不動産業者にありがちな悩みの解決方法とは？

現在、多くの不動産業者が直面している大きな悩みは、契約件数に関する問題です。また、クレーム対応に追われて時間的に余裕がなく、業務関係のスキルを磨けないなどの意見も聞かれます。不動産業者が抱える様々な悩みを解決するコツは、それぞれの問題に合わせ適切に対処することです。受付窓口を整備することで契約件数の増加につながり、親身に話を聞く姿勢が、円滑なクレーム対応に効果があると考えられています。

不動産業者にありがちな悩み5選｜解決方法は？

Q: 悩み解決のコツ

１. 受付窓口の整備 ２. 親身に話を聞く姿勢 ３. 業務を外部委託

更新日：2023.10.23秘書代行

現在、不動産業界では、新規の契約件数が伸び悩んでいるといいます。不動産会社に勤める従業員からは、クレーム対応や日々の事務処理に追われ時間に余裕がないとの声も聞かれます。これらの悩みを解決するには、どんなコツがあるのでしょうか。今回は、不動産業者にありがちな悩み5つを中心に取り上げ、それぞれに対する効果的な解決方法などをご紹介します。

1 不動産業者にありがちな悩み
2 悩み解決のコツ
3 顧客対応には電話代行を活用
- 3.1 低コストで充実の受付窓口を実現
- 3.2 いつでも親切・丁寧にクレーム対応
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不動産業者にありがちな悩み

現在、多くの不動産業者が直面している大きな悩みは、契約件数に関する問題です。また、クレーム対応に追われて時間的に余裕がなく、業務関係のスキルを磨けないなどの意見も聞かれます。

契約件数が伸びない

不動産会社の悩みを聞くと、職場や営業担当者からは契約件数が伸びず苦労していると訴える声が顕著です。最近はインターネットやスマホが普及し、不動産業界でも自社アピールの手段としてホームページを作成している職場が増えました。同時に営業担当者は、様々な努力を重ねながら顧客の確保に力を尽くしています。しかし、お客様から不動産売買や物件探しの相談を受けても、必ず契約に結びつくわけではないため、悩みの種になっています。

クレームを避けられない

クレーム対応が避けられないという悩みは、契約件数の問題とともに不動産業者が抱える大きな課題です。不動産取引では、物件を売買、あるいは賃貸してから問題が発覚するケースは少なくありません。

たいてい不動産売買や賃貸契約には多額の費用がかかるため、契約成立後に問題が判明するとクレームに発展しやすい傾向があります。契約時に事後のトラブルに関する法律上の免責事項を伝えていても、納得してもらえるとは限らず、不動産業者はクレーム対応に追われるといいます。

スキルを磨けない

新規契約の獲得やクレーム対応に追われ、時間のない従業員を悩ませる問題は、スキルを磨く難しさです。多くの場合、一通り仕事に慣れてきた従業員は、スキルアップについて考え始めます。とはいえ、経験を積むと徐々に多くの業務を任されるようになるため、スキルアップのための時間の確保は難しくなるのが実情です。不動産業者も同様であり、とくに年明けから年度末に向けた繁忙期はスキルを磨く余裕がありません。

良好な人間関係を築けない

人によっては、周りと良好な人間関係を築けず頭を悩ませているといいます。主な要因として考えられるのは、職場の業績が振るわないケースです。不動産業をはじめ、多くの業種では、職場や営業担当者の努力が必ずしも契約成立につながる保証はありません。

ビジネスは結果を重視する傾向が強く、業績が思わしくないと職場は重苦しい雰囲気に包まれやすくなります。とくに営業成績が伸びない従業員は、上司と良好な関係性を築けず悩んでいるケースが目立ちます。

多忙で休みを取れない

多忙な業務による休みの取りにくさも、不動産業者が抱えている大きな悩みのひとつです。不動産関係の業務は、新規契約の獲得やクレーム対応にとどまりません。事務処理だけでも入金確認や帳簿作成など多岐にわたり、業務時間の半分近くを費やしている職場もあるといいます。日々の細かい作業に追われる従業員からは、本来の担当業務に専念しにくいとの声が数多く聞かれます。

