フレックスタイムに伴う電話対応の課題は電話代行で解決！

Q: 導入障壁の解消には電話代行がオススメ

１. 固定電話の速やかな着信対応が実現 ２. 社内チャットで電話の取次ぎを円滑化 ３. タイムリーな受電内容の連絡が可能

更新日：2023.11.08電話代行

フレックスタイム制は、従業員が勤務時間を任意で決められる仕組みです。企業で導入すれば、多くのメリットを得られると期待されています。しかし一方で、様々なデメリットを指摘する声も少なくありません。とくに、固定電話の対応は難しくなるため、社内での対策が不可欠です。今後、フレックスタイム制度の導入を検討している場合、長所と問題点を確認しておくとトラブル回避に役立つでしょう。そこで今回は、フレックスタイム制度のメリット・デメリットなどを解説しながら、問題解決のために活用したい電話代行の利点をご紹介します。

1 フレックスタイムのメリット・デメリットについて
- 1.1 フレックスタイムの主なメリット
- 1.2 デメリット
2 フレックスタイム制度の導入方法・労働時間の管理方法
- 2.1 基本的な導入方法
- 2.2 労働時間の管理方法
3 導入障壁の解消には電話代行がオススメ
4 この記事を読まれている方へのオススメ

フレックスタイムのメリット・デメリットについて

フレックスタイムがもたらすメリットは多岐にわたりますが、電話がつながりにくくなるといったデメリットも伴います。以下では、この制度の主なメリット・デメリットをご紹介します。

フレックスタイムの主なメリット

職場が働き方改革の一環でフレックスタイムを導入した場合、従業員が各自の都合に合わせ出勤時間を調整できる点が大きなメリットです。出勤時間の調整が可能になれば、従業員は朝の通勤ラッシュを避けやすくなります。夕方以降に予定を入れたい時も、早めに勤務を開始すれば、通常の業務終了時間より前に退社できます。

残業時間の削減

各自で勤務開始時間を変えられる場合、残業時間の削減にも有効です。お客様や取引先の都合で夜間に作業する必要が生じた時、出勤時間を遅らせれば、夜間に勤務しても残業扱いになりません。以上のように、フレックスタイムの導入は、従業員のワークライフバランスに配慮したスケジュール管理が容易になると考えられます。

通勤の負担軽減

定刻通り出勤する必要がなくなると、勤務地から遠くても通勤に伴う負担は軽減するでしょう。この利点を活かせば、企業は、遠方に暮らす人材も確保しやすくなると期待できます。そのため、企業および従業員は、フレックスタイムの導入で多くのメリットを得られる可能性があります。

デメリット

職場でフレックスタイムを導入した際、業務上で懸念される大きな問題は、固定電話の速やかな着信対応が難しくなる点です。

急な固定電話対応

通常、多くの企業は、業務時間を9時～17時に設定します。ただし、社内でフレックスタイムが実施された場合、従業員は9時までに出社するとは限りません。また、17時より前に退勤する可能性もあります。職場によっては、9時前後や夕方頃に、従業員が誰も勤務していない状況も生じてくるでしょう。そのため、これらの時間帯に職場の固定電話へ連絡が入った時、すぐに着信対応するのは困難になることが危惧されます。従業員が決まった時間に出勤しない場合、急な会議に対応しにくくなることも予想されます。

勤務時間の調整

また、時間調整の難しさも、フレックスタイムに伴う代表的なデメリットです。従業員は勤務時間を自己管理する必要があり、計画性がないと担当業務を予定通りに進められなくなるおそれがあります。さらに経理関係では、残業時間の計算が複雑化する点も主要なデメリットに挙げられます。従業員の出勤時刻によって残業扱いになる時間は変わるため、残業代の計算が面倒になるとの声は少なくありません。

コミュニケーション不足

他には、すべての従業員が揃って勤務しない場合、コミュニケーション不足につながるおそれもあります。加えて、通常の業務時間外に働く従業員が増えれば、光熱費がアップする可能性もあります。これからフレックスタイムを導入する場合、これらのデメリットに対する検討と対策が必要です。

フレックスタイム制度の導入方法・労働時間の管理方法

企業がフレックスタイム制を導入する時は、労使協定を締結して就業規則に規定する手続きが必要です。また、労働時間は、細かく管理することが求められます。以下では、この制度の基本的な導入方法や労働時間の管理方法をご紹介します。

