弁理士事務所の開業をサポートする『士業専門 電話代行』

2019.11.08電話代行
Pocket

知的財産分野の法律の専門家として知られる弁理士。業務内容が来客対応や裁判出廷など多岐にわたることから、お客様からの電話対応が不十分となり、新規顧客の獲得や既存顧客とのコミュニケーション不足になることもあります。そこで、電話代行を活用し専門のオペレーターが貴社の一員としてお客様の電話対応にあたることで、新たなビジネスチャンスを失う心配がなくなります。お客様の電話対応にお困りの場合は、電話代行サービスがおすすめです。

士業専門電話代行オペレーター

 

弁理士の業務内容

弁理士とは、「特許法」「意匠法」「著作権法」などの知的財産分野の法律を専門に扱う法律家です。知的財産の専門家として、特許や商標などの取得、知的財産権の侵害に対する紛争解決をスムーズに行えるため、産業活動の健全化には欠かせない存在です。

知的財産の対象は、目に見えるものばかりではありません。まだ実用されていないアイデアやデザインを取り扱うこともあり、特許の取得や紛争解決には、高度で実務的な知識と経験が必要です。

 

電話代行を活用することでさらに仕事の幅が広がる

弁理士の中には、独立して自ら事務所を構える方と、企業内弁理士として活動する方がいます。企業で働いている場合は、依頼も会社を通して行われるので、特に心配はいりません。

一方、独立して弁理士事務所を構えている場合は、1本の電話を受け取れなかったことが大きなビジネスチャンスを逃すことにもつながりかねません。知的財産に関する悩みは、企業だけでなく個人も抱えています。個人で創作したイラスト・写真・動画などにも知的財産権は付与されるためです。個人の小さな悩みもしっかりとすくい上げ、根本から解決することでより信頼される弁理士事務所になるでしょう。

しかし、実際の弁理士事務所の業務は、特許庁への出願手続き・メーカーとの打ち合わせ・紛争手続きなど、外出することも多くビジネスチャンスにつながる電話に出られないことも少なくありません。

そこで活用していただきたいのが「士業専門 電話代行」です。電話代行サービスでは、専門的な内容や法律用語にも精通したオペレーターが、お客様の電話を迅速に聴取し、新規顧客を取りこぼさない電話対応を実践します。士業専門 電話代行を活用することで、弁理士としての仕事の幅もさらに広がるでしょう。

 

弁理士事務所が電話代行を活用するメリット

お客様との信頼関係を築くには、窓口のひとつである電話対応を迅速かつ丁寧に行わなければなりません。電話代行を活用することで、それが可能になります。ここでは、弁理士事務所が電話代行を活用するメリットをご紹介します。

新規顧客の取りこぼしを防ぐ

上述したとおり、弁理士の仕事は事務所の中で完結するものではありません。特許の申請のために特許庁へ問い合わせや訪問をするほか、新たな事業や知的財産権に関する打ち合わせをクライアントのもとで行います。クライアントの知的財産権が侵害されたとなれば、裁判所に赴き紛争解決に尽力することもあるでしょう。

多忙な中で新規顧客からの電話を受け、適切な対応をするのは簡単ではありません。場合によっては、「何度かけても電話がつながらない」「電話対応の質が低い」などの原因から、新規顧客獲得のチャンスを逃してしまうこともあるでしょう。

電話代行を活用すれば、ビジネスチャンスを次につなげられます。外出中や別のお客様への対応中など、本来電話に出られない状況でかかってきた電話を取りこぼしません。かかってきた電話を確実に受電できるため、新規顧客を失うリスクを減らせます。事業の拡大も期待できるでしょう。

 

自らの業務に集中できる

来客対応や書類作成など、別の業務に集中していても、電話が鳴ればすぐに手を止めて対応しなければなりません。その結果、集中力が失われることもあるでしょう。

電話代行を活用すれば、お客様からのお電話が直接オペレーターにつながるので、事務所の電話が鳴る心配もありません。今やらなければならない業務に集中して取り組めます。

電話内容は、オペレーターからメールや電話で報告されるため、空いた時間でお客様と直接やり取りするなど、柔軟な対応が可能です。一つひとつの業務に集中できるため、生産性も上がるでしょう。

