電話面接で気をつけたいポイントやマナーについて

Q: 電話面接のマナー

１. 静かな環境で通話 ２. 質問への回答は簡潔に ３. 事前準備も重要

更新日：2023.06.06電話代行

近年、新型コロナの影響で、直接対面する従来通りの面接を控える企業が増えています。オンライン方式を導入する職場が目立つとともに、電話面接を実施するケースも見られます。概して電話は、声が情報伝達のメインツールです。面接での自己アピールも同様であり、上手にアピールするには声が頼りとなります。そこで今回は、電話面接の特徴をふまえ、面接時のマナーや上手に自己アピールするコツをご紹介します。

1 電話面接の特徴
2 電話面接のマナー
3 上手に自己アピールするコツ
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電話面接の特徴

電話面接は、直接あるいはオンライン上での対面式と異なり、自己アピールは声だけが頼りです。お互いの顔が見えないため面接官の反応は分かりにくく、周りが騒がしいと声が聞こえづらくなることもあります。

自己アピールは声が頼り

電話で情報を伝える手段は、主に音声です。面接で自己アピールする時は、声が頼りになります。従来通りの面接やオンライン方式では、お互いが直接的、またはパソコンやスマホの画面越しに顔を合わせます。どちらも顔が見えるため、自己アピールでは言葉による説明とともに表情や身振り手振りでも仕事への思いを訴えられます。

それに対し電話面接の場合、音声による情報伝達が中心です。様々なジェスチャーを交えながら真剣な表情で話しても、電話口では面接官に見えません。上手に自己アピールできるかどうかは、言葉選びや話し方に大きく左右されるといえます。同じ言葉を選んだとしても、話し方を工夫するだけで効果的に伝えられることもあります。何をアピールするかだけでなく、声の大きさやトーンに意識を向けることも大切です。

面接官の反応も分かりにくい

電話面接は直接的、あるいはオンライン上の面接に比べると、面接官の反応が分かりにくいところも特徴的です。
従来型やオンライン方式で面接している時は、自己アピールしながら面接官の顔や動作を確認できます。言葉だけでなく表情や仕草からも面接官の反応が分かり、好印象を与えられたか把握するのは割合に容易と考えられます。

一方、電話面接になると面接官の反応も声が頼りです。自己アピール中に、表情の変化や体の動きはチェックできません。どれほど好印象を与えられたかは、主に自己アピールに対する返答の言葉から判断することになります。言葉の意味通りの印象を抱いてもらえているとは限らないため、声の大きさやトーンに意識を向けて読み取る必要があります。

声が聞こえづらくなることも

電話面接は、不用意に連絡を入れると周りが騒がしいなかでの通話になる可能性があります。通話環境によっては、こちらの声が聞こえづらくなります。従来通りの面接は、たいてい採用担当側の指定する場所が面接地です。会社のオフィスとは限りませんが、通常は静かな室内で実施されます。オンライン方式も、余計なノイズの入らないネット環境の安定した場所からアクセスするケースが大半です。

電話面接は、必ず室内で固定電話を使用するなどの決まりはありません。スマホを用意すれば、外出先でも面接に臨めます。電話面接は、当事者同士が対面しないため緊張感が緩んでしまう傾向があります。通話環境への配慮を怠ると、周りの喧騒に面接官の声がかき消されてしまうケースも見られます。

電話面接のマナー

電話面接も、対面式と同じように採用担当側にとっては業務の一環です。貴重な業務時間を融通してもらう以上は、マナーを守ることが不可欠です。とくに電話面接で心がけたい基本的なマナーとして、面接に適した環境での通話が挙げられます。

静かな環境で通話

電話面接では、お互いの会話が聞き取りやすい静かな環境を選ぶことが大切です。最近は、各種の通信技術が進歩するとともにスマホが普及し、電話できる場所を探すのに手間はかかりません。ただし、電車での移動中などに面接時間が訪れた場合、電車内や騒音のなか電話面接に臨むのはマナー違反です。

面接中、できるだけスムーズに会話を進めるなら、電波状態に恵まれていて落ち着いて話せる静かな環境が適切です。お互いの声が聞きやすければ、自己アピールで声の大きさやトーンを工夫することもできるでしょう。少なくとも声の聞こえづらさが原因で面接官の印象が悪くなる、あるいはアピール内容が聞き間違えられるリスクは減ります。

質問への回答は簡潔に

電話面接は、電波状態や通話環境とともに会話する時間への配慮が欠かせません。面接官からの質問に対する回答は、できるだけ簡潔を心がける必要があります。電話面接は、たいてい対面式と変わらず面接時間が限られています。面接以外の業務にも多忙な面接官の立場を考慮せず長々と話すのは、失礼にあたる態度であり望ましくありません。

予定の時間内に滞りなく面接を終えるためには、いずれの質問にも簡潔に回答する配慮が求められます。明瞭かつ手短な言葉で自己アピールすれば、面接官の評価もよくなるでしょう。いろいろアピールしたくても長話は避け、時間に余裕のない面接官に迷惑をかけない気配りはプラス評価につながるマナーといえます。

事前準備も重要

電話面接に臨む際には、事前の準備も怠れません。聞き間違いなどによるトラブルを防ぐため、あらかじめ手元にはメモや資料を用意しておく必要があります。電話での会話は、声が唯一の情報源です。話を注意深く聞いていても、すべて覚えておくのは難しいでしょう。また、聞き間違いにより誤った内容で記憶してしまうと、情報の食い違いによりトラブルを招く可能性があります。

電話口の声は、面と向かって話すよりも聞こえづらくなる傾向があります。聞き間違いを避けるにも、メモは必ず取るようにしましょう。話の内容を一通りメモしておけば、正しく聞き取れたか不安がある時も間違いがないか再確認できます。面接官の言葉を聞き逃した際、そのまま放置するのは問題です。余計な時間をかけることになりますが、聞き直すのもマナーといえます。

上手に自己アピールするコツ

電話面接で上手に自己アピールするために意識したいコツは、言葉選びや話し方の工夫です。アピールポイントは分かりやすい言葉で表現し、明瞭な口調で伝えると印象はよくなる傾向が見られます。

分かりやすい言葉を選択

声が頼りの電話面接では、少しでも分かりやすい言葉選びがコツといえます。日常的に馴染みのある身近な言葉でアピールポイントを表現すると、こちらの声が聞こえづらくても何を話したか誤解されにくくなります。難しい言い回しは聞き間違えられる可能性が高いため、避けるのが無難でしょう。

話し方は明瞭な口調で

自己アピールする時の話し方は、可能な限り明瞭な口調が望まれます。はっきり話すのは対面式の面接でも好印象ですが、普段より声が聞き取りづらくなる電話口では、会話を聞きやすくするのに効果的です。とくに自己アピールでは、アピール内容だけでなく、話し方もアピールポイントになるケースが珍しくありません。

話すスピードにも要注意

電話口での声の聞きづらさを考えた場合、話すスピードにも要注意です。いつも以上に聞き間違えられるリスクの高い電話での自己アピールでは、誤解を避けるため普段より少し遅めに話すのも重要なコツです。

電話面接は、対面式と異なり通話環境などに配慮しても、電話口の声は聞きづらくなる特徴があります。そのため、言葉選びや話し方を工夫して、聞き間違えを防ぐことが大切です。これらの工夫は面接官の好感度アップも期待できるため、電話面接での自己アピールに大いに役立つでしょう。電話面接を控えている方は、ぜひ参考にしてみてください。