税理士事務所が電話代行を利用するメリットと注意点

確定申告の時期も「士業専門電話代行」で安心

更新日：2023.02.16電話代行

税理士事務所は、確定申告をはじめとして税務関係の依頼が集中する時期に繁忙期を迎えます。多くの業務に追われると、電話対応に手が回らなくなる場面は増えるでしょう。そんな時におすすめのサービスが、電話代行です。今回は税理士事務所が電話代行を利用するメリット、とくに弊社の『士業専門電話代行』がおすすめされる理由をご紹介します。繁忙期の負担軽減や着信の取りこぼし防止にお役立てください。

1 税理士事務所は確定申告の前後がとくに忙しい
2 電話代行を利用するメリットと注意点
3 『士業専門電話代行』を活用すれば

税理士事務所は確定申告の前後がとくに忙しい

税理士事務所の繁忙期は、確定申告の時期を中心とする12月頃～5月頃です。

税理士事務所の繁忙期

税理士事務所は、確定申告に関わる業務のためとくに12月から5月にかけて忙しくなります。この時期に舞い込むメイン業務は、法人企業の年末調整や個人事業主の確定申告です。法人企業から、決算作業や法人税の納税手続きの代行を依頼されるケースも多く見られます。

それぞれの業務が集中する時期を示すと、年末調整は12月～1月、個人事業主の確定申告は1月～3月半ば頃です。決算作業や納税に関わる手続きは、５月までに済ませる必要があります。多くの事務所では通常業務と並行になるため、残業や休日出勤を避けられないケースが珍しくありません。

どんな業務に追われるか

繁忙期に税理士事務所が手がける作業は、依頼を受けた業務ごとに異なり多岐にわたります。年末調整は、個々の従業員が最終的に納税する金額の計算作業です。さらに納税額の計算が済むと、地元の自治体に給与支払い報告書を提出する必要があります。

個人事業主の確定申告の場合、1年分の帳簿・領収書の処理と申告書の作成が中心です。決算作業と納税関係の手続きには、法人税や消費税の確定申告書の作成や税務署への提出が含まれます。いずれの業務も依頼は一時期に殺到する傾向があり、事務所がこれらの処理に追われるケースはよく見られます。

業務負担を軽減するには

税理士事務所が繁忙期の負担を軽減するには、業務を分散すると効果的です。分散化の方法としては、通常期のうちに業務を手がけておくパターンが挙げられます。記帳のチェックや記帳代行であれば、企業や個人事業主の協力のもと、毎月あるいは数カ月に1回のペースで進められます。ただ業務によっては、通常期に分散できるとは限りません。それでも事務所の負担を減らしたい時には、顧客や関係先から寄せられる電話への対応を外部に委託する方法があります。

とくに繁忙期は、事務所が多くの業務に追われ電話対応まで手が回らないことも増えるかもしれません。その際、事務所で電話代行を利用すれば業務負担の軽減に役立ち、他にも多くのメリットがもたらされると期待できます。

電話代行を利用するメリットと注意点

電話代行を利用する大きなメリットは、業務負担の軽減に伴う作業効率の向上です。これまでより電話がつながりやすくなると、事務所の好感度アップも見込めます。

メリット1：業務効率の向上

事務所で電話代行を利用すると本来の業務に専念しやすくなり、作業の効率化に有効です。電話代行は、事務所に電話がかかってくると用件を問わず一通り対応します。事務所のスタッフは本来の業務を進めながら電話対応する必要がなくなり、それだけ業務負担は軽くなります。

それぞれのスタッフの負担が減れば、より多くの労力を自分が担当する業務に注ぎ込めるでしょう。その場合、電話対応しながら仕事するより個々の作業への集中力は高まり業務効率は向上すると考えられます。繁忙期に電話対応で作業の手が止まりがちであれば、電話代行は業務効率の向上に大きな効果を発揮すると見込まれます。

メリット2：好感度アップ

電話代行の利用により事務所の電話がつながりやすくなると、顧客や関係先からの好感度アップにも効果的です。仕事でもプライベートでも、なかなか電話がつながらないと多くの方は少なからずストレスを感じます。そのため一般的にビジネスでは、電話がつながりやすいほど会社の印象はよくなるといわれています。

この点は、税理士事務所の電話対応についても例外ではありません。顧客や関係先から着信があった時、すぐ対応できれば好感度アップにつながると考えられます。確定申告の時期に電話でのお問い合わせが殺到しても速やかに着信対応すれば、事務所の評判は高まり依頼件数は増えるかもしれません。

サービス利用時の注意点

税理士事務所が電話代行を利用する時には、どれくらい専門的な内容に対応できるか注意したほうがよいと考えられます。士業関係の電話は、一般的な企業に比べると専門性が高くなる傾向にあります。そんな背景から事務所で電話代行を利用する時によく聞かれるのは、専門的な用件に手間取らないか不安視する声です。通話中、業界用語が出てくるたびに担当オペレーターが戸惑うと事務所の信頼感の低下を招きます。

電話対応の負担が減っても、顧客や関係先との信頼関係が損なわれれば望ましくありません。そんなリスクを避けるには、電話代行の利用時に着信対応で一定レベルの専門性が求められても問題ないか確認しておくことが大切です。

『士業専門電話代行』を活用すれば

電話代行サービス（株）が提供する『士業専門電話代行』は、税理士事務所の繁忙期に着信の取りこぼしを減らし、専門的な用件へのスムーズな電話対応を実現したい場合におすすめのサービスです。

電話対応は迅速で高品質

弊社のサービスは迅速な電話対応により着信の取りこぼしを減らすとともに、業務品質の高さで事務所の好感度アップに貢献できます。『士業専門電話代行』を含め、弊社のサービスはいずれも平均98％の応答率を維持しています。いつでも迅速に電話対応するので、通常であれば着信を取りこぼす心配はありません。さらに弊社の場合、電話対応の品質の高さが大きな特長です。

オペレーターは用件を傾聴しながら適切に受け答えるので、単に電話がつながりやすいだけより好感度アップに効果があるといえます。着信の取りこぼし防止や事務所の好感度アップはビジネスチャンスの獲得につながるので、収益を伸ばしたい時には見逃せないでしょう。

専門的な用件にもスムーズに対応

『士業専門電話代行』は、専門的な用件にもスムーズに対応できるサービスです。通常、税理士事務所には顧問先や税務署、さらに新規の顧客から幅広い用件で電話がかかってきます。たいてい専門に関わる内容であり、会話では税務関係の専門用語がよく使われます。そんな場合にも、弊社のオペレーターはスムーズに対応します。

『士業専門電話代行』は士業事務所の受付に特化したサービスであり、担当オペレーターはしっかりと研修を受けたうえで実際の業務に臨むためです。一定レベルのお問い合わせなら専門用語の理解に手間取らずスムーズに会話を進め、事務所の信頼性を損なわない電話対応を実践します。

料金設定はリーズナブル

弊社サービスの料金は、いずれもリーズナブルな設定です。必要最低限の出費で利用できるため、コスト負担の軽減にも役立ちます。手頃な価格設定を支えているのは、これまでに積み重ねたデータの分析にもとづく過不足のない人員配置です。弊社では、このシステムにより人件費の削減に努めています。さらに『士業専門電話代行』の場合、初期費用は不要です。入電内容を事務所に報告するサービスは基本料金に含まれ、不要なセールス電話や間違い電話はコール数に計上されません。

税理士事務所の業務負担を軽減するとともに余計なコストをかけず高品質の電話対応を実現する場合には、『士業専門電話代行』をおすすめします。