秘書代行の報告・連絡のルールについて

私たちオペレーターが貴社の一員として電話をお取り次ぎする、「秘書代行サービス」。お取引先様などからいただいた電話の内容は、規定のルールに基づき貴社へ報告させていただくわけですが、「そのルールは誰が決めるの？」「どういうルールが可能なの？」とお思いの方もいるかもしれません。本日は、秘書代行における貴社への報告・連絡のルールについてご説明します。

貴社のご都合やご要望に合わせた報告・連絡を行います

報告・連絡のルールはどうやって決まる？

予約や注文、問い合わせ、要望、クレームなど、かかってくる電話の内容はさまざまです。秘書代行では、1本1本の電話をお取り次ぎし、内容を正確に聴取、把握し記録します。そして、その内容を決められたルールに則り報告・連絡させていただきます。

事業者様によっては、「報告は○○に関する電話のみで良い」「連絡は○○と○○にして欲しい」と言われることもあります。すべての電話を逐一報告するとは限りません。すべては、貴社のご都合に合わせて連絡先、タイミング、報告の有無などを決めさせていただきます。
また、お受けした内容は、基本的に貴社が指定されるアドレスへE-mailで連絡する決まりですが、これも貴社がもっとも好まれる方法に変更が可能です。

多くの場合、報告・連絡に関するルールはお打ち合わせの段階で決めることになります。事前に、「応対内容記入シート」という対応方法のベースとなる資料をお送りしますので、そちらに貴社のご要望をご記入いただければ、報告・連絡に関するルールや取り決めをしっかりと決めさせていただきます。

途中でルールの変更をしたい時は？

お打ち合わせの段階で決定したルールに基づき、オペレーティングや報告を行うのが基本となります。しかし、サービスを利用する中で、報告・連絡に関する課題が見つかり、調整や改善の余地が生まれるケースもあります。その場合は、どうぞご遠慮なくお申し出下さい。可能な限り対応させていただきます。

ビジネスの現場は目まぐるしく変化するものです。常に同じルール・やり方が通用するとは限りません。規定のルールを変更したい場合、お申し出いただければ対応いたしますので何なりとご相談下さいませ。

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