迷惑電話対策に電話代行の活用がおすすめの理由
更新日：2024.02.21電話代行
迷惑電話は、人々に迷惑をかける問題行為です。ビジネスの場でも、従業員が大きなストレスを感じることになるため、問題視されるケースが少なくありません。企業が快適な職場環境をつくるには、迷惑電話対策を行う必要があるといえるでしょう。従業員のストレスを軽減する手段として、社内の電話対応を外注する方法は有効です。そこで今回は、迷惑電話対策で電話代行が役立ったケースをご紹介しながら、迷惑電話対応を外注するメリットなどを解説します。
目次
迷惑電話に嫌気が差している場合は電話代行に依頼
電話代行の活用は、迷惑電話の対処法として有効です。実際、迷惑電話が増えて悩まされていた時に、社内の電話対応を依頼して役立ったとの声は多く聞かれます。
迷惑電話が発生した経緯
企業が迷惑電話に悩まされた事例としては、お客様のクレームからトラブルに発展したケースが挙げられます。電話代行を依頼した企業の話によると、迷惑電話の発端となる原因は、商品に対する苦情でした。お客様の使用方法に問題があったものの、企業側の対処がまずく、トラブルの肥大化を招いたのではないかと推測されています。
このケースでは、なかなか問題が解決しませんでした。その後の経緯を聞くと、最初にトラブルが発生して以降、断続的に当事者からと思われる電話がかかってきたとのことです。日によっては1日だけで数十回の着信があり、ほかの電話がつながりにくくなったことで問題視され始めました。
同時に、別のお客様からの問い合わせも増え、社内で電話対応する時間が長くなっていったと述べられています。結果的に業務時間が確保しにくくなり、仕事に支障が出てきたため、社内の着信対応を電話代行へ外注することに決めたといいます。
電話代行がもたらした効果
この企業にとって、電話代行がもたらした大きな効果は、迷惑電話から開放された点です。具体的には、「電話代行をお願いするまでは、同じ人から嫌がらせの電話が頻繁にかかってきて困っていました。しかし、電話代行を導入してからは電話代行のオペレーターの方が対応してくれるので助かっています。」と語られています。
このケースでは、電話代行の活用が、迷惑電話に伴う職場の負担軽減に効果を発揮しました。また、ほかの電話に対応する手間も減少し、本来の社内業務を進めやすくなったと考えられます。迷惑電話を含めた着信対応に多くの時間を取られなくなり、仕事に差し支えなくなったことが、喜びの声につながったのでしょう。
迷惑電話対応を外注するメリット
企業が迷惑電話の対応を外注するメリットは、社内のストレス軽減や業務効率アップに役立つところです。
ストレス軽減
社内のストレスが軽減する点は、迷惑電話への対応を外注した時に見込まれる大きなメリットです。迷惑電話とは、具体定にいたずら電話や間違い電話・営業電話などを指します。近年は、以前に比べて無言電話・悪質なクレーム電話や犯罪目的の電話も増え、多くの企業で悩みの種となっているといわれています。
いずれも、社内で着信対応すると仕事の妨げになるため、従業員にかかるストレスは小さくないでしょう。その際、電話代行を活用すれば、着信時の初期対応を一任することが可能です。仕事に関わる用件はオペレーターから企業側へ報告されますが、迷惑電話は必要がなければ通知されません。
この仕組みを活用した場合、社内の従業員は迷惑電話への対処で悩まされずに済むため、ストレスは軽減すると期待できます。
業務効率アップ
社内業務の効率が上がるところも、電話代行の活用により期待される代表的なメリットです。通常、すべての着信を社内で受けていると、それだけ従業員は電話対応に時間を取られます。着信数が少なくても、電話対応に手間をかければ、業務効率は下がる可能性があります。
電話代行は、企業に電話がかかってきた時、最初の着信対応を任せられるサービスです。電話の用件はオペレーターが確認し、必要に応じて電話やメールで企業側に報告を入れます。いたずら電話や間違い電話はオペレーターが対処するため、社内業務が妨げられる心配はありません。また、緊急の用件であれば、通話内容が的確かつ迅速に企業の担当者へ知らされます。
迷惑電話で仕事が止まる状況は避けられ、急ぎの用件には速やかに対応しやすくなるため、業務効率は全体的に向上すると考えられます。
コスト削減
