士業特化の電話代行を選ぶ際の業者選びのポイント

士業の方が電話代行を選ぶ際に比較したいポイント

更新日：2023.10.23電話代行

士業分野の職場で電話対応の問題に直面した時、電話代行は有効な解決手段です。ただし、近年は電話代行業者が増えている影響で、どこに依頼するかで迷ってしまう局面もあるかもしれません。業者選びで失敗を防ぐには、無料キャンペーンなどを利用するとよいでしょう。そこで今回は、士業分野の電話対応に見られる特徴や悩みをふまえ、電話代行の業者選びで注目したいポイントや弊社の無料キャンペーンのメリットをご紹介します。

1 士業分野の電話対応
2 業者選びのポイント
3 「無料キャンペーン」はおすすめ
- 3.1 サービス内容の把握
- 3.2 業務品質を把握
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士業分野の電話対応

士業分野の電話対応は、専門的な用件を扱うケースが中心です。着信を受ける場合、たいてい業界ならではの専門用語は避けて通れません。

職場に寄せられる案件の特徴

士業分野の職場に寄せられる案件は、専門性の高さが特徴的です。電話に応じるためには、業界用語に関する知識が欠かせません。士業事務所が手がける業務は、法律や税金に関わるケースが多く見られます。関係各所から質問や事務連絡を受ける場合、用件を問わず当たり前に専門用語が使われます。

また、依頼者からの電話は、相続や金銭をめぐる問題などプライベートに関わる相談が珍しくありません。士業分野では、職場にかかってくる着信対応をする際は、一般企業が商品やサービスを案内する以上に相談者へ向けた配慮の気持ちが不可欠です。いずれにしても電話対応で業界用語の意味が分からず戸惑ってしまうと、事務所の信頼を損ねる恐れがあります。

人材採用での悩み

電話対応の体制整備に関して、士業関係の職場の多くが頭を悩ませている問題は、人材採用の難しさです。近年は国内で少子化の流れが止まらず、どの業種も人手不足に見舞われています。士業分野も例外ではなく、スタッフが少ない事務所は着信があっても手が回らず、人員補充の必要性が高まっているといいます。

とはいえ士業の事務所は、電話対応の難しさなどの理由によりニーズに見合う人材の確保が簡単ではありません。一定レベルの専門知識とともに、相談者に寄り添える姿勢も重要と考えられるため、一通り事務作業に慣れていても採用後の教育指導が不可欠になります。

これらの事情から、士業はほかの分野に比べ、人手を増やすのが難しいといわれています。予算的な問題も関係して、人手不足の職場でも人員補充は見送られる傾向にあるようです。

電話代行への不安

士業分野の職場では、電話対応の体制整備を進めるなかで、電話代行の活用を不安視する声も少なからず聞かれます。電話代行は、職場での電話対応を円滑にするうえで有効な手段の一つです。人材募集や入社後の新人教育にかかるコストを抑えられ、経費節約に大きな効果を発揮します。

労働力不足の深刻化により、電話代行への需要が高まった影響もあり業者の数が増えてきています。昨今の電話代行業者の業務品質は、千差万別といえる状況です。安易に外注先を決め、契約後に失敗したと感じる事態は各所で生じているといいます。なかでも士業事務所の場合は、担当オペレーターが専門的な用件に対応できず戸惑ってしまうケースが目立ちます。

業者選びのポイント

士業の職場が電話代行を活用する際、業者選びで着目したいポイントは専門的な業界用語に通じているかどうかです。さらに現場業務を担当するオペレーターは、相談者の心情理解に努める姿勢なども大切になります。

専門用語に通じているか

士業事務所による業者選びで重要と考えられるポイントは、専門用語の理解度です。ほとんどのオペレーターは士業の専門資格を有しているわけではないため、高度な用語理解は現実的に難しいといえます。それでも、単に「〇〇様から△△時頃にお電話がありました」と取り次ぐだけでは不十分でしょう。

