取引先で出されたドリンクを断るのはあり?

2020.01.09ビジネス豆知識
Pocket

ビジネスで先方を訪問する際は、いくつかの注意点があります。到着時間や待っている間の過ごし方など、マナーを知らないと迷ってしまうこともあるため、事前に確認しておきましょう。こちらでは、取引先やお客様を訪問する際のビジネスマナーについてお伝えします。

取引先で出されるドリンク

 

アポイントメントの取り方

訪問の前には、先方にアポイントメントを取ります。アポイントメントを取る際は、電話をかける時間に注意しましょう。基本的に朝10時から夕方5時の間を選ぶのが適切だとされています。始業開始や退社の時間帯は、先方が忙しい可能性が高いため、避けるのが大切です。また、昼休みや営業時間外に電話をかけるのも、休憩時間に対応させてしまうことになるため、避けたほうが無難です。

電話をかけたら、まずは会社名と自分の名前を告げ、どういった用件で連絡したのか伝えましょう。担当者以外の方が出た場合は、担当者に替わってもらいます。担当の方が出たら、始めに「〇〇分ほどお時間をよろしいでしょうか」と確認し、相手の都合に配慮します。用件はあらかじめ簡潔にまとめておき、短時間で伝えましょう。

アポイントメントの電話では、まず訪問目的と所要時間を伝えします。何の件で用があり、何分ほど時間がかかるのか示して下さい。それから、候補日や時間を挙げて、先方の都合を伺いましょう。訪問の際に自分以外の同行者がいる場合は、そちらも伝えます。訪問内容や時間を明確に伝えて、相手が準備しやすい様に配慮しましょう。

 

訪問時間はギリギリ?それとも5分前?

訪問する際に気になるのが、いつ訪れるかです。遅刻はもちろん厳禁ですが、ぴったりに着いたほうが良いのか、数分前に到着するほうが良いのか迷ってしまうケースもあります。

マイナビが行ったアンケートによると、「アポイントメントよりも5分以上前に来るのはマナー違反だ」と考えている方は、23.5%でした。76.5%の方は、早めに来ることをマナー違反ではないと考えています。

早く到着するのをマナー違反だと考える理由には、迎える側の準備が整っていなかったり、相手に余計な気を使わせてしまったりといったものがあります。時間ぴったりか、少し遅めに到着するほうが良いと考える方も一定数いるようです。

しかし、多くの方は時間より前に到着することを問題ないと考えています。早く来るほうがやる気を感じられる、誠意を感じるといった意見も多く見られました。

ただし、許容範囲は5~10分という方が多く、それ以上早く来られると困るという方が多数を占めています。あまり早く到着するのは避けましょう。

理想的なのは、10分ほど前に現地に到着し、身だしなみを整えてから5分前に受付へ向かうことです。受付のない会社なら、3分前が目安になります。また、もしもやむを得ず遅れる場合は、10分前には相手に連絡を入れて下さい。

 

出された食べ物や飲み物を残すのはあり?

訪問先でお茶やお菓子を出される場合があります。勧められた場合は、素直にいただきましょう。すぐに口をつけたり、飲みきったりするのは失礼なのではないかと考える方もいらっしゃいますが、相手は好意で出してくれているため、口をつけたほうが好印象です。飲みきってしまっても問題ありません。

しかし、苦手な飲み物や食べ物を出される場合もあります。苦手でも飲める(食べられる)なら、いただいたほうが無難です。しかし、どうしても食べられないのであれば、素直に苦手なこと伝えて謝りましょう。断る際は、始めにお礼を言うのが大切です。出されたものを飲めないこと自体は失礼ではないため、無理はしなくて構いません。

また、コーヒーや紅茶を出された際、砂糖やミルクを入れる方もいらっしゃいますが、入れることは問題ありません。ただし、無言で入れるのは失礼にあたるため注意が必要です。砂糖やミルクを入れる時は、「失礼します」と言ってから入れましょう。

 

