頼者と打ち合わせている最中に着信があっても、電話に気を取られて集中できないなどの心配はありません。

また行政書士業務は、官公庁への書類提出などで外出の機会も多いのが特徴です。外出中、処理中の案件について事務所に連絡が入ってくるかもしれません。スタッフの人数が少ないと、それぞれ自分の業務に追われて電話対応まで手が回らない恐れもあります。その場合も電話秘書を頼んでおくと電話を取りこぼす可能性は低くなり、安心して事務所を離れられます。
事務所を立ち上げたばかりの頃は資金力も乏しいことが多いため、電話秘書の利用料金も気になるところでしょう、しかし、このサービスは利用時間や曜日を選べる業者が少なくありません。着信の集中する時間帯だけ転送をするなど上手に活用すれば、出費を抑えつつ人手不足も補える便利なサービスといえます。

電話秘書でできること

電話秘書の中心的な業務のひとつが、電話の取り次ぎです。事務所に電話がかかってきても取りこぼす心配はありません。どんな用件か確認したうえで、担当する先生の都合に合わせた連絡方法により依頼内容などをお伝えます。24時間365日対応している場合もあり、営業時間外にかかってくる電話への対応も問題なくこなせます。

電話秘書の利用では、スケジュール調整も任せられます。行政書士の先生はさまざまな分野の書類を取り扱っているので、各方面から問い合わせの電話がかかってくるでしょう。多くの案件を抱える状況だと、ご自身の予定を把握するだけでも簡単ではありません。あらかじめオペレーターに確定している予定を通知しておけば、関係各所から急に面会希望の電話が舞い込んでも、既存のスケジュールを案内するなども対応可能です。

行政書士事務所で対応する事務員は専門性が問われますが、士業事務所に特化したオペレーションサービスを提供する代行会社もあります。経験豊富なオペレーターが担当すれば、専門用語が分からないまま依頼を取り次ぐといった事態にはなりません。士業向け専用の電話対応マニュアルを作成することで、誰が担当しても一定レベルの電話対応が可能となるのです。

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まず、営業担当が貴社の希望する時間帯や予想されるコール数について細かく聞き取ります。確認した結果をふまえ、最適なご契約内容をご提案します。社内的には、これまでに積み上げたデータにもとづいて必要とされる人数を算出するので、担当課のスタッフ数が不足するなどはありません。

弊社では、士業関連の窓口業務を担当した際、オペレーターの用語研修を欠かさず行います。業界用語に理解を深めたうえで業務に望むので、専門性の高い内容であっても用件を正しく伝達できます。また弊社のスタッフは、お客様の気持ちに配慮した電話対応を心がけており、必要があれば単に取り次ぐだけでなく、無料相談会や費用面についても情報提供に努めます。
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