電話代行業務の最適な打ち合わせ方法

更新日：2024.08.21電話代行

弊社が提供する「電話代行」というサービスは、以前からご紹介しているようにオーダーメイド型の電話代行を行っております。オーダーメイドの電話代行を提供するために、打ち合わせを重要視しています。そこで、今回は、重要視している「打ち合わせ」についてご紹介したいと思います。

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1 打ち合わせを重要視する理由
2 電話かメールでの打ち合わせ

打ち合わせを重要視する理由

弊社では、打ち合わせを重要視しています。オーダーメイドによる様々な応対が可能なため、クライアント企業様から応対方法や会社の方針などを確認する必要があるからです。ある程度のパターンや応対方法を弊社からご提案することはあっても、独断で何かを決めることはありません。企業様それぞれに個性があり、様々なお客様の様々な要望にお応えするため、ひとつとして同じマニュアルを作ることはないからです。

お問い合わせをいただいた時は複雑だと思われた内容でも、必要な対応だけをまとめていくと意外に簡単な電話応対だったということもあります。このような場合、複雑なまま進めてしまうと料金が高額になり、コストに見合ったサービスを提供することができないかもしれません。

企業様のご意向をおうかがいすることは重要ですが、企業様から弊社へ情報を一方的に伝えるのではなく、弊社からの提案によって、より良いサービスを提供したいという思いがあるからなのです。

電話かメールでの打ち合わせ

弊社では、主に電話かメールでの打ち合わせを行っております。弊社をご利用いただく企業様は、日本全国にいらっしゃいます。そのため、弊社の担当者が出向いたり、弊社に足を運んでいただくのは効率が悪いと言えます。時間やお金がかかるからです。

交通費などを弊社が負担するとサービス料金を上げることになりますし、クライアント企業様の負担にすると、電話代行を利用する初期費用として認識されることと思います。サービス内容は一番重要ですが、ビジネスにおいては料金やスピードも重要です。

そして、必ずしも対面での打ち合わせが必要ではないと考えています。ビジネスにおいて、対面のみのやりとりは減ってきており、電話などのツールで済ますことができる内容なら、そのような方法で済ませてしまおう、という考え方が浸透しているのです。

電話であれば、内容が相手に伝わっているのかが容易に確認できますし、遠距離でもリアルタイムでやりとりできるため、スピーディーに進めることができます。意思疎通ができれば、そのための手段は問われなくなっているのです。

対面でやりとりを行わない場合は、ご契約時に不安が残るかもしれませんが、弊社では既に4000社以上のご契約をいただいておりますので、ご安心下さい。また、電話ができないから電話代行を利用するという方もいらっしゃいます。そのような方には、できる限りメールのみで打ち合わせを行うよう配慮をしますので、ご安心下さい。