悩み解決のコツ

不動産業者が抱える様々な悩みを解決するコツは、それぞれの問題に合わせ適切に対処することです。受付窓口を整備することは契約件数の増加につながり、親身に話を聞く姿勢は、円滑なクレーム対応に効果があると考えられています。

受付窓口の整備

職場の受付窓口を整備する方法は、着信の取りこぼしを減らすことで契約件数の増加を見込める代表的な対策です。お客様が平日の昼間に働いている場合、お問い合わせの電話は業務時間以降の夜間や週末に集中するといわれています。そのため、多くの不動産会社は定休日を水曜日に設定していますが、なかなか業務終了後の夜間帯までは手が回らない状況です。

そんな問題を解決するには、24時間365日の受付体制を整える方法があります。終日にわたり顧客対応が可能になれば着信の取りこぼしは減り、契約件数の増加を含めビジネスチャンスは広がると期待できます。

親身に話を聞く姿勢

職場へのクレームを少しでも円滑に処理するなら、お客様の話を親身に聞く姿勢が大切です。不動産会社にも、他の業種と同じく幅広い年齢層から多種多様な用件で苦情の電話が寄せられます。会社側の落ち度でなくても簡単に納得してもらえるとは限らず、理不尽に感じるケースは少なくないといわれています。

それでも、お客様を非難する言動はクレームの肥大化を招く原因です。さらに別のクレームが生み出されるリスクを避けるには、どんな苦情にも親身に耳を傾ける姿勢が求められます。不当な要求を聞き入れる必要はありませんが、お客様の心情理解に努める姿勢を心がけると信頼感の向上につながり、新規契約の獲得に役立つ場合もあります。

業務を外部委託

職場の業務を外部委託する方法は、従業員の負担を減らすのに効果的な選択肢のひとつです。外部委託に向いている業務範囲としては、事務的な手続きが挙げられます。従業員が日々の事務作業から解放された場合、それだけ自分の担当業務に専念しやすくなると考えられます。

さらに、時間の余裕ができれば、残りの時間はスキル磨きにも使えるようになるでしょう。本来の業務に集中できるなか仕事関係のスキルも磨ければ、契約件数の増加にとどまらず業績アップを見込めます。また、業績が伸びれば上司に評価される可能性は高くなるため、良好な人間関係を築くきっかけになるかもしれません。職場の負担軽減により休みが取りやすくなるという意味でも、事務的な業務の外部委託はおすすめです。

顧客対応には電話代行を活用

職場で顧客対応の受付窓口を整えることが難しい場合、電話代行を活用すると悩みの解決に効果的です。各種サービスを上手に使えば、会社のイメージアップや業績向上に高い効果を発揮すると期待できます。

低コストで充実の受付窓口を実現

電話代行は、できるだけコストを抑えながら充実した受付窓口を実現するのに適したサービスです。不動産会社が顧客窓口を整える際、ほとんどの職場にとって予算の問題は避けて通れない課題に挙げられます。新たに事務員1人を追加する場合も人件費は安くなく、人手の補充を見送るケースは珍しくありません。

電話代行は、サービスの利用時間・曜日を必要最低限の範囲にとどめられる特徴があります。職場による人材募集は不要であり、広告の作成費やネット上への掲載費が発生しない点でも経費節減に効果的です。また、24時間365日体制で窓口対応する場合、電話代行に一任すれば、従業員は残業せずに済むようになります。コスト面だけでなく、従業員の心身の負担も減らせるようになるでしょう。

いつでも親切・丁寧にクレーム対応

お客様から苦情の電話が寄せられた時、電話代行なら常に親切・丁寧なクレーム対応が実現可能です。電話代行のオペレーターは、いつでもビジネスの基本マナーや正しい言葉遣いを忘れず現場業務に臨みます。会社側に非のない理不尽なクレームでも、親切・丁寧に会話を進めるため、お客様から不快に思われる心配はありません。

オペレーターがクレーム対応に慣れていると、親身に話を聞くことで信頼を得られる可能性が高まります。通話中に会社の印象がよくなった場合、クレームの電話が最終的に新規契約の話へ発展するケースも知られています。良心的な電話代行を選べば、リーズナブルな利用料金で高品質の電話窓口を実現できるでしょう。どこに業務委託すればよいか迷った際などは、いつでもお気軽に弊社へご相談ください。