いまさら聞けない電話代行の基礎知識

Q: 電話代行についての仕組みとは

電話代行では、予約の受付や問い合わせ対応を行ってくれる電話対応についてのサービスを提供しています。個人事業主の秘書対応から企業のコールセンターまで、幅広い用途に合わせて利用することが可能です。

更新日：2023.03.23電話代行

依頼人の代わりとなって電話対応を行ってくれる、電話代行。名前を見てなんとなくどんなサービスかはわかるものの、詳しいことは知らないという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、電話代行について調べている方や利用を検討している方に向けて、押さえておきたい基礎知識をご紹介します。

1 電話代行についての仕組みとは
2 電話代行を導入できる業種
3 電話代行を導入するメリットとは
4 このような方に電話代行がおすすめ！
5 おわりに

電話代行についての仕組みとは

まずは、電話代行の仕組みを簡単に確認しておきましょう。代行を依頼するにあたって、業者から電話番号をレンタルする方法と、現在使っている番号をそのまま使う方法があります。前者の場合は直接、後者の場合は掛かってきた電話を業者に転送し、オペレーターが代理となって対応します。電話代行では事前に指定したとおりに予約の受付や問い合わせ対応を行ってくれるため、個人事業主の秘書から企業のコールセンターまで、幅広い用途に合わせて利用することが可能です。中にはオペレーターの方から電話を掛ける、テレアポ業務の代行をしている業者も存在しています。

電話代行を導入できる業種

実際に電話代行を導入できるのはどんな業種が多いのでしょうか。活用例とあわせて見ていきましょう。

美容室やエステサロン

お客様につきっきりで接客する必要がある、美容室やエステサロン。施術中に掛かってきた電話に対応するため、主に予約の窓口として電話代行が活用されています。予約の取りこぼしを防げるのはもちろん、電話に気を取られることがなくなりお客様の満足度向上も期待できます。

ECサイト運営

夜間休日にも利用者がいるECサイトでは、いつでも問い合わせを受け付けられるように電話代行を活用する例が多くあります。「気になったことがあれば電話ですぐ聞くことができる」という安心感から、間接的にお客様に積極的な購入を促すことも可能です。

士業

クライアントの方からの信頼がなによりも大切な士業。電話代行に依頼すれば、事務所を留守にしている間でも高品質な電話対応を実現できます。

電話代行を導入するメリットとは

電話代行を導入すると、以下のような3つのメリットがあるのでご紹介していきます。

事務員を雇用するよりも低コストで運用可能

コール数が少なければ数千円からでも利用できるプランがあり、低コストで運用することが可能です。電話対応のために新たに事務員を1人雇う時の人件費と比較して、経費の削減ができます。

会社の信頼度を高めて新たな商機をつかむことができる

電話対応の質は会社の印象と強く結びついています。電話を掛けてきたお客様や取引先の方から「会社としてきちんとしているな」と思ってもらうことができれば、新たな商機の獲得にもつながります。

仕事の効率化

電話はいつ掛かってくるかわからないうえに、かならず対応しないといけないものです。電話代行を利用すれば電話に気を取られずに、集中して他の業務に取り組むことができます。

このような方に電話代行がおすすめ！

用途に合わせてさまざまなプランが用意されている電話代行ですが、特に次のような方におすすめできます。まずは、営業で外出することの多い個人事業主の方。小規模なプランを選べば、独立・開業したての時期でも安心して使うことができます。取引先からの信頼を得やすい、固定電話の番号をレンタルできる点も見逃せません。不動産や水回りなど、緊急の案件が多い保守・修理業務を営んでいる方にもおすすめです。夜間休日はもちろん、外回りの業務にあたっている時でも掛かってきた電話を漏らすことがなくなります。

おわりに

実際に利用してみなければわからないことも多い電話代行。今回は改めてその基礎知識について、仕組みやメリット、おすすめしたい方などについてご紹介しました。業者のホームページを見て「自分の会社にも導入できるのかな」「こんなサービスは提供してもらえるのかな」など不明な点があった場合には、迷わず問い合わせしてみることをおすすめします。