 

専門性に特化したオペレーター

電話代行サービスでは、士業の専門性に特化したオペレーターが電話対応にあたります。そのため、「電話内容が伝わっているか心配」「何度も聞き返された」など、お客様を不安にさせません。専門用語も的確に理解し、時にはお客様へのフォローも行います。

弁理士事務所には、行政機関や顧問先の企業などからも連絡が入るでしょう。お客様ごとに言葉を選んで対応することで、相手からの信頼を失う心配がなくなります。顧客からの信頼が評判を呼び、次の仕事へとつながる可能性もあります。

 

雇用するより低コストで実施できる

電話を受ける専門の事務員を雇用するにはコストがかかります。また、お客様からの信頼を失わないための電話対応スキルを身につけるには、人材を育てるノウハウや時間も必要です。通常業務に加えて、これらの作業を行うのは簡単ではありません。

電話代行を活用すれば、オペレーターが事務員のひとりとしてお客様と接します。もちろん、高いスキルを習得したオペレーターばかりなので、教育のノウハウや時間は必要ありません。低コストで効率良く電話対応を行えるのが、電話代行の大きなメリットです。

 

柔軟にプランを選択できる

電話代行サービスでは、オーダーメイド型の電話代行を実施しており、貴社の業務形態やサービス内容に合わせてプランを選択できます。料金表に載っていないプランでもご相談いただけます。

また、電話代行サービスではコール数・曜日・時間帯などのデータに基づく人員配備を行っており、貴社の希望に合わせた利用時間の選択が可能です。

 

大量の電話にも対応できる

事業を拡大すると、問い合わせやクライアントからの電話が増える場合もあります。中には、問い合わせではなくクレームが届くこともあるでしょう。すべてに対応していては通常業務に支障が出るうえ、クレーム対応が心身ともに疲弊させることも少なくありません。

電話代行を活用すれば、電話件数が多くなっても複数のオペレーターが一つひとつ丁寧に対応します。もちろんクレームについても真摯にお客様と向き合い、貴社に内容を共有します。問い合わせ件数が増えたことで埋もれがちな新たなビジネスチャンスも取りこぼしません。電話対応に事務所のスタッフが疲弊してきたと感じた場合は、電話代行の活用をおすすめします。

 

士業専門 電話代行の申し込み方法

士業専門 電話代行にお申し込みの場合は、フリーダイヤル0120-888-882にお電話下さい。専門のオペレーターがご案内させていただきます。また、インターネット上の「お見積もり・お問い合わせフォーム」からも申し込み可能です。

電話代行サービスでは、お客様の要望に合わせたオーダーメイド型の電話代行をしているため、サービス内容や利用料金、電話の転送方法などをご相談させていただきます。その後、代行業務契約書の締結・電話応対に関する打ち合わせ・サービス料金のお振り込みなどを経てサービス開始となります。最短で翌日からサービスを利用可能です。

 

ご利用料金について

電話代行サービスでは、「受付時間」「月間コール数」「土日祝日対応の有無」によって利用料金が変わります。士業専門 電話代行の場合、最低料金は8,000円からで、料金表に載っていない時間帯の対応も可能です。

 

電話代行のご利用パターン

電話代行のご利用パターンには、貴社が現在使用している電話番号をそのまま使用する方法と、弊社から専用の電話番号を発行する方法があります。新規事業・独立・事業拡大など、状況に合わせてパターンを選択できます。

 

電話対応ひとつで弁理士事務所の信頼は大きく変わる

人のイメージを決めるのは、ほんの一瞬の出来事です。普段の生活で、ひとつの言動から「この人は信頼できないな」と感じた経験のある方も多いのではないでしょうか。

弁理士事務所においても、電話対応ひとつで事務所のイメージが180度変わるかもしれません。迅速かつ丁寧に対応すれば事務所の評価は上がりますが、反対に誤った対応をすればイメージを大きく損ねます。

 

電話代行は、電話対応でお客様からの信頼を勝ち取るひとつの手段です。電話対応でお悩みの際は、ぜひご相談下さい。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

お問い合わせ