Slackのコミュニケーションマナーとは

2020.02.25ビジネス豆知識
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Slackは、2013年から公開されたビジネス向けのチャットツールです。オープンで使いやすい利用環境を重視したシステムになっていますが、ベースには仕事用という認識があります。業務にふさわしくない投稿は、避けなければいけません。参加者は、どんな使い方が望ましいか理解しておく必要があるでしょう。今回は、Slackの特徴を踏まえながら使用時の注意点や最低限守っておきたいマナーなどをご説明します。

slack

 

Slackの特徴

ビジネスシーンにおいてSlackが世界的に多くの人気を集めている要因は、ツールの使いやすさです。

 

Slackの使いやすさ

Slackの使いやすさは、コミュニケーションに手間がかからない、閲覧環境が幅広い、データを簡単に保存・検索できる、情報共有も手軽といった点にあります。

Slackの基本にある考え方は、オープンなコミュニケーションです、チャットルームが用意されれば、誰でも自由に出入りできます。特定の相手との個人的な連絡からグループでの討論まで、さまざまな会話のスタイルを手間なく選択可能です。

チャットを閲覧する際には、とくに通信手段やアクセス環境を選びません。パソコン、タブレット、スマートフォンなどに幅広く対応しており、接続環境が整っていればいろいろな場所からアクセスできます。

チャットでやり取りしたデータの保存や検索作業は簡単であり、必要な時、過去の内容にさかのぼり参照するのに大して面倒はありません。画像を含めた各種形態のファイルを他の参加者と手軽に共有できるところも、このツールならではの特徴です。

Slackはこれらの性能により仕事での優れたパフォーマンスを可能にしてくれるため、日本でも多くの支持を獲得しています。

 

メールやLINEとの違い

メールとは仕事の作業効率に関して、LINEとは参加者の管理面において大きな違いがあると評価されています。

メールは、常に送信先の入力が欠かせません。業務目的であれば、一定の書式をふまえた文書作成を求められます。受信側が忙しいと、送信内容をすぐに確認してもらえる保証もありません。

チャットツールの場合、入室したメンバーのリストを確認すれば十分です。文書入力では余計な挨拶文を省けるので、手早く本題に入れます。すぐに気づいてもらいたいメッセージがある時には、メンションをつけ参加者の注意を喚起する仕組みも備わっています。

LINEは、業務用に使われているケースも少なくないチャットツールです。ただ問題は、管理の難しさにあります。管理者のアカウントであっても、関与していないチャットルームの内容をチェックできません。

Slackは、業務用に特化した側面をもっています。アカウントが管理者であれば、自分が参加していないチャットルームのメッセージも確認できます。仕事で行き違いが生じた際に責任者が情報追跡できる点は、ビジネス向けの名にふさわしい特徴といえるでしょう。

 

 

使用時の注意点

Slackの使用時にまず注意したい点は、職場での発言として適切かどうかです。アバターやGIFアニメの使い方、誰に参加してもらうかの判断にも気をつけなければいけません。

 

不適切また不要な発言は控える

ネット上の発言は、いつ誰の目に触れるか分からないリスクを負っています。Slackに限らず、不適切また不要な発言は控える必要があります。

もともと、チャットルームそのものは公式の場ではありません。家族や友人といったプライベート関係の参加者だけで利用するなら、思いついたことを何気なく発言しても許されるでしょう。

仕事では、時間がとても貴重です。チャットだからと気楽に何でも頼むと、迷惑に思われるかもしれません。不参加だった同僚や上司にチャットを見られた場合、不適切な発言で職場の人間関係を悪くする恐れもあります。

Slackは業務用であるとの認識をもち、どんな内容がふさわしいか常に配慮しておくことが賢明です。

 

チャットの内容整理は重要

チャットでは、複数の会話に参加するケースがあります。職場で使う場合、混乱を避けるためチャットは内容や重要度によって整理しておくことが重要です。

仕事で多くの案件を抱えていれば、数多くのチャットに参加することも珍しくないでしょう。チャットによっては類似の呼称がつく場合もあり、よく確認しないと誤ったところに入室するかもしれません。

そんな事態を避けるには、普段からチャットの整理は重要です。スターやミュートといったオプション機能を有効活用し、業務別さらに緊急性をふまえながら整理しておくと参加したいチャットルームを選びやすくなります。

チャットルームと無関係な発言で混乱を招くリスクは減り、仕事で忙しいなかの時間節約にも効果的です。

 

アバターやGIFアニメにも要注意

アバターやGIFアニメを利用する際にも、いろいろ注意しなければいけません。

Slackを使った職場のチャットでは、アバターにより個人を識別するケースが主流です。誰だか分かりにくいアバターは、円滑に会話を進めるうえでは適していません。作業効率を考えると、入室時にすぐ理解してもらえるアバターを選ぶことが望まれます。

このツールは、GIFアニメを投稿する機能も装備しています。非常に人気のあるサービスですが、事前にアニメの内容を確認できません。意図しないアニメーションが投稿される恐れもあるため、安易に使用するのは控えたほうがよいでしょう。

 

 

守りたいマナー

Slackを使用するうえで守りたいマナーは、「メンバーのステータス尊重」や「新しい人が参加しやすい雰囲気づくり」です。

 

お互いのステータスを尊重

Slackは、ビジネス向けツールにふさわしく勤務状況を知らせる機能をもっています。参加者は、会議中、休暇中、病欠などのステータスを設定できます。

このツールでのチャットは、あくまで仕事の一環として進められるのが適切です。コミュニケーションを深めたいからと、チャットを優先すると残りのメンバーの業務を妨げる恐れがあります。チャットする際には、お互いのステータスを尊重することが重要です。

会議中であれば、チャットで何か連絡がきても対応するのは難しいでしょう。休暇中は、仕事のことを忘れたいもの。病欠なら、ゆっくり身体を休めるのが最優先です。緊急でない場合、これらのステータスに配慮しないのはマナーに反します。メンバー同士が気持ちよく利用するために、ステータスの確認は怠らないようにしましょう。

 

歓迎ムードをつくる

Slackには、既存のチャットに新規参入しにくいところがあると指摘されています。新たな参加者を迎える時には、入りやすい雰囲気をつくることが大切です。

これまで何度も会話を重ねてきたメンバー同士は、どんな話題が盛り上がるか、何と発言すれば喜ばれるか十分に理解しているでしょう。その辺りが新規の方にはよく分からないため、馴染みのメンバーで楽しんでいると疎外感を抱くことが多いといわれています。

新規の方から積極的に会話に加わるのは、勇気がいるかもしれません。発言をためらっている様子なら自分から挨拶し、おすすめランチなどいろいろ情報提供すると打ち解けてもらうのに効果的です。

 

問題が起きたら迅速対応

チャットしていると、できるだけマナーに気をつけていても何気ない投稿で失敗する場合があります。

問題が起きたら、迅速な対応が不可欠です。不用意な発言で他のメンバーを不快にした時には、早めに謝罪するのが賢明でしょう。ただ傷口を広げないためには、慎重に言葉を選ぶ必要があります。

上述したGIFアニメは、大量に投稿すると場合によっては嫌がられるかもしれません。最近は、「絵文字を使うなら2個まで」「重要な用件はメールで送る」といったルールも発生しているとの話です。

 

とくに明示されていない非公式のルールは、知らずに違反するケースがあります。その際もすぐ対策を採り、速やかな問題解決に努めましょう。

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