【新入社員必見】遅刻・忘れ物・ドタキャン！NG行動と対処法

更新日：2024.04.10ビジネス豆知識

ビジネスの場で、遅刻・忘れ物やドタキャンは基本的にNGです。新入社員でも、社会人として不適切と見なされます。とはいえ、仕事に慣れないうちは、NG行動を取ってしまうかもしれません。また、先輩社員も、思わぬハプニングで失敗する可能性があります。その際、どのように対処すればよいか把握しておけば、問題を広げずに済むでしょう。そこで今回は、遅刻・忘れ物やドタキャンがNGとされる理由をふまえ、NG行動を取ってしまった時の対処法や再発防止策をご紹介します。

遅刻・忘れ物・ドタキャンはなぜNGなのか？

ビジネスにおいて遅刻・忘れ物やドタキャンがNGといわれる理由は、社会人としての基本姿勢や責任感が問われるうえ信頼の喪失などにつながるためです。こちらでは、なぜ遅刻や忘れ物がNGといわれるのか、新入社員と先輩社員のパターン別に理由を解説します。

新入社員

仕事に不慣れな新入社員であっても、遅刻などのNG行動は問題視されます。

社会人としての基本姿勢が問われる

新入社員がNG行動を取った場合、通常、社会人としての基本姿勢が問われます。商談や打合せに遅刻すると、面会相手の貴重な業務時間を無駄にするため、好ましくありません。また、何度も時間に遅れていると、「〇〇さんは時間管理ができない」との評価が先々のキャリアについてまわる可能性もあります。

信頼関係を築きにくい

社会人が遅刻・忘れ物やドタキャンを繰り返すと、職場や顧客・取引先との信頼関係は築きにくくなりがちです。時間や約束を守ることは基本的なマナーであり、新社会人でも、遅刻やドタキャンが続くと信頼感の低下につながります。

周囲に負担をかける

ビジネスにおけるNG行動は、周囲に負担をかける傾向があります。新入社員が商談に遅刻したり必要書類を忘れたりした時、周りのフォローは欠かせません。最初は新社会人だからと大目に見られても、行動が改善されず周りの負担が重くなれば、次第に許容されなくなります。

自身の成長を妨げる

新入社員が、社会人としてのNG行動を改めない場合、自身の成長を妨げる可能性もあります。遅刻や忘れ物が絶えず担当中の業務に手間取っていると、新しい仕事を任される機会は減っていくでしょう。着実に新たなスキルを覚えていかなければ、成長の妨げになると考えられます。一般的に新社会人は十分なビジネススキルがなく、いきなり大きな仕事で成果を上げることは困難です。そのため、時間厳守をはじめ社会人としてのルールを守り、少しずつ信頼関係を築くことが大切になってきます。

先輩社員

先輩社員は、基本的に新入社員の手本となるべき立場です。新社会人とは同一に見られないため、NGの社会人行動に対する周りの評価は厳しくなります。

仕事への責任感の欠如

社会人が先輩の立場でNG行動を取った場合、仕事に対する責任感の欠如が問題視されます。先輩社員は、新人と異なり責任の伴う業務を任されるケースが一般的です。会社を代表して商談に臨む場面が多く、通常、遅刻すれば「無責任ではないか」と指摘を受けます。

信頼関係の損失

先輩社員にNG行動が見られた時は、信頼関係の損失を招きがちです。多くの場合、先輩の立場になると、社会人として節度ある行動を取るのは当然と認識されます。新人の時より周りの目は厳しくなるため、少しの遅刻・忘れ物やドタキャンでも、信頼を損ねる可能性があります。

業務効率の低下

業務効率の低下につながる点も、遅刻や忘れ物が社会人の行動としてNGとされる大きな理由です。とくに、先輩社員は多くの仕事を任される場合もあり、一度のNG行動で作業チーム全体の業務が遅れるケースも見られます。

職場全体の士気の低下

責任ある立場の社員がNG行動を取ると、職場全体の緊張感が薄れ、士気の低下にもつながります。先輩社員が会議に遅れたり資料を忘れたりした場合、周りは「だらしない」と感じるでしょう。責任ある社員がだらしないと周りも気が緩みやすくなり、仕事への士気は全体的に下がると考えられます。

繰り返している場合ペナルティを受ける可能性も

先輩社員がNG行動を繰り返した場合、ペナルティを受ける可能性もあります。新入社員と違い、先輩になった社会人の遅刻や忘れ物は、会社のイメージを左右するリスクが大きくなるでしょう。先輩社員のNG行動が改善されないと、本人だけでなく職場や会社全体の評価も下げる恐れがあり、罰則対象になるケースが見られます。

先輩社員のNG行動は職場・会社の評価に関わってくるため、遅刻・忘れ物やドタキャンが続いている場合、改める必要があるでしょう。

NG行動が及ぼす影響

社会人のNG行動が及ぼす影響としては、ビジネスチャンスや信頼関係の喪失が挙げられます。

ビジネスチャンスを逃す

ビジネスチャンスの喪失は、社会人のNG行動が引き起こす悪影響の代表例です。社会人が商談に遅れると、顧客や取引先は不快に思うことが多いでしょう。また、遅刻した本人も、多少の引け目を感じるはずです。対等の立場では交渉を進めにくくなり、商談では不利な状況に立たされる傾向が見られます。自社に有利な契約条件を望むことは難しく、交渉相手によっては商談自体を拒否されビジネスチャンスを逃す場合もあります。