基本的な導入方法

フレックスタイム制の導入において、基本的に労使協定の締結は不可欠です。同制度について労使間で協定を結ぶ場合、以下の項目について検討する必要があります。

適用対象となる労働者の範囲
労働時間の清算期間
清算期間の起算日
清算期間内の総労働時間
コアタイムとなる業務時間

同じ企業内でも、部署によってはフレックスタイム制の導入が難しくなるため、適用範囲の検討は重要になるでしょう。労働時間の清算期間は、従業員が働く時間数を決める基本単位となる期間です。業務時間が9～17時なら、1日7時間と定められます。ただし、フレックスタイム制では勤務時間を1日単位で決めにくいため、週・月単位で設定する必要性が出てきます。

清算期間を週・月単位のいずれで設定するか決めた後は、その起算日とともに清算期間内で従業員に求める総労働時間を定めることも必要です。また、1日にわたり一度も従業員が揃わないと、仕事の打合せや会議に差し支える可能性があります。そのため、フレックスタイム制の労使協定では、全従業員が勤務する「コアタイム」の設定も不可欠です。

以上の項目について取り決めた労使協定は、企業が労働組合や労働者のうち過半数の代表者と締結することで成立します。さらに、企業がフレックスタイム制を実施する時は、就業規則に始業・終業の時刻は従業員の決定に委ねる旨を明記しなければなりません。また、いずれの時間帯に勤務開始や退勤が認められるかを記す必要があります。

労働時間の管理方法

企業がフレックスタイム制を導入した場合、労働時間は週単位か月単位で管理する方法が一般的です。週・月単位で従業員に求める総労働時間は、企業側で決められます。ただし、それぞれ上限が設けられているため、総労働時間を設定する時は、上限時間を守る必要があります。

上限時間を算出する具体的な計算式は、
「清算期間の日数÷7×40」です。

清算期間が週単位の場合、7÷7×40＝週40時間が上限になります。また、月単位であれば、たとえば1月であれば31÷7×40＝177.1時間です。企業は、週・月単位のいずれを採用しても、それぞれの上限までなら清算期間内の総労働時間として規定・管理できます。

導入障壁の解消には電話代行がオススメ

フレックスタイム制の導入により電話対応に支障が出た場合、導入障壁を解消するには電話代行の活用がおすすめです。以下では、電話代行の活用で期待されるメリットをご紹介します。

固定電話の速やかな着信対応が実現

企業が従業員のライフワークバランスを考えてフレックスタイム制を導入する際、電話代行を活用すると、固定電話の速やかな着信対応が実現できます。電話代行は、職場の固定電話に着信があれば、オペレーターが迅速に受け付けるサービスです。お客様や取引先から固定電話に連絡が入った際、着信時の一次対応を任せられます。

早朝や夕方に従業員が勤務していなくても、仕事関係の電話がつながらなくなる心配はありません。そのため、フレックスタイム制で人手が揃いにくい場合、固定電話の着信対応が難しくなる問題は解決すると期待できます。

社内チャットで電話の取次ぎを円滑化

電話代行との連絡手段に社内チャットツールを利用すれば、電話の取次ぎは円滑化できる可能性があります。普段、職場への電話を内線で取り次いでいる場合、出勤前の従業員には連絡しにくくなるでしょう。フレックスタイム制で各々の出勤時間が変わると、電話をスムーズに取り次げなくなるかもしれません。

一方、多くのチャットツールは、基本的に時間や場所を問わず利用可能です。電話代行が電話の用件を社内チャットでお知らせすれば、出勤前の従業員も確認しやすくなり、電話の取次ぎは円滑化すると見込めます。

タイムリーな受電内容の連絡が可能

電話代行は、必要があれば、タイムリーな受電内容の連絡が可能です。仕事関係の電話は、用件によって緊急性が異なります。お客様や取引先が急ぎの用件で連絡してきた場合、従業員は迅速な対応を求められます。ただし、フレックスタイム制で従業員が出勤していなければ、即時対応は厳しくなるでしょう。

その場合も、電話代行は速やかに着信を受け、緊急の用件は受電内容を素早く連絡できます。お客様や取引先が急いでいる時、従業員の対応が遅れる事態は避けやすくなると考えられます。企業の働き方改革を進めるためフレックスタイム制の導入を検討しているものの、電話対応に不安があるなら、解決策として電話代行の活用がおすすめです。