小規模印刷会社で活用できる電話代行

2019.03.13電話代行
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少数精鋭の企業様は、電話応対に困ることが多々あり、印刷会社様も例外ではありません。今回は、小規模で事業を行っている印刷会社様が、弊社の電話代行・コールセンター代行を利用した時にどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

小規模な印刷会社

印刷会社様が活用できる電話代行

電話代行とは、秘書代行とも呼ばれ、事務所などにかかってくる電話を代理で対応してもらえる、いわば電話番サービスのことです。かかってきた電話を弊社へ転送し、あらかじめ待機しているオペレーターが応対するという流れで利用します。

近年は、お申込みフォームによる問い合わせや、メールによるやりとりがメインとなりましたが、様々な用件でお客様と直接電話で話をすることもまだあります。何より、会社のwebページなどに電話番号を掲載していれば、少なからず電話がかかってくることでしょう。

しかし、今の作業に集中したい時や、手が離せない時、別の電話に出ている時など、何かしら電話に出られない事情が発生することがあります。そのような時に電話代行を利用していただければ、作業者が業務に集中したまま、お客様の電話応対をしてくれるのです。もちろん、ご希望の会社名や部署名などを名乗って電話に出るため、社員あるいは事務員の一員として活躍します。

弊社のオペレーターが、電話をかけてこられた方の氏名、連絡先、用件などをヒヤリングし、その結果をパソコンやスマートフォンのメールへ送信するため、いつどのような電話がかかってきたのかがすぐにわかります。複雑な用件の場合は、都合の良いタイミングで折り返し電話を行い、改めてゆっくりと話をすることも可能です。

電話を一切気にする必要がなくなるので、業務の効率が改善するでしょう。

留守番電話との違いは?

電話代行というサービスを利用しなくても、電話機本体に搭載の留守番電話でも良いのでは?とお考えかもしれませんが、全員が留守番電話にメッセージを残してくれるとは限りません。初見のお客様はもちろん、重要な用件であれば、「留守番電話を聞いてくれただろうか?」と相手に不安を与えてしまうことでしょう。しかし、弊社オペレーターが「かしこまりました。担当の者に伝えさせていただきます」「私は受付担当ですので、詳しい者が戻り次第、折り返し電話を差し上げます」とご案内すれば、信頼をバッチリ獲得することができます。

また、営業電話なら断るようにお申し付けいただければ、その場で断ることができます。断った電話はメール報告をしないという方針があるため、弊社からは本当に必要な用件のみメール報告が届きます。不必要な用件を確認するために時間を無駄にすることがありません。また、このような電話は、応対したとはカウントしませんので、無駄な料金が発生しないこともポイントです。

印刷会社様が活用できるコールセンター代行

弊社では『コールセンター代行』も行っております。電話代行は主に折り返し電話をご案内したり、簡単な伝言を預かるのみのサービスですが、それに対しコールセンター代行は、料金は高くなるものの、より細かなご案内が可能となる電話番サービスです。

ご希望される方に料金や納期の目安をご案内したり、どのような印刷ができるのか、現場へ直接送ってくれないかといった質問に対しての回答、その他注意事項などもお伝えすることが可能です。もちろん、申し込みを承り、お客様の情報をヒヤリングすることも可能です。

コールセンター代行では丁寧なご案内が可能

印刷でよくありがちなのは、パソコンなどの画面で確認する色と、紙や布などに印刷した色が大きく異なることがあるため、その調整を行わなければならないことでしょう。印刷会社様は既にノウハウを蓄積し、できるだけきれいで、なおかつほとんど同じ見た目となるような技術をお持ちかもしれませんが、実際には多少違った色が出てしまうかもしれません。その他、規定に満たない小ロットの場合は、オフセット印刷ができずにクオリティが落ちてしまうこともあるでしょう。

特に初めてご利用していただくお客様にこのような説明をしなければ、クレームに発展することもあります。ご迷惑をおかけしないよう、そして、リピーターとして利用していただけるお客様を獲得するためにも、丁寧なご案内が必須だと言えます。

しかし、同じ説明を何度も繰り返すのは、気が滅入ってしまうかもしれません。繁忙期であれば、もう電話に出たくないと考えてしまうこともあるでしょう。そのような時こそ、コールセンター代行を利用する良いタイミングです。敬語やマナーなどの教育をうけたオペレーターが電話応対を行うため、丁寧な説明を何度も行うことに慣れています。繁忙期でない時期であっても、業務効率の改善に役立てることができるので、普段からの利用でもメリットを感じられるでしょう。

電話代行サービス(株)のオーダーメイド電話代行

弊社の電話代行、ならびにコールセンター代行は、『オーダーメイド』にて業務を行っております。ありがちな応対の一例などもご紹介してきましたが、これらにとどまらず様々なご案内が可能です。

電話代行やコールセンター代行では、決まった応対のみを行って料金を下げることもできますが、1社ごとに社風や個性が存在する中、全く同じ電話応対ではやはり限界があります。お客様を怒らせてしまったり、たった一言の案内をすればいいだけなのに、折り返し電話を案内してしまう、といったことになりかねません。電話の相手に合わせて、臨機応変な対応が望まれているのです。

弊社はそのことにいち早く気付き、1社ごとに異なる対応を行うオーダーメイドを取り入れました。そのため、ご利用をいただく全ての企業様と打ち合わせを行い、応対内容を決定する方針としています。

また、その打ち合わせを行う中で、弊社より応対内容に関するご提案をさせていただくこともあります。オーダーメイドならではの柔軟なシステムと、綿密な打ち合わせの中から、誰もが満足できる最適な応対方法を定め、そして満足いただけるサービスをご提案したいという思いがあるからです。

電話代行業者やコールセンター代行業者には委託しづらい、よくわからないとお考えかもしれませんが、弊社は個人事業主様や中小零細企業様、電話応対の外部委託は初めてだという方にも多くご利用をいただいているため、そのようなご心配には及びません。たとえ、1日に1件程度しか電話がかかってこなかったとしても利用が可能です。お気軽にお問い合わせ下さい。

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