服装や靴のマナー

訪問の際は、服装にも気を配りましょう。暑い夏場は薄着で外出したくなりますが、取引先やお客様の元へ行く際は、必ずスーツを着用しましょう。

また、スーツやシャツにシワがないか、ネクタイは曲がっていないかなどにも注意しましょう。服装に乱れがあると、清潔感のない印象を与えてしまいます。

スーツの色は、ネイビーやチャコールグレー、ブラウンなどが無難です。シャツはどんな場面でも着用できるシンプルな白いシャツを選びましょう。

靴も装飾のないシンプルな革靴がおすすめです。落ち着いた色合いのものを選びましょう。また、かかとが磨り減っていたり、汚れたりしていないかもチェックして下さい。

冬場、コートを着ている場合は、コートを脱いでから入りましょう。マフラーや手袋をしている場合も外して下さい。訪問先の会社が入っているビルに入る前には脱いでおくのがマナーです。服装のマナーに気をつけて、先方に好印象を与えましょう。

 

待っている間の過ごし方

訪問先で先方の担当者が来るのを待つ間は、どの様に過ごせば良いのでしょうか。

会社に到着すると、たいていは応接室や打ち合わせスペースに通されます。この際、案内の方に「こちらのお部屋でお待ち下さい」とだけ言われた場合は、下座の椅子の横に立って待って下さい。

「お掛けになってお待ち下さい」と言われた場合は、座って待っていて構いません。下座を選んで座りましょう。上座を指して座る様に促された場合は、「上座に失礼いたします」と言ってから着席します。先方が来たら、「上座に失礼しております」と一言伝えましょう。

座って待つ時は、椅子に浅く腰掛け、先方が入って来た際にすぐに立てる様にしておきます。相手が入室したのに座って待っているのはマナー違反になってしまうため、ご注意下さい。

「お掛けになってお待ち下さい」と言われても、立って待っていたほうが良いのではないかと考える方もいるにではないでしょうか。座って待つ様に促されたのにも関わらず、立ったままでは先方に気を使わせてしまうかもしれません。座る様に勧められた場合は、素直に座って待ちましょう。

ただし、何らかのトラブルでお詫びに伺う場合は、座る様に促されても立って待つのが無難です。反省の意を見せるためにも、座らずに待ちましょう。

 

訪問際でやってはいけないこと

訪問先で行うのはタブーとされていることもあります。間違って行わないよう、確認しておきましょう。

 

長居し過ぎる

用件が終わった後も長居し続けるのはマナー違反です。付き合いの長い取引先を訪問した際は話が長くなるケースもありますが、あまり長く話していると、相手の仕事にも自分の仕事にも影響してしまいます。用件が済んだら、丁度良いタイミングで引き上げましょう。

 

携帯電話が鳴る

先方と話している最中に電話が鳴るのもマナー違反です。訪問中は携帯電話の着信音をオフにしておきましょう。バイブレーションの音でも気になる場合があるため、重要な取引の際は電源ごとオフにしておくと安心です。携帯電話の音が話し合いの妨げにならないようにご注意下さい。

 

担当者以外の方に挨拶しない

担当者以外の方に挨拶しないこともマナー違反になってしまうため、注意しましょう。受付で対応してくれた方やすれ違った社員の方には、忘れずに挨拶して下さい。

 

話の最中に腕組みや足組みをする

話の最中に腕組みや足組みをするのは控えましょう。偉そうな態度に見えてしまう上に、他者を寄せ付けない印象も与えてしまいます。話を拒絶されたと感じさせてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

 

 

https://happylifestyle.com/4320

訪問時のお茶やお菓子の正しいいただき方|コーヒーやケーキも

約束の時間の何分前につきますか?

https://news.mynavi.jp/article/20161028-a051/

https://happylifestyle.com/4442

http://u-note.me/note/47489440

https://job.rikunabi.com/contents/manners/1003/

http://www.job-getter.com/business/visit.htm

営業などで会社へ訪問する時のビジネスマナー20選

http://intermanner.com/w/blog/2208/

【フレーズ例付き】電話でアポイントメントを取るときのマナー

ビジネス電話をかける・避ける時間帯やマナーは?「相手に不快を与えないマナー」

https://happylifestyle.com/4315

https://happylifestyle.com/4340

https://woman.mynavi.jp/article/130731-049/

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)

お問い合わせ