バーチャルオフィスを決める重要なポイントとは

2020.01.29業界関連情報
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最近、経費節減などの効果を期待できることから需要を高めているサービスがバーチャルオフィスです。ただサービス自体の歴史が浅いため、業者によってサービスのレベルには多少なりとも違いが生まれています。どれを利用するか、頭を悩ませている方も少なくないでしょう。そこで今回は、バーチャルオフィスの概要やメリットとともに、選び方のポイントや弊社ならではのサービスの特長をご紹介します。
バーチャルオフィス

バーチャルオフィスの概要やメリット

バーチャルオフィスとは、オフィスにとって欠かせない基本的な機能を提供するサービスです。

サービスの概要

自宅やビルの一室をオフィスとして活用する際、少なくとも必要となる項目として、電話番号と住所が挙げられます。

電話番号は、お客様から注文を受ける時や仕事の関係者と連絡を取る際に不可欠といえます。取引先に仕事関係の資料を送ってほしいと頼めば、どこに送付すればよいか必ず住所を聞かれるでしょう。

バーチャルオフィスは、オフィスを運営するうえで必須と考えられるこれら2つの機能を貸し出すスタイルが一般的です。多くの場合、貸し出した電話番号・住所に着信や郵便物があった際には利用者の希望先へ転送するサービスも行っています。

サービスによっては、さらにFAX番号のレンタル、法人登記代行、会計サービス、融資や助成金のサポート、WEB制作のサポートも請け負っています。

メリット1:家賃や光熱費が発生しない

バーチャルオフィスは、その名の通り実体としての事務所が存在せず、家賃や光熱費は発生しません。

新規に事業を始める時、多くの方を悩ませるのが運営費用の問題です。まだ固定客がいないなか、うまく資金をやり繰りするのは楽ではありません。そんな状況でオフィスをかまえた場合、家賃や光熱費は大きな負担になります。

バーチャルオフィスはこれらの経費がかからず、コスト削減にはとても効果的です。電話番号をレンタルすると電話回線を新規契約する必要はなく、デスクをはじめとするオフィス用品も調達しなくて良いため、予算をかなり節約できると見込めます。

メリット2:個人情報を公開しなくて済む

バーチャルオフィスを利用すれば、仕事関係で連絡先を教える必要があっても個人情報を公開しなくて済みます。

自宅を仕事場にする場合、ほかに連絡先を用意していないと仕事関係でも個人の電話番号や住所を伝えることになるでしょう。サイトを運営すれば、アクセスしてくるユーザーの信頼を得るため、ホームページ上にも連絡先の掲載が望まれます。個人情報が不特定多数の目に触れる可能性があるため、抵抗がある方も多いのではないでしょうか。

バーチャルオフィスはたいてい電話番号と住所を貸し出してくれるので、仕事関係やネット上での個人情報の公開は不要です。自宅で仕事している方でも、プライバシーが侵害されないか心配せずに連絡先を教えられます。個人情報を保護する意味でも、バーチャルオフィスは大きな効果を発揮するサービスと評価できます。

バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント

バーチャルオフィスの具体的なサービス内容は、一律ではありません。どこを利用するか選ぶ際、ポイントになるのは希望するサービスの有無やその詳細です。

業者で差異のあるサービス

業者によって差異が見られる項目には、転送サービスや会議室の提供の有無があります。電話番号や住所をレンタルしていても、転送サービスを引き受けているとは限りません。希望のサービスを利用できるか、事前確認は不可欠です。

電話の転送であれば、ほかに事前チェックしたい主なポイントは以下の3点です。

1.自動転送かオペレーターによる転送か
2.利用する電話番号を持ち込めるか
3.オペレーターの対応はどんな具合か

郵便物の場合、以下の3点を確認しておきましょう。

1.どれくらいのタイミングで転送してくれるか
2.自分で受け取りに行っても問題ないか
3.転送料は無料か、有料なら郵送料も含まれるか

会議室に関しては、おおよそ「とくにスペースを提供していない」「貸し出している住所で会議室を無料提供」「会議室の利用は有料」の3パターンに分かれます。とくに目を向けたいポイントは、利用スペースの広さや備品レンタルの有無と料金です。

借りた住所での法人登記を検討している場合、登記利用の可否や代行サービスの有無の確認も行いましょう。

利用料金によるサービスの違い

バーチャルオフィスの利用料金を比較すると、価格帯は1,000円以下から数万円まで千差万別です。サービス内容は、住所だけ提供しているケースから秘書サービスを含めたタイプまでいろいろな種類が知られています。

料金体系に注目した場合、格安設定の内訳を見ると基本料は500円程度のかなり安価なものが見つかります。業者によっては登録情報を変更する際に事務手数料が発生し、郵便物の転送にオプション代金が上乗せされる場合もあるため、実際には数千円ほど必要になると考えたほうが無難でしょう。

高額設定の場合、秘書サービスや会議スペースの無料利用をセットで提供しているところが多く見られます。基本料金だけでも値段が高くなる傾向にありますが、サービス内容は料金に見合うくらいハイレベルです。

利用料金を基準にすると、レンタルできる住所にも差が生じています。格安タイプは比較的にローカルなエリアの住所が使われがちですが、高額タイプが提供する住所は主に一等地や人気エリアです。

バーチャルオフィス選びでは、基本料金だけでなくサービスの詳細にも注目するのが賢明といえるでしょう。

電話代行サービスのバーチャルオフィス

電話代行サービスでは、リーズナブルな価格設定で充実したサービス内容のバーチャルオフィスを提供しています。

電話番号・FAX番号・住所の貸し出し

弊社のバーチャルオフィスでは、会社が保有する電話番号・FAX番号と弊社が所在する住所をレンタルいたします。

利用できる電話番号は、大阪と東京を含めた国内の主要都市(札幌、仙台、千葉、川崎、横浜、さいたま、名古屋、京都、神戸、広島、福岡、北九州など)の地域局番のほか、フリーダイヤル(0120)とIP電話(050)です。必要があれば、弊社のオペレーターが電話対応いたします。秘書代行と組み合わせれば、事務員が常駐するスタイルのバーチャルオフィスも実現可能です。

貴社に対応していただく全国電話番号貸出サービスの場合、24時間365日、指定の電話番号に自動転送します。FAXを受信した際には、その旨を連絡するだけでなく受信したデータのメール送信も承ります。貴社宛ての郵便物は弊社で保管し、ご連絡を差し上げるシステムです。貴社から指定があれば、ご希望の宛先に転送いたします。

電話番号や住所のレンタルからオペレーターによる電話対応までセットで活用すれば、バーチャルオフィスとしての機能を十分に発揮できるでしょう。

弊社サービスのメリット

弊社のサービスは、柔軟性の豊かさが大きな特長です。電話番号や住所だけをレンタルして貴社で電話対応するケースから、弊社のオペレーターが対応するパターンあるいは秘書代行と組み合わせるものまで用意しています。必要なサービスのみを選べば、ニーズに見合った無駄のないバーチャルオフィスを手に入れられます。

弊社のバーチャルオフィスでは、レンタルオフィスやシェアオフィスと異なりデスクや商談スペースを提供していません。主に貴社の営業拠点や開業準備室として機能する事務所を想定しているため、サービス内容を絞り込んでいます。余計な要素を省いている分、起業時など資金繰りが厳しい場合でも出費を抑えられます。

弊社が貸し出す電話番号や住所は、名刺やサイトに掲載しても問題ありません。個人情報を公表せず、安心して仕事上の連絡が取れます。電話番号に主要都市の局番を使えば、貴社のお客様や取引先からの信頼も得やすくなるでしょう。

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