信頼関係にひびが入る恐れ

社会人の遅刻や忘れ物は、信頼関係にひびが入る恐れもあるNG行動です。商談相手が馴染みの顧客や取引先でも、約束の時間に遅れたり急に面会をキャンセルしたりすると、心象は悪くなります。その場合、長年かけて信頼関係を築いていても、良好な関係性を維持できる保証はないでしょう。

また、遅刻やドタキャンした本人の評価が下がり会社の信頼が損なわれれば、取引が中止になるリスクも生じてきます。社会人のNG行動は会社全体にダメージを与える可能性もあるため、商談に遅刻した時などは適切・迅速に対処する姿勢が求められます。

NG行動をしてしまった時の対処法

遅刻や忘れ物といった社会人としてのNG行動を取ってしまった場合、関係先に謝罪するとともに会社へ報告するといった対処が大切です。

謝罪

ビジネスの場でNG行動を取ってしまった際、関係各所への謝罪は不可欠です。顧客や取引先との商談に向かう途中、交通機関の乱れで遅刻する可能性は、皆無ではないでしょう。また、急な体調不良に見舞われたり、時間に追われるなか必要書類を会社に忘れたりするトラブルも起きるかもしれません。その際、契約が破棄される事態を避けるには、きちんと謝罪することが大切です。

約束の時間に間に合わないと判断した場合、商談場所に到着した後でなく、早めに電話で謝罪の言葉を伝える必要があります。一言も謝罪しないのは論外ですが、NG行動を詫びる前に遅刻や忘れ物の理由を言い訳する行為もマナー違反です。

報告・連絡・相談

遅刻などのNG行動が避けられないと判明した場合、その時点で会社に報告・連絡・相談することも重要です。仕事上でNG行動を取ってしまうと、顧客や取引先に迷惑をかけるだけでなく、会社の評価を下げる可能性もあります。大きな商談の場合、当事者が謝罪するだけでは済まされず、会社全体が責任を問われる事態も生じてくるでしょう。実際、当事者が謝罪しても事態を収拾できないケースは少なくないため、会社へ速やかに報告・連絡・相談する意識は必要です。

また、上司やベテラン社員に助力を求めた場合、問題の肥大化を防ぎやすくなります。なお、会社によっては、社内ルールで電話連絡のほかにメールでの報告が認められているケースも見られます。

再発防止策を立てる

勤務中にNG行動を取ってしまった時は、再発防止策を立てることも大切です。商談や職場内の会合に遅刻やドタキャンした場合、多くの社会人が、その場では大いに反省します。ただし、時間が経過して失敗の記憶が薄れると、同じミスを繰り返す可能性があります。何度も遅刻やドタキャンを続けないためには、再発防止に向けて対策を立てる必要があるでしょう。どこに原因があるか分析してミスの再発に備えれば、NG行動は防ぎやすくなると考えられます。

ビジネスを円滑に進めるうえで信頼関係は重要であり、NG行動により信頼を損ねた時は、迅速・適切な対処で関係性を修復することが大切になります。

再発防止のために

NG行動の再発防止に向けて心がけたいことは、事前準備の徹底・スケジュール管理や周囲への配慮です。

事前準備を徹底

事前準備の徹底は、NG行動の再発を防ぐのに効果的な対策です。次の仕事で使用する書類や備品を揃える場合、前日までに準備を完了すると、遅刻や忘れ物を防ぎやすくなります。ただし、準備作業に不慣れなうちは、何が必要になるか悩むかもしれません。その場合、既存のチェックリストを活用して周りの人にも手伝ってもらうと、必要なものを見落とさずに済むでしょう。また、不意のトラブルへの備えとして、代替案を用意しておくことも有効です。

スケジュール管理

仕事のスケジュール管理は、時間に余裕をもって行動するうえで大切です。通常、新入社員は、先輩社員ほど多くの仕事を割り当てられません。それでも、きちんとスケジュール管理しておけば時間的に余裕が生まれ、商談や打合せの直前になってから慌てずに済みます。また、余裕があるなか行動すると、予期せぬトラブルに見舞われても落ち着いて対応しやすくなります。

周囲への配慮

ビジネスでNG行動の再発を防ぐ場合、周囲への配慮も欠かせないでしょう。多くの仕事には、さまざまな形で大勢の人々が関与しています。簡単に思われる作業も、他の業務と関連しているケースは少なくありません。安易な気持ちで業務を進めると、周りに思わぬ影響を及ぼす可能性があります。遅刻・忘れ物やドタキャンについても、自分のNG行動が周囲に何かしら影響を与えると意識し、配慮を欠かさず行動することが望まれます。以上の点を心がけてNG行動の防止に努めれば、ビジネスの場で信頼を得るのに役立つでしょう。

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