コスト削減も、企業が電話代行を活用することで得られる主要なメリットの一つです。お客様や取引先からの問い合わせに社内で対応する場合、職場では従業員に電話の受け方を指導する必要が出てきます。また、迷惑電話がかかってきた時も、従業員が勤務中に対処すれば人件費がかかります。
一方、電話代行は必要な人員を代行会社が手配する仕組みであり、企業による人員募集や人材教育は不要です。さらに、社内で迷惑電話を受けずに済むため、余計な人件費も発生しません。従業員に電話の受け方を指導する手間は省かれ、迷惑電話の対処に伴う出費も減らせるため、電話代行は社内のコスト削減にも役立ちます。
迷惑電話対策だけではない！電話代行の魅力
電話代行は、迷惑電話への対策になるだけでなく、丁寧・親切な電話対応を実現できるところなども大きな魅力です。
丁寧・親切な電話対応を実現
企業が丁寧・親切な電話対応を実現したい場合、電話代行はこの要望に応えられる魅力的なサービスといえるでしょう。近年、人々の趣味・嗜好は多様化し、それぞれのニーズを細かく把握することは難しくなったといわれています。
このような状況下でも電話対応時は、お客様の話を丁寧に聞いて個々のニーズを細かく把握することが求められ始めています。電話代行は、お客様の心情理解を重視する意識が非常に強い業種です。多くのオペレーターは、いずれの用件にも耳を傾け、お客様の気持ちに寄り添いながら親身に受け答える姿勢が身についています。
これらの特徴から、企業で導入すれば、丁寧・親切な電話対応の実現に大きく貢献できると考えられます。
企業の信頼性向上
電話代行の活用は、企業の信頼性向上に役立つところも注目すべき魅力です。お客様や取引先からは、様々な用件で電話が寄せられます。企業が信頼を得るには、いずれの問い合わせにも適切に回答する必要があるでしょう。軽率な発言は、トラブルを招く可能性があります。
電話代行のオペレーターは、電話の用件を問わず、常に丁寧な言葉遣いを心がけています。迷惑電話や理不尽なクレームを受けても、感情的になり口調が粗くなる心配はありません。いつでも冷静さを失わず親切に着信対応するため、お客様や取引先からの信頼獲得に大きく貢献できます。
ビジネスチャンスの拡大にも有効
企業で電話代行を導入する方法は、ビジネスチャンスを広げるうえでも有効です。昨今は労働力不足が深刻になっており、職場によっては人手が少なく電話対応に手が回らない事態も生じています。多くの着信を取りこぼせば、それだけビジネスチャンスの喪失につながる可能性があります。
電話代行は着信対応が中心業務であり、迷惑電話を含めた一通りの着信を受けることが可能です。電話の多い曜日・時間帯に利用すれば、着信の取りこぼしを防ぎやすくなり、新しいビジネスに着手する機会は広がると考えられます。
電話代行の活用は、企業にとって多くのメリットがある選択肢です。迷惑電話対策に限らず、社内の電話対応に悩みがある場合、問題解決に役立つと期待できます。
迷惑電話対応なら電話代行サービスへ相談ください
社内で迷惑電話に悩まされている場合、いつでも電話代行サービス株式会社がご相談を承ります。弊社は、社内教育に力を入れている代行会社です。オペレーターは、日頃から迷惑電話にも対応できるよう研修を積み重ねています。
電話代行の依頼を受けた時は、迷惑電話対応にとどまらず、通常の電話対応でも高品質の着信対応を実現いたします。迷惑電話対策として電話代行の活用をご検討中であれば、お気軽に弊社までご連絡ください。
この記事を読まれている方へのオススメ
>>しつこい迷惑電話にお困りの方におすすめの対策法
>>職場での無言電話への正しい対処方法とは？
>>クレーム対応ではD言葉をS言葉に変えよう！
最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)
- 電話の取り次ぎが業務効率に与える影響と改善策 - 2024年11月20日
- 【例文付き】信頼度UP！取引先への電話の折り返しマナー - 2024年11月18日
- 格安電話代行に乗り換えたい方へ！電話代行サービスがおススメな理由 - 2024年11月15日
電話代行のはじまり
電話代行サービス（株）のコール数区分
電話代行と広告代理店の繋がりを紹介
電話代行によくあるオプションサービス
テレマーケティング。専門業者と電話代行業者の違い
電話代行サービスは24時間受付可能？