電話口で具体的な内容を確認するとなると、ある程度まで業界特有の専門用語に関する知識が必要です。法律や税金の専門家でなくても業界用語が使われるたびに説明を求めていたら、時間を浪費するうえ事務所の信頼低下にもつながります。

関係各所や相談者から不信感を抱かれないためには、一定レベルの専門用語に理解のある業者を選ぶことが大切なポイントといえるでしょう。

相談者の心情理解に努める姿勢

電話代行の業者選びでは、担当オペレーターに相談者の心情を理解する姿勢があるかどうかも目を向けたい注目点の一つです。士業事務所には、金銭トラブルや相続問題を当事者間だけで解決できない時などに相談が寄せられます。電話対応で相談内容をヒアリングする場合、多少なりともプライベートに関わる情報を聞き出すことになります。

そのため、現場業務で相談者の心理状況を気遣う意識は不可欠です。軽率な発言は、悪気がないとしても不快に思われる可能性があります。常にオペレーターは、通話中の話し方や言葉選びに対する配慮を怠れません。以上の点をふまえるなら、業者選びで相談者の心情理解に努める姿勢は重要性が高いと考えられます。

その他の大切なポイント

士業事務所が電話代行を依頼する時、その他に大切なポイントは料金設定やサービスの中身です。電話代行の利用料は、安く設定されているほど職場のコスト負担が軽くなります。ただし、格安料金に心を奪われ急いで申し込むと、契約してからサービスの少なさに驚かされるケースが目立ちます。

契約する前に、実際のサービス内容が職場のニーズに見合っているかどうかのチェックは必須です。予算オーバーにならなければ、料金設定が少し高めでも各種サービスの充実している業者を選んだほうがよいと考えられます。また、電話代行を利用する理由は職場によって異なるため、業者選びで失敗しないよう、サービスの利用目的を明確にしておくことも大切です。

「無料キャンペーン」はおすすめ

さまざまな業者のサービスを比較する際、「無料キャンペーン」を利用するのはおすすめです。契約前に試しておくと、サービス内容や業務品質を把握するのに役立ちます。

サービス内容の把握

弊社が提供するサービスは、柔軟性の高さが他社に見られない大きな特長です。お客様のニーズに合わせ、最適と考えられるプランをご提案します。士業分野の職場に限らず、電話代行を利用する目的はどの職場も同じではありません。そこで弊社は、長年にわたる業務経験などを活かし、独自性のあるオーダーメイド型のサービスを実現しました。

お客様はそれぞれのニーズに合わせ、サービスを利用する曜日・時間帯あるいは電話の応対方法を選べます。多くの業者と異なり基本プランや標準コースはなく、選択の幅は広がると期待できます。現在、弊社が行っている無料キャンペーンを利用すれば、1カ月にわたり料金が発生しません。費用を心配せず弊社サービスの利便性を把握できるので、ぜひこの機会にお試しください。

業務品質を把握

1カ月の無料キャンペーンを利用すると、弊社が提供するサービスの業務品質を把握するにも有効です。弊社は教育体制が充実し、いずれのサービスも業務品質のレベルが比較的に高いと自負しております。同時に現場は、電話対応で問題が見られた時に周りがフォローする体制も整っています。

士業事務所の受付業務に特化した「士業専門電話代行」は、事前研修などで基本的な業界用語の指導を実施中です。そのため担当オペレーターは、どんな用件も専門用語に戸惑わず、正確な聴取および冷静かつ思いやりのある応対が可能です。

どの業者を選べば安心して職場の電話対応を任せられるか迷われているなら、この機会に弊社の無料キャンペーンをご利用いただくのは得策でしょう。また料金プランなどに悩まれている場合も、喜んでご相談を承ります。お客様の事情に寄り添い、最適なプランのご提案もさせていただきますので、この機会にぜひお気軽にお問い合わせください。